O pessoal administrativo serve de apoio aos departamentos de uma empresa. Eles executam uma grande variedade de tarefas e lidam com a maior parte da papelada que entra em um negócio. Funcionários do escritório atendem os telefones e cumprimentam os visitantes. Eles processam documentos e arquivam os documentos necessários nos locais corretos.
Recepção e Recepcionista Deveres
Muitos escritórios contam com recepcionistas e assistentes que atendem telefones e selecionam chamadas recebidas. Eles devem saber informações sobre a empresa para responder às perguntas que entram. Eles encaminham as chamadas e recebem mensagens quando os funcionários não estão disponíveis. Muitas empresas recebem grandes volumes de chamadas telefônicas e as recepcionistas devem ser capazes de lidar com elas de maneira adequada e eficaz. Os funcionários das mesas da frente recebem todos os visitantes, colegas e clientes que visitam a empresa. Eles filtram e devem determinar imediatamente que tipo de acesso o visitante exigirá. Eles são responsáveis por entrar em contato com a segurança quando um visitante deve ser acompanhado do prédio.Alguns funcionários mantêm registros de compromissos com informações sobre quem esperar em determinados momentos e para onde enviá-los.
$config[code] not foundLidando com papelada
Tarefas envolvendo papelada variam dependendo da natureza da empresa. Em ambientes médicos, os registros devem ser criados, atualizados e arquivados; informações de faturamento devem ser obtidas; e documentação da companhia de seguros preenchida e arquivada. Em um escritório legal, a preparação da documentação para os advogados pode ser necessária; alguns advogados podem direcionar a equipe do escritório para conduzir pesquisas utilizando periódicos jurídicos. Em uma instituição educacional, a equipe do escritório pode ter que atualizar os registros dos alunos e acompanhar os horários das aulas. Alguns funcionários podem ter que atualizar as informações da folha de pagamento e pagar as contas. Outros funcionários podem ter que inserir faturas, ordens de compra e outras documentações contábeis nos sistemas de computador. Documentos de arquivamento e digitalização são outras funções comuns de escritório. A equipe administrativa também processa os e-mails recebidos e enviados.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingCoordenação e agendamento
Alguns funcionários do escritório servem como suporte para a liderança da empresa. Esses funcionários coordenam as teleconferências e podem servir como supervisores para outros funcionários do escritório. Eles podem revisar memorandos, cartas e outras correspondências recebidas para priorização. Eles preparam agendas para as próximas reuniões e transcrevem qualquer informação necessária de reuniões e teleconferências. Eles tomam o ditado sobre cartas e memorandos e organizam toda a documentação necessária em arquivos. Eles agendar e coordenar todos os planos de viagem para a gestão e pode reservar hotéis, aluguel de carros e restaurantes.
Equipamento de escritório
A equipe do escritório normalmente gerencia os materiais de escritório no almoxarifado de uma empresa. Eles podem ter que encomendar papel, cartuchos de tinta de impressora, canetas, lápis, blocos de anotações, marcadores, envelopes, papel timbrado e outros suprimentos necessários para administrar um negócio. Eles chamam as empresas de manutenção para verificar máquinas de fax e impressoras, conforme necessário. A compra de novos equipamentos de escritório e instalação é normalmente da responsabilidade de alguém no escritório.
2016 informação do salário para secretários e assistentes administrativos
Secretárias e assistentes administrativos obtiveram um salário médio anual de US $ 38.730 em 2016, de acordo com o Bureau of Labor Statistics dos EUA. Na extremidade inferior, os secretários e assistentes administrativos obtiveram um salário percentil de US $ 30.500, o que significa que 75% ganharam mais do que esse valor. O salário percentil 75 é de US $ 48.680, o que significa que 25% ganham mais. Em 2016, 3.990.400 pessoas estavam empregadas nos EUA como secretárias e assistentes administrativos.
