Uma carreira como planejador de conferência oferece a você a oportunidade de viajar para destinos interessantes enquanto trabalha em uma ampla variedade de atividades empresariais. Você pode trabalhar como funcionário interno de uma empresa, organização sem fins lucrativos ou de uma empresa de reuniões e eventos ou exercer sua função de consultor independente. Grande parte do trabalho de um planejador de conferência vem depois que o evento é planejado; organização e atenção aos detalhes são características-chave de profissionais de reuniões de sucesso.
$config[code] not foundPlanejamento
Os planejadores da conferência ajudam a desenvolver reuniões, mesmo quando o cliente tem ideias detalhadas. Na reunião de planejamento inicial, o planejador discute os objetivos do cliente; Essas metas podem incluir a geração de lucros, a criação de um benefício de recrutamento e retenção de membros ou a recompensa de membros ativos ou profissionais-chave do setor com vagas para palestras. A equipe de planejamento discute locais que podem atrair a maioria dos participantes, as melhores datas, um tema para a reunião, o histórico de eventos, a agenda e as necessidades logísticas.
Orçamento
Após a reunião inicial, um planejador da conferência cria o primeiro esboço do orçamento, incluindo projeções detalhadas de receita e despesa. Uma vez que o cliente tenha aprovado o orçamento, o planejador avança com a negociação e a reserva do local, além de fornecedores e fornecedores. Negociação de tarifas de quartos, taxas de catering, preços de audiovisuais e outras despesas é uma responsabilidade fundamental de um planejador de conferência. A capacidade de encontrar as melhores ofertas e reduzir esses custos é um ponto-chave de venda para muitos profissionais de reuniões. Em alguns casos, o planejador está autorizado a assinar contratos em nome do cliente; em outros casos, o planejador os prepara para a revisão e a assinatura do cliente.
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Uma vez que os contratos estão em vigor, o planejador gerencia os muitos detalhes associados à conferência. Isso inclui marketing, registro, criação de crachás, reserva de salas de conferência, venda de publicidade, estandes e patrocínios, organização de alimentos e bebidas, criação de atividades para crianças e cônjuges e organização de eventos externos como torneios de golfe e tênis. Esse trabalho requer monitoramento e rastreamento consideráveis, com o trabalho de detalhes como responsabilidade principal do planejador da conferência. Esquecer de pedir crachás, por exemplo, pode danificar toda a reunião.
Execução
Durante o evento, o planejador da conferência está frequentemente no local, aparecendo cedo para se reunir com a equipe do site. O planejador monitora as configurações da sala de seminário, a área da área de exposição comercial, a mesa de registro e as áreas de alimentação e registra todas as remessas para o local. O planejador da conferência deve estar disponível a qualquer hora para lidar com qualquer problema que surja. Planejadores experientes sempre têm planos de backup prontos no caso de um problema. Se o cliente está pagando por comida e bebida pelo número de participantes, o planejador confirma os números de presença com o gerente de catering em cada evento.
Acompanhamento
Após o evento, o planejador analisa tudo o que aconteceu durante a conferência e prepara um relatório pós-conferência. O planejador revisa e aprova todos os contratos, pesquisa os participantes e compila os resultados, e envia faturas para qualquer estande, propaganda, patrocínio ou registro que ainda não tenha sido coletado. É importante ressaltar que o planejador se reúne com os clientes para discutir sua avaliação do evento.
