Eu escrevi na minha última coluna sobre o novo leitor de livros eletrônicos Amazon Kindle e disse:
$config[code] not found“Todos esperávamos ansiosamente que os prognósticos do 'escritório sem papel' se realizassem, mas essa promessa parece ser uma ilusão que é mais evasiva do que nunca.”
Mas talvez o escritório sem papel esteja à vista. Sim, escutei aqueles que continuam dizendo que o escritório sem papel ainda é um sonho. Mas eu acho que a chave aqui é procurar e progredir no sentido de livrar-se do papel, não da perfeição em atingir esse objetivo final. O sistema de gerenciamento de dados correto pode combinar a praticidade do papel com a velocidade da nova informação e tecnologia.
Como empreendedores e donos de pequenos negócios, queremos eliminar a quantidade de papel que usamos porque simplesmente requer muito tempo (e dinheiro) para produzir, organizar e recuperar. Se o fizer, poderá poupar muito dinheiro à sua empresa e ajudá-lo a ganhar mais dinheiro também.
Com a atual proliferação de informações, precisamos disponibilizar informações para nós mesmos e para os outros na velocidade do mundo de hoje.
Dê uma olhada no modo como o papel e os arquivos estão sendo manuseados em sua empresa.
Se você é como eu, eu seria tão ousado a ponto de sugerir que o que você encontrar não o fará feliz.
Você pode ter o escritório mais organizado do mundo, mas o tempo que leva para sistematizar sua manutenção de registros e sustentar esse método de organização se traduz em dólares reais - horas que poderiam ser gastas em pesquisa e desenvolvimento e marketing.
Você emprega um sistema de "pilhas" de arquivamento, mantendo as coisas em grandes pilhas para que você saiba exatamente onde tudo está? Pense na desordem física que isso causa, bem como na culpa que você sente porque está sempre sentindo a necessidade de "passar por" essas pilhas - para garantir, no mínimo, que você não esqueceu algo.
Se os arquivos em papel estiverem enterrando seu escritório, “ficar sem papel” pode ser uma boa opção. Mas o que, exatamente, significa sem papel para o seu negócio? Envolve tomar a decisão de fazê-lo e não voltar atrás. Isso significa colocar todos esses arquivos digitalizados no computador e treinar a equipe para usar os arquivos digitais.
Agora, os documentos que costumavam ser enviados de um associado para outro ou da sua empresa para um cliente ou cliente em perspectiva podem ser visualizados onde quer que sejam necessários. Sua empresa pode economizar muitas horas e infinitos dólares em produtividade e eficiência.
A realidade é que seu escritório sempre usará papel. O termo "sem papel" é um padrão muito alto para ser alcançado. Algumas pessoas precisam imprimir as coisas para lê-las. Você imprimirá coisas para levar com você e mostrará para outras pessoas. Nem toda apresentação pode ser adaptada para o PowerPoint. Você não vai se livrar dessas impressoras.
Mas você estará se livrando dos fichários, ou pelo menos de alguns deles, enquanto você digitaliza os arquivos em seu computador e cria novos arquivos no computador, e a necessidade de organizar constantemente esses arquivos.
Aqui estão 4 coisas a considerar quando estiver sem papel:
1. Ao digitalizar arquivos, um scanner de documentos dedicado é vital.
2. Ao salvar arquivos, o melhor e mais universalmente aceito caminho é em formato PDF ou formato de documento portátil. Este é um formato estável que mantém o arquivo exatamente como parecia no papel. Ele pode ser lido on-line ou impresso, ocupa pouco espaço e é fácil de criar com o software disponibilizado pela Adobe.
3. Se você estiver digitalizando seus arquivos, precisará de um disco rígido dedicado a armazenar seu novo "arquivo" e um bom sistema de backup de dados. Profissionais técnicos sugerem ter dois discos rígidos portáteis. Você volta um para o outro a cada semana e leva o backup para um local externo, como um depósito bancário.
4. Se você não tiver seus computadores em uma rede local (LAN), eles precisarão estar conectados para que todos possam acessar os arquivos. A configuração de uma rede sem fio custa cerca de US $ 25 a US $ 50 por computador, além de US $ 75 a US $ 100 para o "hub" ou roteador central para quatro computadores.
A maioria das pessoas não tem problemas para visualizar arquivos digitais e mantê-los. O que você e seus funcionários podem ter problemas é se acostumar com o novo sistema de manutenção de registros e gerenciamento de informações. Coloque todos a bordo em termos dos protocolos de arquivos. Como os diretórios devem ser rotulados? Como os arquivos devem ser nomeados? É essencial que todos usem os mesmos padrões. Decida o que serão e imprima cópias para todos. Faça uma cópia disponível na rede da empresa.
Continuar sem papel é uma questão de escolha: é um estilo de vida consciente e uma decisão de estilo de trabalho. É aquele que, quando completamente comprometido, pode aumentar sua produtividade, eficiência e eficácia, bem como reduzir a quantidade de resíduos que cada um de nós produz.
Você já tomou a decisão de ir sem papel?
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