A equipe de administração do escritório fornece assistência aos funcionários de escritório. Eles mantêm registros e sistemas de arquivamento e geralmente são responsáveis pela entrada de dados.Eles podem manter um banco de dados de clientes ou estoque e produzir correspondência para correspondência, e leem e encaminham correspondências para o departamento correto. O objetivo geral de qualquer administrador de escritório é facilitar o trabalho do supervisor.
Gerenciamento de banco de dados
Em geral, não se espera que um funcionário da administração do escritório construa um banco de dados, mas seja obrigado a inserir detalhes e a poder acessar registros que atendam a determinados critérios em um determinado momento. Eles também devem produzir relatórios com base nas informações do banco de dados. Esses relatórios geralmente são repassados aos funcionários seniores ou apresentados em uma conferência.
Preparando Correspondência
Correspondência pode ser uma carta individual ou uma newsletter destinada a todos os clientes. A equipe de administração do escritório deve preparar memorandos e anúncios e enviá-los a todos os funcionários. Espera-se que a equipe de administração do Office lide com consultas por e-mail e responda e passe o e-mail para o departamento apropriado.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingGerenciamento de agendamento
Reservar compromissos, planejar conferências e informar a equipe de agendamentos tradicionalmente significava anotar todos os compromissos em um diário central e enviar atualizações semanais ou diárias para a equipe. Agora, a maioria dos agendamentos é concluída eletronicamente com programas de gerenciamento de dados, como Outlook, iCal ou Eudora. Isso permite que um membro da equipe de administração do escritório atualize e publique vários calendários eletronicamente. Isso permite que outros membros da equipe verifiquem os calendários simultaneamente, fazendo ajustes conforme necessário.
Respondido Telefones
A equipe de administração do escritório atende telefones e negocia com os clientes ou os transfere para um departamento mais adequado para responder às suas perguntas. Também é dever do pessoal de administração do escritório registrar mensagens detalhadas junto com qualquer informação de contato do chamador.
