Em 18 de maio, o Departamento do Trabalho dos EUA (DOL) anunciou as atualizações finais das isenções de “horas extras” do Fair Labor Standards Act.
As novas regras de horas extras (conhecidas como “regra final”) aumentam o limite salarial necessário para se qualificar para isenção de horas extras de US $ 455 por semana (US $ 23.660 por ano) para US $ 913 por semana (US $ 47.476 por ano) e afetar 4,2 milhões de trabalhadores.
Além disso, a exigência de compensação anual total necessária para atender à isenção de funcionários altamente remunerados (HCE) aumentará de US $ 100.000 por ano para US $ 134.004.
$config[code] not foundQualquer empresa que empregue trabalhadores com salários abaixo do novo limite precisará considerar seu melhor curso de ação ou enfrentar o pagamento de milhares em salários mais altos. Eles também podem estar sujeitos a ações judiciais por falta de cumprimento da regra. Nenhum negócio é isento, independentemente do tamanho.
Além das mudanças no limite salarial, as novas regras de horas extras irão:
- Atualizar automaticamente o limite salarial a cada três anos, com base no crescimento salarial ao longo do tempo, aumentando a previsibilidade;
- Fortalecer as proteções de horas extras para trabalhadores assalariados já com direito a horas extras;
- Alterar o teste da base salarial para permitir que os empregadores usem bônus não-discricionários e pagamentos de incentivos (incluindo comissões) para satisfazer até 10% do novo nível salarial padrão;
- Fornecer maior clareza para trabalhadores e empregadores.
A regra final entra em vigor em 1º de dezembro de 2016.
Em relação às mudanças, Mike Trabold, diretor de conformidade com a Paychex, um provedor de serviços de tecnologia de RH, em uma central telefônica com a Small Business Trends, disse:
“Historicamente, para indivíduos em certas categorias de emprego (incluindo executivo, administrativo e profissional), havia um limiar salarial de longa data de US $ 23.660 por ano. Se você tivesse um funcionário em uma dessas categorias … quem ultrapassasse esse limite, você não teria que pagar essa pessoa extra se essa pessoa fosse um funcionário isento.
“O que aconteceu ao longo dos anos foi uma preocupação crescente com muitos dos grupos de defesa dos funcionários de que o número de 23.660 dólares era muito baixo - e as ramificações práticas disso eram pessoas que poderiam ter sido gerente de um restaurante que ganhasse US $ 25.000 por ano. Mas, como foram designados como isentos, não eram elegíveis para horas extras. Então, nós tínhamos pessoas trabalhando de 50 a 60 a 70 horas por semana e não sendo elegíveis para horas extras ”.
Para tratar das preocupações do grupo de defesa, o governo Obama elevou o limite salarial para US $ 47.476 por ano, mais que o dobro do limite existente, disse Trabold.
Opções de pagamento do funcionário após a mudança de novas regras de horas extras
Os empregadores têm algumas decisões a fazer quando se trata de pagar os funcionários sob as novas regras de horas extras, de acordo com a Trabold.
"O exercício que muitos empregadores estão passando agora é que eles têm pessoas nesse limite entre o que era atualmente e o que será agora", disse ele. “Eles vão ter que tomar uma decisão sobre aumentar o salário daqueles indivíduos acima do limite de US $ 47.476, de modo que eles não serão elegíveis para horas extras, ou eles terão que designá-los como trabalhadores por hora e pagar para horas extraordinárias se trabalharem mais de 40 horas por semana. ”
Limitar os funcionários a não mais de 40 horas por semana pode ser desafiador e resultar em perda de produtividade, disse Trabold.
"Isso pode impactar o empregador porque muitas pessoas que estão atualmente isentas do ponto de vista prático estão trabalhando mais de 40 horas por semana", disse ele. "Você pode ter um corpo de trabalho que está sendo feito no momento e terá que descobrir como abordar uma vez que as novas regras entrem em vigor."
9 maneiras empregadores podem se preparar para a regra final
A Trabold forneceu a seguinte lista de verificação para ajudar os empregadores a se prepararem antes que as novas regras de horas extras entrem em vigor em 1º de dezembro de 2016.
1. Determine o impacto da regra final no seu negócio
Os empregadores devem se familiarizar com as mudanças nas regras para determinar sua situação de horas extras.
Trabold disse que uma pesquisa recente realizada pela Paychex descobriu que um em cada cinco empregadores não estava ciente da regra final, e 55 por cento não acha que se aplica a eles.
2. Realizar uma auditoria
Realize uma auditoria dos funcionários que provavelmente serão afetados. Trabold aconselhou começar com uma revisão básica do pessoal atual, status de isenção e níveis de compensação.
Os funcionários atualmente classificados como isentos das proteções de horas extras da Fair Labor Standards Act precisam cumprir o teste de impostos para sua isenção, bem como o limite salarial.
"Trabalhe com suas equipes de contabilidade e RH para revisar sua folha de pagamento e identificar funcionários isentos com salários atuais abaixo ou muito próximos dos novos limites propostos", disse Trabold.
3. Rastrear o tempo dos funcionários isentos
Os empregadores devem começar a rastrear as horas de seus funcionários isentos - aqueles que ganham abaixo do limite de US $ 47.476. É essencial que os empregadores tenham dados precisos por hora e uma trilha de auditoria clara para quando seus funcionários trabalharam por alguns motivos.
"Haverá muitos empregadores que, para administrar essa despesa, moverão pessoas que estão atualmente isentas de hora em hora", disse Trabold. “Isso pode fazer muito sentido em termos de gerenciamento da economia, mas tornará mais importante, obviamente, uma vez que eles são funcionários de hora em hora, para rastrear com precisão o tempo e as horas em que trabalham para que sejam pagos corretamente. "
Trabold também disse que os empregadores precisam rastrear o tempo que os funcionários isentos gastam trabalhando em casa depois de horas, já que também seria compensável.
4. Determinar quais funcionários serão transferidos para o status de não isento
Uma vez que os empregadores identifiquem os funcionários isentos que serão afetados pela regra, eles precisarão decidir se aumentam seus níveis salariais para manter o status de isenção ou fazer a transição do funcionário para o status de isento de isenção.
"Os empregadores que optarem por fazer a transição dos funcionários para um status de não isento precisarão determinar a base para pagamento (por hora ou por assalariado) e garantir que atendem ao requisito de salário mínimo para o número de horas que o funcionário deve trabalhar", disse Trabold. “Eles também devem considerar se as horas extras serão necessárias e permitidas. A consistência é crucial para mitigar a exposição a ações judiciais contra discriminação. ”
5. Desenvolver um plano
"Veja os seus pagamentos de horas extras históricas e determine se os custos provavelmente aumentarão devido às horas trabalhadas", disse Trabold. “Faça um planejamento de cenário com seus conselheiros e faça as seguintes perguntas: Você deve aumentar seus orçamentos para o pessoal essencial? Você deve considerar contratar mais funcionários ou revisitar seu modelo de remuneração para funcionários específicos? ”
Analisar o impacto das novas regras no quadro financeiro da empresa colocará os empregadores em uma posição melhor para tomar a forma mais apropriada de ação, disse ele.
6. Atualizar políticas de marcação de tempo
A atualização dos requisitos e procedimentos de manutenção de registros pode ser fundamental para garantir a conformidade total, de acordo com a Trabold.
"Revise seus métodos de controle de tempo e avalie se há necessidade de mais automação", disse ele. "Se a nova regra afetar significativamente o número de funcionários que precisam acompanhar suas horas trabalhadas, um método alternativo de rastreamento, como software de tempo e atendimento, pode atender melhor às suas necessidades".
A Trabold indicou que também era importante estabelecer políticas de funcionários claras e escritas para registrar o tempo trabalhado e as horas extras.
7. Desenvolver Procedimentos de Treinamento
Os empregadores precisarão educar a equipe sobre o procedimento de aprovação de horas e horas extras da empresa após atualizar as políticas de manutenção de registros e horas extras.
8. Criar um plano de comunicação
A nova regra sobre o pagamento de horas extras deve impactar um número significativo de empresas este ano. Para combater as questões ou preocupações que surgiram, Trabold aconselhou o desenvolvimento de um plano de comunicação para anunciar as mudanças internamente.
"As empresas devem comunicar claramente as mudanças nas políticas e procedimentos com os funcionários, garantindo que haja muita transparência sobre quaisquer mudanças e quais são as novas expectativas para os funcionários", disse ele.
9. Comece a preparar agora
Os empregadores com funcionários que possam ser afetados devem tomar a iniciativa agora para avaliar a situação da empresa, analisar como os diferentes cenários afetarão seus resultados e determinar como eles avançarão, para evitar reclamações salariais e outros problemas.
"Os empregadores precisam começar a fazer planos agora para garantir que eles entendam o que os regulamentos estabelecem, porque a data de implementação não está muito distante", disse Trabold.
Ele informou que os empregadores consideram trabalhar com um consultor de RH profissional ou um parceiro de compensação para entender melhor o impacto potencial das mudanças de regras e de suas opções.
Imprima esta nova lista de verificação de regras de horas extras para manter as principais considerações mais importantes:
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Recursos adicionais
Analise esses recursos para saber mais sobre a regra final:
- Folha Informativa da Regra Final do DOL
- Perguntas frequentes sobre regra final
- Visão geral e resumo da regra final (PDF)
- Guia de Conformidade com Entidades de Pequeno Porte: Isenções “White Collar” (PDF)
Imagem: Departamento de Trabalho dos EUA
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