Os sistemas de arquivamento estabelecem procedimentos de escritório que organizam as informações de acordo com regras consistentes que facilitam a localização de informações. Os sistemas de arquivamento organizam documentos que outras pessoas e organizações enviam para a empresa, registros das atividades internas da empresa e registros de informações que a empresa envia para outras empresas e indivíduos.
Caixa de entrada e caixa de saída
A caixa de saída contém documentos enviados antes de serem distribuídos. Documentos de saída incluem envio de mensagens, faxes ou documentos para digitalizar e enviar por e-mail para entidades fora da organização. A caixa de entrada retém os documentos recebidos antes de serem arquivados ou distribuídos internamente. Esses documentos incluem memorandos; documentos que detalham um novo projeto, iniciativa ou cliente; e documentos que vêm no correio. Algumas caixas de entrada possuem duas seções. Uma seção contém documentos que possuem arquivos existentes e outra seção contém documentos que precisam de um novo arquivo.
$config[code] not foundArquivos e Categorias
Arquivos são pastas que contêm informações que pertencem juntas de acordo com nome, data, assunto, local, projeto ou outros dados. Vários arquivos são agrupados por categorias. Muitas vezes, essas categorias são atribuídas a uma cor e as pastas ou adesivos codificados por cores são usados para facilitar a referência a essas categorias. Os sistemas de arquivamento estabelecem o posicionamento lógico de arquivos individuais dentro de uma categoria. Por exemplo, um consultório médico pode ter categorias codificadas por cores que correspondem a cada letra do alfabeto para os sobrenomes dos pacientes. Outros sistemas de arquivamento organizam arquivos por categorias e posições de assunto, numéricas, geográficas e cronológicas.
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As mensagens recebidas são armazenadas em arquivos que pertencem às informações nos documentos. As empresas colocam cópias das respostas no correio recebido no mesmo arquivo que os documentos originais recebidos. Algumas empresas carimbam fotocópias de respostas completas para distingui-las das respostas que ainda não foram entregues. Da mesma forma, fotocópias de documentos de saída são armazenadas em arquivos que pertencem a informações nos documentos e armazenadas no mesmo arquivo como qualquer resposta que a empresa recebe a esses documentos.
Distribuição Interna
A caixa de entrada contém documentos que são distribuídos em uma organização, incluindo mensagens para funcionários individuais, memorandos e outros documentos físicos que os funcionários recebem. Os documentos internos da caixa de entrada são distribuídos aos funcionários colocando os documentos em caixas de depósito de funcionários e, às vezes, digitalizando ou enviando o documento por fax para funcionários remotos.
Chave de Arquivamento
Se não houver nenhum arquivo que corresponda logicamente a um novo documento, um novo arquivo será criado para armazená-lo. Da mesma forma, uma nova categoria é criada para um novo documento, se não houver nenhuma categoria existente que se ajuste ao documento. As chaves de arquivos fornecem um índice para um sistema de arquivamento. Lista de chaves de arquivos e codifique todas as categorias em um sistema de arquivamento e indique como as informações são organizadas dentro de cada categoria. Sempre que uma nova categoria é criada, a chave do arquivo é atualizada e distribuída para o restante da equipe ou exibida em um ponto de referência central.
