Planejar um evento é um processo que pode ser desafiador e demorado, mas é uma maneira muito eficaz para as empresas promoverem seus produtos e serviços. Alguns desafios incluem escolher um local, gerenciar convites, organizar respostas e acompanhar pagamentos.
Dê uma olhada nas dicas a seguir para ajudá-lo a superar esses desafios e transformar sua visão de evento em uma realidade excepcional:
Planeje para o sucesso
Considere seu público ao agendar um evento. O "quando" e "onde" são considerações importantes para maximizar a participação. Para cada evento, você deve definir dois objetivos: o que você espera realizar e o que espera que seus participantes realizem. Essas dicas de planejamento ajudarão a concentrar seus esforços, comunicar-se de maneira eficaz e fornecer uma experiência significativa para todos os envolvidos.
Convites - Faça-o Pessoal
Há uma boa chance de que a primeira impressão do seu cliente sobre o seu evento seja o resultado do convite por e-mail. Por isso, o convite deve ser atraente. Seu convite deve parecer profissional e comunicar as informações básicas sobre o seu evento. Aqui estão algumas dicas para enviar ótimos convites on-line:
- É importante segmentar sua lista. Você quer convidar as pessoas mais interessadas.
- Personalize-o (inclua nomes de convidados).
- Marque o convite com o logotipo e as cores da sua empresa. Seus clientes devem saber que está vindo de você sem ver uma única palavra.
- Inclua a finalidade e os benefícios de participar do evento.
- Forneça detalhes claros sobre onde, quando e custos associados ao evento, bem como informações de contato.
- Inclua um mapa, se possível, e instruções de direção.
Promover proativamente
Convites podem não ser suficientes para garantir uma casa lotada. Há algumas etapas extras que podem ajudar a aumentar a conscientização, incentivar a participação e preencher vagas em seu evento. Sugestões incluem:
- Um site específico do evento. Este é um ótimo lugar para listar todos os detalhes do evento: a descrição geral, propósito, taxas, atividades, links para outros sites, convidados especiais e recursos adicionais.
- Como o convite original, garanta que todas as promoções incluam sua marca, logotipo da empresa e cores.
- Se o evento for aberto ao público, considere promover seu evento em sites de redes sociais. Minha experiência é que as redes sociais são complementares às ferramentas promocionais, como convites por e-mail. Acho que posso aumentar a participação em pelo menos 10% ou mais, incorporando as redes sociais à mistura.
- Lembre-se de enviar um lembrete nos dias que antecedem o evento.
- Inclua um calendário de eventos para promover eventos futuros.
- Capture mais do que informações padrão para uso em futuros esforços de marketing.
- Se houver taxas para o seu evento, colete-as durante o registro. Coletar taxas eletronicamente evita os riscos de segurança de gerenciar e armazenar números de cartão de crédito em seu próprio computador. E, se você puder fazer com que os registrantes paguem no momento da inscrição, você estará assumindo um compromisso firme daqueles indivíduos que participarão do evento.
- Se você coletar taxas, sempre inclua uma política de reembolso.
Aproveite as ferramentas certas
Pequenas empresas devem valorizar sua marca e lutar pelo profissionalismo ao se comunicar com seus clientes e prospects. Uma ferramenta projetada para uso profissional oferece a melhor solução para atender a essas demandas. Assim como no e-mail marketing e na pesquisa on-line, existem ferramentas on-line disponíveis para ajudá-lo a planejar, acompanhar e gerenciar seu evento.
Faça valer a pena
Há sempre a oportunidade de melhorar o seu evento após o fato. As atividades pós-evento podem revelar informações úteis sobre o que funcionou e como você pode melhorar seu próximo evento.
- Acompanhe aqueles que compareceram versus aqueles que não compareceram.
- Envie uma comunicação de acompanhamento oportuna para incluir os destaques do evento, imagens e resumo geral.
- Realize uma pesquisa pós-evento com os participantes para registrar sua experiência no evento.
- Pergunte sobre áreas para melhoria em seu próximo evento.
Do planejamento pré-evento à análise pós-evento, um evento bem-sucedido se beneficiará muito do uso da solução on-line correta. Seguindo essas sugestões, você pode ser mais produtivo em menos tempo, parecer profissional e fornecer uma experiência de evento satisfatória para seus participantes.
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