A geração de um local de trabalho sem papel não apenas ajuda as empresas a economizar dinheiro e a gastar menos, mas também as coloca no caminho de ser mais ecologicamente corretas. Se você está pensando em trocar os gabinetes de arquivos repletos de montanhas de documentos por um sistema sem papel, mas não sabe ao certo por onde começar, dê uma olhada nos 10 passos seguintes para ir sem papel.
Indo sem papel no trabalho
Compartilhar arquivos digitalmente
Em vez de depender da impressora para imprimir uma série de documentos, compartilhe arquivos com colegas por meio de métodos digitais, como o Google Docs. Além disso, como este serviço gratuito via Gmail salva continuamente, os arquivos de trabalho nunca serão perdidos, ao contrário de uma fotocopiadora!
$config[code] not foundNick Candito, co-fundador e CEO da Progressly, disse à Small Business Trends que algumas das principais maneiras de ir sem papel ajudam as empresas. Falando de "aderência" e como a digitalização melhora as práticas de trabalho, Candito disse:
“Não há dúvida de que a digitalização melhora a colaboração. Quando todos podem acessar os documentos essenciais e coletar consistentemente as informações certas para a pessoa certa quando necessário, você está engraxando o mecanismo de comunicação dentro da empresa. ”
Armazenar arquivos na nuvem
Empresas de todos os tamanhos confiam na papelada, que em breve é montada para se tornar uma grande necessidade de armazenamento. Em vez de colocar papelada importante em armários, armazene-os convenientemente em sistemas baseados em nuvem, como o Dropbox. Estes sistemas digitais sem papel poupam-lhe uma quantidade incrível de espaço no escritório, para não mencionar que ajudam a manter seguros os documentos vitais.
Digitalização e fax sem mais
Digitalizar e enviar documentos por fax requer o uso de papel. Ajude sua empresa a usar papéis sem papel usando um aplicativo de scanner no telefone para digitalizar documentos. Os documentos salvos podem ser convertidos em PDFs e compartilhados com os colegas por email.
Incentivar as Comunicações Digitais
Incentive sua força de trabalho a adotar uma cultura de comunicação digital, em que os antigos métodos de comunicação baseados em papel, como o envio de faturas e recibos de pagamento, são substituídos por métodos digitais, como e-mails e mensagens instantâneas.
Confiar na comunicação digital em vez de mensagens baseadas em papel, ajudará a economizar seu tempo de negócios. Candito observa que o uso de fluxos de trabalho digitais em vez de papel permite que a gerência “monitore seus negócios e colaborações importantes em tempo real e com vistas a analisar os gargalos para melhorá-los e, assim, melhorar os resultados”.
Trocar faturas em papel e declarações para os digitais
Quer sejam contas de energia, extratos bancários ou faturas de contratados, todas as empresas geram faturas e extratos. Se as suas faturas ainda estiverem sendo criadas em papel, simplesmente peça que elas sejam enviadas digitalmente. De um modo geral, os bancos e outras organizações preferem enviar extratos digitais e cartas, uma vez que economiza em custos de impressão e postagem.
Gere Cartões Digitais
Os cartões de visita, embora essenciais, exigem quantidades substanciais de papel que consomem muita árvore. Em vez de aumentar sua carteira com um maço de cartões de visita, digitalize seu cartão de visita. Há muitos softwares e aplicativos disponíveis, como o Pearl Scan e o CamCard, que digitalizam cartões de visita e os convertem em um documento digital.
Use assinaturas eletrônicas
Até nossas assinaturas podem ser assinadas eletronicamente. Em vez de imprimir um documento, assiná-lo fisicamente com uma caneta e enviá-lo para um destinatário, as assinaturas podem ser assinadas eletronicamente, o que significa que não há necessidade de papelada demorada e cara. O Abode Reader pode ser usado para assinar documentos sem precisar imprimir nada.
Tais métodos digitais podem ajudar a melhorar a segurança de uma empresa. Candito diz: "Com processos digitalizados, identifique os controles de governança e acesso, garantindo que apenas as pessoas certas possam acessar certos documentos e sistemas."
Peneire e Classifique a Papelada Existente
Para criar com sucesso um escritório sem papel, você precisará "eliminar" parte da documentação existente que pode estar no escritório nos últimos 20 ou até 30 anos. Dedique uma manhã ou mais a peneirar a papelada antiga e determinar o que pode ser colocado no shedder. Eliminar a papelada supérflua do escritório criará mais espaço, além de ser incrivelmente satisfatório!
Faça reuniões sem papel
Em vez de distribuir folhetos em papel nas reuniões, use projetores e tecnologia que transmitam as informações que você deseja compartilhar de uma única fonte visual.
Treinar o pessoal para ser mais experiente digitalmente
Um negócio sem papel requer algum know-how digital. Desde tarefas como envio de documentos via e-mail até o uso de sistemas baseados em nuvem para armazenamento de arquivos, se sua força de trabalho não tiver perspicácia digital, investir tempo e dinheiro em treiná-los provavelmente será um investimento gratificante e inestimável a longo prazo.
Candito diz que estar livre de papel ajuda a otimizar o desempenho e a lucratividade de uma empresa, afirmando:
“No final das contas, o que você está buscando ao usar papel sem papel é uma experiência aprimorada do cliente e, portanto, um resultado final aprimorado.
Jogando papel foto via Shutterstock
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