Proprietários de pequenas empresas são valetes de todos os negócios, o que é um ótimo atributo, mas pode ser esmagador se não houver ajuda suficiente e o negócio estiver crescendo mais rápido do que o esperado. No entanto, a tecnologia digital introduziu muitas soluções que tornaram possível administrar um negócio sem ter que arrancar o cabelo. A ferramenta mais recente para dar uma mão é a Microsoft (NASDAQ: MSFT) Bookings, uma aplicação que efetivamente remove o agendamento de consultas, que se tornou uma tarefa em si devido aos diversos pontos de contato disponíveis atualmente.
$config[code] not foundA rota tradicional
Para pequenas empresas que prestam serviços, acompanhar o agendamento de consultas é fundamental para trazer novos negócios, o que leva a um processo demorado que envolve comunicações de ida e volta, seja no telefone, no e-mail ou no SMS.
Contratar uma pessoa é, naturalmente, uma opção, mas a grande maioria das pequenas empresas é composta por operadores individuais que lentamente acrescentam pessoal à medida que sua receita cresce. Ter que interromper o que você está fazendo e romper com seu core business - oferecendo o melhor serviço possível para seus clientes existentes - é caro e ineficiente. Mas lidar com o agendamento de novos clientes ou compromissos adicionais para os clientes existentes é o que mantém o seu negócio funcionando.
A rota de reservas da Microsoft
A Microsoft Bookings oferece à sua pequena empresa uma página da Web exclusiva, com todas as informações necessárias para que seus clientes agendem seus próprios compromissos, mesmo que você não esteja por perto.
A página foi projetada para ser tão útil quanto seus clientes estão em um computador pessoal ou em um dispositivo móvel, explica uma postagem no Blog oficial do Microsoft Office. Com base na disponibilidade que você publica para você ou sua equipe, o cliente seleciona o serviço que deseja, o dia e a hora. Em seguida, insira suas informações de contato e agende a consulta.
Veja mais sobre como o Bookings funciona neste vídeo da Microsoft:
Confirmações e lembretes
Depois que o compromisso tiver sido agendado pelo cliente, a Microsoft Bookings enviará um e-mail de confirmação imediatamente. Também oferece ao cliente a opção de adicionar o compromisso ao calendário como um lembrete adicional.
Além disso, as reservas permitem que você configure e-mails de lembrete antes do compromisso. Os e-mails são enviados com base na quantidade de aviso que você deseja fornecer aos seus clientes.
O recurso de lembrete também se estende a sua equipe. Se eles usarem o calendário do Outlook no Office 365, no Outlook.com ou no calendário do Google, compromissos de clientes novos ou atualizados serão adicionados automaticamente à sua conta.
Reprogramação ou cancelamento de reservas por clientes
Há várias razões pelas quais um cliente pode ter que cancelar um compromisso, com o Microsoft Bookings, ele pode fazer isso com uma alteração de autoatendimento que não exige uma conversa com ninguém. Tudo o que eles precisam fazer é clicar no link no e-mail de confirmação ou no compromisso em seu calendário. O link os leva para a página de agendamento, onde eles podem cancelar o compromisso atual e escolher um horário mais conveniente para eles.
Outra grande característica deste aplicativo é o controle que ele oferece à sua empresa para evitar cancelamentos de última hora. Você pode definir parâmetros diferentes para quanto tempo os clientes devem fornecer avisos avançados para cancelar seus compromissos. Quer se trate de horas, dias ou até uma semana, você será capaz de gerenciar com mais eficácia os cancelamentos para que você possa agendar novos compromissos imediatamente.
Gerenciando seus compromissos
Com as reservas, você pode gerenciar sua consulta, quer esteja em seu escritório ou fora de casa. O aplicativo permite que você visualize todas as reservas em sua página em um calendário de reservas centralizado, permitindo que você altere compromissos para acomodar seus clientes.
Ele também permite que você marque uma consulta para um cliente se estiver falando com ele no telefone. Usando o recurso de visualização dividida, você pode acessar rapidamente a página para ver quem está disponível em sua empresa a qualquer momento para fazer o acordo.
Uma lista de clientes com informações de contato também é gerada toda vez que seus clientes marcam uma consulta usando sua página. Você pode usar essas informações para ficar em contato com eles, fornecer melhor atendimento ao cliente ou oferecer promoções especiais.
A Microsoft afirma que um aplicativo complementar será lançado nas próximas semanas para a Bookings, o que permitirá que usuários autorizados com uma assinatura do Office 365 gerenciem e vejam todos os compromissos junto com as informações do cliente.
Crescendo com reservas
Como o Bookings é fornecido através da nuvem da Microsoft, ele será escalado e crescerá com você, independentemente do tamanho da sua empresa. Não é mais necessário criar várias páginas de reserva ou adicionar mais membros da equipe, pois isso exige apenas as assinaturas do Office 365.
Inscrever-se para reservas
O Microsoft Bookings será implantado imediatamente para todos os assinantes do Office 365 Business Premium no primeiro programa de lançamento. Todos os outros clientes do Office 365 Business Premium em todo o mundo receberão o novo recurso nos próximos meses.
Se você se qualificar, tudo o que você precisa fazer é entrar no Office 365, abrir o Bookings no iniciador de aplicativos e clicar no botão "Get It Now". Isso solicitará que você preencha as informações necessárias sobre sua empresa, após as quais você irá salvá-las e publicá-las. Quando esse processo estiver concluído, seus clientes poderão começar a agendar compromissos imediatamente.
Agendar um horário e seguir adiante pode levar um tempo longe de um dos de outros atividades mais importantes em seu negócio, provando um ótimo serviço ou seus clientes. E isso é especialmente verdadeiro se você for um empreendedor que usa muitos títulos em sua empresa. Para clientes e empresas, é um inconveniente que deve ser evitado sempre que possível. Com as reservas da Microsoft, as pequenas empresas poderão automatizar o processo de comunicação e confirmação de compromissos para que todos estejam na mesma página.
Imagens: Microsoft
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