Como aceitar atas em uma reunião

Tomar atas em uma reunião é uma maneira eficaz e útil de anotar pontos de ação, decisões e consultas a serem resolvidas durante uma reunião de negócios em que as pessoas podem estar muito envolvidas na discussão para fazer anotações. Normalmente, há um encarregado designado, cujo trabalho é fazer anotações durante a reunião, organizá-las em um formato legível e distribuí-las aos participantes após a conclusão da reunião. Em reuniões formais, as atas da reunião anterior devem ser acordadas e aceitas na transcrição das atas da reunião atual pelos participantes da reunião.

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Aceitando minutos

Determine se um quórum está presente na reunião atual. Um quorum é definido como o número mínimo de membros necessários para aprovar uma moção e tomar decisões finais de acordo com os estatutos da associação ou grupo. Sem quórum, nenhuma reunião oficial pode ser realizada.

Leia ou peça à secretária da associação, diretoria ou grupo que leia atentamente a ata da reunião anterior, observando os presentes e todas as ações que ocorreram.

Discuta as atas da reunião anterior, fazendo quaisquer correções antes da aprovação. A discussão deve ser factual e amigável, não abrindo debates ou conflitos antigos.

Chame um movimento do chão. O presidente ou o presidente do conselho, grupo ou reunião pede uma moção para aceitar as atas da reunião anterior, lidas ou com alterações discutidas, conforme indicado. A moção pode ser feita por qualquer membro do conselho votante e precisará ser secundada por outra pessoa. Os minutos anteriores devem ser aceitos antes que a reunião atual possa prosseguir.

Peça a todos os participantes que votem para aceitar as atas. Isso é feito através de uma demonstração de mãos, por voz ou pelo presidente, perguntando a cada participante individualmente. Anote na ata da reunião atual que as anteriores foram aceitas.

Tomando atas

Obtenha uma cópia da agenda da reunião para determinar o que deve ser discutido. Isto irá delinear o fluxo os minutos a serem tomados. De acordo com as Regras de Ordem de Robert, como um item da agenda, as atas das reuniões anteriores devem ser lidas e aceitas antes do início da reunião.

Sente-se ao lado da pessoa que está presidindo a reunião para esclarecimentos à medida que a reunião avança. Use um gravador para capturar anais e verificar anotações quando a reunião terminar.

Escreva o título da ata, registrando a data, a hora e o local da reunião, bem como os nomes de cada participante da reunião.

Tome notas enquanto a reunião continua, anotando cada item da agenda que está sendo discutido. Registre os nomes daqueles que fazem movimentos, bem como se eles são adotados ou rejeitados. Anote como esta decisão foi tomada, seja através de uma demonstração de mãos ou algum outro método.

Transcreva as anotações da reunião assim que possível após o término da reunião, enquanto as discussões ainda estão frescas.

Use o modelo de reuniões anteriores para redigir os minutos atuais. Se não houver minutos anteriores, crie um modelo, indicando claramente o título da reunião, a data e os participantes.

Mostre claramente quaisquer resoluções feitas, com detalhes completos sobre o que é essa resolução.

Anexe quaisquer documentos adicionais apresentados durante a reunião para incluir com as atas como um apêndice.