Se você é um dos milhões de funcionários que gastam uma média de 21% do seu tempo em reuniões, você sabe que eles consomem muito tempo e muitas vezes inviabilizam sua lista de tarefas diárias.Talvez você não consiga cancelar todas (embora algumas empresas tenham como objetivo dias sem reuniões), mas você pode torná-las mais produtivas. Veja como liderar uma reunião que não irá colocar seus colegas de trabalho para dormir ou desperdiçar o tempo de ninguém.
$config[code] not foundDefinir uma agenda
Parece fácil, certo? Mas se você não tiver uma agenda listando itens específicos, há uma boa chance de a reunião se desviar do assunto e as conversas mudarem para qualquer coisa, desde pontuações de jogos até pequenas reclamações. Assuma o controle enviando a agenda aos participantes antes do tempo. Peça a todos que se preparem para abordar os itens incluídos e ofereça também a oportunidade de os participantes incluírem um item da agenda de última hora, se acharem que é absolutamente crucial para a discussão.
Peça para todos contribuírem
Além de definir uma agenda e pedir que todos estejam preparados, dê um passo a mais e realmente atribua a todos os deveres específicos da reunião. Isso pode ser tão simples quanto fazer com que todos passem um minuto no início apresentando os principais destaques de seu trabalho / equipe na última semana ou mês. Para reuniões que abordam projetos em andamento, todos podem precisar se preparar para discutir descobertas ou oferecer correções. Por exemplo, uma vez trabalhei para uma empresa onde os funcionários faziam bagunça na cozinha e nenhuma quantidade de lembretes do RH resolvia o problema. A equipe de gerenciamento convocou uma reunião para discutir soluções. Todos nos disseram para vir com pelo menos duas ideias. Dessa forma, fomos capazes de conversar através de ideias concretas e escolhemos seguir os dois primeiros. Como um bônus adicional, realizamos a tarefa em 45 minutos, em vez da hora total que foi alocada.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingDeixe os laptops em sua mesa
A menos que você esteja executando a reunião e esteja dando uma apresentação impressionante (não outro PowerPoint, por favor), deixe o laptop. Especialistas detalham como encarar nossas telas dificultam a interação e a empatia, tornando mais difícil chegar a um consenso. Além disso, as distrações perdem tempo e tornam essas reuniões mais demoradas do que o necessário. Se você quiser fazer anotações, usar caneta e papel, os estudos descobriram que as pessoas que escrevem coisas da maneira antiga realmente retêm mais informações, de qualquer maneira.
Mantenha a lista de participantes curta
Você não precisa da entrada de toda a equipe nos estágios iniciais do planejamento. Enquanto você não quer deixar de fora as pessoas que são críticas para o processo, você também não precisa de 50 pessoas. Decida as partes interessadas críticas para cada reunião. Se for um projeto de longo prazo, essas partes interessadas mudarão com o projeto, mas faça as seguintes perguntas antes de enviar um convite: a pessoa é um especialista no assunto, ele toma decisões orçamentárias ou financeiras e elas são necessárias nessa fase? do processo? Lembre-se, só porque alguém não faz parte da reunião não significa que não deva ser mantido atualizado. Atribua pessoas específicas para compartilhar informações fora do grupo principal para garantir que as equipes não sintam que estão sendo deixadas no escuro.
