O pessoal administrativo desempenha um papel vital em qualquer empresa. Os membros da equipe são aqueles que realizam as tarefas do dia-a-dia de um escritório típico, e muitas vezes são convidados a realizar uma série de outras funções para a empresa também. No entanto, os deveres e expectativas do pessoal administrativo nem sempre são claros para os candidatos, e devem ser bem definidos pela empresa antes da contratação.
Telefonemas
Os membros da equipe administrativa são responsáveis por atender, dirigir e fazer ligações telefônicas. Eles devem realizar essas chamadas de maneira profissional e ser capazes de transferir chamadas e direcionar os chamadores para a caixa de correio de voz adequada se a pessoa não estiver presente ou estiver em outra chamada. Eles também devem estar familiarizados com as funções de cada funcionário, para que as chamadas possam ser transferidas corretamente. Eles também precisam estar familiarizados com as chamadas necessárias para transferir e quais chamadas, como as de telemarketing, têm prioridade mais baixa.
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O pessoal administrativo é responsável tanto pelo correio de entrada como pelo de saída. O correio de entrada precisa ser classificado e entregue aos destinatários pretendidos ou aberto pela equipe administrativa para determinar a natureza da correspondência, como uma reclamação do cliente, e enviá-la para o local apropriado. O correio de saída deve ser organizado, endereçado e carimbado. Além disso, o pessoal administrativo irá coordenar com os serviços de transporte, como a Federal Express, para entrega e retirada de encomendas.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingControle de documento
A responsabilidade de gerenciar documentos internos também cai em grande parte para o pessoal administrativo. Os funcionários administrativos são responsáveis por digitar, fotocopiar, distribuir e arquivar ou destruir todos os documentos internos. Eles mantêm um sistema de arquivamento em ordem alfabética adequada e rastreiam documentos sensíveis que devem ser destruídos após um certo tempo. Além disso, qualquer grande quantidade de fotocópia será delegada a um funcionário.
Coordenação de Eventos
Espera-se que os membros do pessoal administrativo coordenem os eventos da empresa. Eles providenciam que os alimentos sejam entregues na hora certa e que quaisquer folhetos sejam copiados e disponibilizados. Eles também ajudarão a projetar apresentações em PowerPoint ou outros elementos multimídia que possam ser apresentados e garantir que a própria sala de conferência esteja em ordem antes do início do evento.
Fornecimento de suprimentos e caixa pequena
Os membros do pessoal administrativo são muitas vezes responsáveis pela encomenda de material de escritório, conforme necessário, e pela distribuição de dinheiro para outros membros do escritório para necessidades como passeios de táxi ou suprimentos urgentemente necessários. A equipe de funcionários geralmente realiza uma ordem de fornecimento uma vez por semana e outras ordens conforme as necessidades surgem.
