Os deveres de uma secretária incluem, tipicamente, fazer planos de viagem para seu chefe e / ou outros empregados. Como os secretários geralmente são responsáveis por manter o cronograma para executivos ocupados, eles também cuidam de seus planos de viagem e garantem que os arranjos sejam atendidos, incluindo reservas de hotel e aluguel de carros.
Planejando fazer arranjos de viagem
Quando uma secretária descobre que seu chefe precisa viajar a negócios, ela precisa saber as datas exatas da viagem prevista. Se você é responsável por organizar viagens para todos em seu departamento ou escritório, você deve determinar se outros membros da equipe também estão viajando ao mesmo tempo. Dependendo da empresa em que você trabalha, talvez seja necessário determinar o orçamento para as despesas de viagem ou entrar em contato com o departamento de contabilidade para ver se o dinheiro está no orçamento das viagens. Você deve descobrir quais hotéis estão na área onde seu chefe estará viajando, se ela tem alguma preferência, e obter os custos e a disponibilidade de quartos.
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Agora que você confirmou os dias e o número de pessoas que viajam, você deve fazer os planos de viagem reais. Os deveres de um secretário podem incluir ir à Internet e fazer as reservas por conta própria ou entrar em contato com uma agência de viagens com todos os detalhes. Empresas maiores podem ter um departamento de viagens onde o secretário só tem que fornecer o itinerário proposto e a equipe de viagem tem a responsabilidade de realmente tomar todas as providências. Sua responsabilidade também incluirá a revisão da confirmação dos arranjos e a garantia de que estão corretos. Você deve saber se seu chefe tem alguma preferência de assentos no avião, quantas peças de bagagem serão levadas e se alguma deve ser verificada. A reunião ou conferência que seu chefe está participando pode exigir a reserva de seu assento e você provavelmente será responsável por enviar o RSVP em seu nome.
Completando os arranjos
Outra parte de fazer planos de viagem inclui cuidar das necessidades de viagem do seu chefe enquanto ela estiver ausente. Você deve saber se seu chefe precisa de transporte para o aeroporto ou se ela será reembolsada pelo custo de estacionar seu carro no aeroporto. Você deve fornecer uma cópia impressa do itinerário para seu chefe usar quando ela chegar ao seu destino para que ela saiba sua programação diária e inclua os endereços do hotel e o local da reunião ou conferência. Você pode reservar com antecedência um carro alugado que estará disponível na sua chegada ou providenciar o traslado do hotel para levá-la ao hotel. Os deveres de uma secretária ao fazer planos de viagem incluem garantir que todos os aspectos da viagem sejam cobertos.
