Diga-nos se isso soa familiar. Você precisa que todos participem de uma grande reunião ou participem de uma teleconferência, o que significa que todos ficarão longe de suas mesas por algumas horas. A reunião é importante, mas também o trabalho que a reunião irá interromper.
Existem maneiras de abordar ambas as necessidades no trabalho. Abaixo, dicas sobre como realizar reuniões e, ao mesmo tempo, manter a produção nos trilhos, melhorando a eficiência, a automação e o uso da tecnologia.
$config[code] not foundEficiência
- Revise seus processos internos. Você pode ter algumas tarefas que fazem parte de sua rotina diária que você pode fazer sem. Depois de saber quais são, você pode separar tarefas importantes daquelas que não são mais necessárias.
- Delegar. Certifique-se de se comunicar com sua equipe sobre o que eles podem fazer para ajudar a agilizar os projetos. Saiba o que você pode fazer sozinho e o que exigirá reforços.
- Faça pausas. Isso pode parecer contraditório, mas às vezes você precisa parar de trabalhar para continuar trabalhando. Como diz Forbes: “Quando sedentário, a enzima lipoproteína lipase (LPL), responsável por quebrar a gordura na corrente sanguínea e convertê-la em energia, cai significativamente, fazendo com que as células adiposas se desenvolvam. Em suma, a falta de movimento equivale a um declínio na energia ”.
- Planeje seu dia em torno do almoço. Muitos de nós são mais espertos pela manhã, então use esse tempo para o trabalho que requer análise e pensamento profundos. Escreva relatórios e processe os números assim que se sentar. Depois do almoço, quando você reabastecer, concentre-se em coisas que exigem interação e compartilhamento de ideias, como reuniões e teleconferências.
- Faça uma lista. Coloque tudo o que você precisa fazer em ordem de prioridade e o tempo que levará. Ao verificar cada tarefa, você pode descobrir quais horários do dia são mais produtivos.
Automação
- Automatize as tarefas de mídia social. O Hootsuite é provavelmente o mais conhecido, mas há muitos outros aplicativos e ferramentas de mídia social também. Por exemplo, o Buffer permite agendar postagens de acordo com um padrão específico. Então, se você quiser, digamos, postar dias da semana às 10h, o Buffer pode ajudar você a fazer isso. Outra plataforma, Dlvr.it, permite que você sincronize seu site com o Facebook, Twitter e LinkedIn.
- Crie modelos para documentos comumente usados. Digamos que você envie o mesmo tipo de fatura ou carta toda semana. Você pode economizar tempo criando um modelo para isso e só precisa preencher os nomes, datas e números apropriados.
- Use calendários on-line na nuvem e compartilhe-os. Sentado em reuniões pode levar tempo, mas também pode agendar reuniões. Ao permitir que seus colegas e seus clientes saibam o que você fará e quando você fizer isso, poderá economizar muitos e-mails e chamadas.
- Automatize o acompanhamento do cliente e tarefas semelhantes. Depois de analisar os processos internos, você pode descobrir que há uma série de tarefas recorrentes de perda de tempo que você pode automatizar em 30 minutos ou menos.
- Crie respostas de e-mail "enlatadas" para e-mails que exigem o mesmo tempo de resposta e novamente. Dessa forma, você não precisa digitar o mesmo e-mail toda vez que responder. Ou, melhor ainda, se você fizer a mesma pergunta várias vezes, crie uma página ou documento de FAQ e publique-a on-line ou forneça-a a seus colegas, para que as respostas estejam disponíveis e os requisitos de comunicação sejam reduzidos.
Tecnologia
- Coloque listas de verificação na nuvem para que você possa levá-las e compartilhá-las. Forgett permite que você os compartilhe ou os mantenha privados, e até mesmo permite que você adicione gifs animados. E o Checkli tem muitos dos mesmos recursos e permite que você crie versões em PDF de suas listas.
- Familiarize-se com macros (também conhecidos como atalhos). Programas como o Microsoft Word possuem macros como um recurso interno que permite aos usuários executar tarefas de rotina automaticamente. É fácil criá-los e personalizá-los. Alguns são fáceis o suficiente (controle i para itálico). Depois de lidar com eles, você economizará tempo enquanto escreve. Para saber mais sobre como criar macros para o Microsoft Word, visite a página de suporte do Microsoft Office. E no espírito desta peça, salve esta informação como um documento e compartilhe-a com seus colegas e funcionários para ajudá-los a simplificar suas necessidades.
- Se você quer aprender a fazer templates no Word, Excel ou Powerpoint, sua melhor aposta é ver o que o Office tem a dizer. Além disso, este artigo é útil porque se concentra na colaboração da equipe.
- Use o software de contabilidade para agilizar as tarefas de faturamento e faturamento. Não é necessário gerar manualmente faturas para clientes faturados no mesmo valor todos os meses pelo mesmo serviço.
- Faça uso de etiquetas, pastas e tags na sua caixa de entrada de e-mail. Isso ajuda a classificar e organizar itens e, mais importante, ajuda na recuperação rápida de mensagens.
Coisas importantes acontecem em suas reuniões, e não é uma boa ideia entrar nelas preocupados com o que você está perdendo. Ao seguir algumas dessas dicas sobre como realizar reuniões, você poderá reduzir algumas tarefas menores no escritório para se concentrar nas tarefas maiores na sala de reuniões.
Imagem da reunião via Shutterstock
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