Os dias dos assistentes administrativos são preenchidos com várias tarefas, incluindo agendamento, envio de e-mails e gerenciamento de projetos. Além disso, às vezes é necessário levar uma mensagem para seu chefe quando ela estiver indisponível. Uma mensagem pouco clara e mal escrita pode frustrar seu chefe. Se você quiser impressioná-la, forneça uma mensagem detalhada resumindo a natureza da chamada e a resposta solicitada. Mesmo que você não seja um assistente administrativo, ocasionalmente você pode ter que levar mensagens para um chefe que não está disponível.
$config[code] not foundEnquanto no telefone
Pergunte ao chamador se ele gostaria de deixar uma mensagem. Se a resposta for "não", reserve um momento para incentivar uma mensagem. Diga-lhe que seu chefe estará em reuniões durante todo o dia, então ligar de volta pode não ser a melhor opção.
Peça ao interlocutor para dar uma mensagem detalhada. Alguns chamadores responderão com: "Apenas faça ela me ligar de volta". Infelizmente, seu chefe pode não estar satisfeito com uma mensagem tão vaga. Nesse caso, responda com: "Claro. O que posso dizer a ela sobre isso?"
Solicite um nome completo do chamador. Os primeiros nomes podem causar confusão para o seu chefe. Basta perguntar: "Posso ter seu nome completo?" quando derrubar a mensagem.
Peça o número de telefone do interlocutor. Embora isso possa parecer óbvio, é fácil esquecer o número quando se concentra em outros aspectos da chamada. Se o chamador preferir ser contatado por email, anote isso também.
Anote todas essas informações no papel enquanto você faz as perguntas. Anote a data e a hora da chamada também.
Como retransmitir a mensagem
Organize suas anotações para a chamada em um pequeno pedaço de papel. Cada mensagem deve preencher apenas um pedaço de papel. Evite escrever mais de uma mensagem em cada nota.
Anote a data e a hora da chamada, seguido pelo primeiro e último nome do chamador na parte superior do papel. Se ela também deu sua posição ou relacionamento com seu chefe, como um contador ou um fornecedor, escreva isso aqui também.
Resuma o propósito da chamada em uma frase curta. Escreva isso abaixo do nome do chamador. Seja breve e específico para que seu chefe não tenha que se perguntar do que se trata.
Escreva o número de telefone do chamador na parte inferior da mensagem.
Escreva "URGENTE" em letras maiúsculas no canto superior direito da nota se a ligação for muito importante. A maioria das mensagens telefônicas não se enquadra nesta categoria. Mensagens urgentes referem-se a emergências familiares ou problemas de negócios que podem ter um grande efeito adverso na empresa.
Transmita as mensagens ao seu chefe assim que ele estiver disponível. Ao entregá-lo a cada mensagem, leia em voz alta. Desta forma, não há chance de ele perder uma mensagem importante.
Gorjeta
Saiba quando falar. Se uma mensagem for realmente uma emergência, especialmente com a família do chefe, interrompa-a e conte-lhe sobre o interlocutor imediatamente. Algumas coisas na vida são mais importantes do que uma reunião de negócios.
