Papel de um gestor de documentos

Um gerente de documentos é um membro da equipe de TI cujo objetivo é organizar, atualizar e melhorar o fluxo de trabalho geral da documentação dentro de uma empresa. As corporações são as maiores empregadoras de gerentes de documentos, embora certas indústrias - como grandes empresas imobiliárias, serviços jurídicos, financiamento, assistência médica e seguros - provavelmente tenham um gerente de documentos à mão, independentemente do tamanho. A maioria dos cargos de gerente de documentos exige um mínimo de um a três anos de experiência anterior; no entanto, recém-formados com treinamento especializado podem entrar diretamente na posição. A proficiência com software específico, como sistemas de gerenciamento de documentos e / ou programas de gerenciamento de relação com o cliente, é essencial para a função do trabalho. Os gerentes de documentos têm cinco responsabilidades principais no trabalho: aumentar a acessibilidade, arquivar documentos, atualizar informações, registrar a rastreabilidade e recuperar documentos.

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Aumentar a acessibilidade

Os funcionários precisam ter acesso a documentos como cartas de apresentação, materiais de marketing, tutoriais e informações do cliente para concluir seu trabalho. Tradicionalmente, os funcionários salvaram esses arquivos diretamente em seus discos rígidos para acesso futuro, mas há um risco inerente de os arquivos ficarem desatualizados. Além disso, os funcionários podem perder tempo precioso vasculhando seus discos rígidos em busca de documentos que nunca foram baixados. Um sistema de gerenciamento de documentos resolve todos esses problemas. Cria um ponto focal onde todos os documentos são salvos. Além disso, esses mesmos documentos podem ser compartilhados com funcionários e clientes por meio de um site. A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos pode ser facilmente impressa em um site; O benefício é que ele é acessível a qualquer pessoa com uma conexão à Internet e não requer software adicional ou instalações para exibição (pode exigir um nome de usuário e senha, mas isso pode ser especificado).

Arquivando Documentos

O IRS exige que as instituições financeiras mantenham qualquer documentação relacionada a um cliente por cinco anos após o encerramento da conta. O Departamento de Justiça exige um prazo ainda maior para os escritórios de advocacia, o que significa que todos esses arquivos precisam ir a algum lugar. Gerentes de documentos normalmente arquivam documentos cronologicamente, embora alguns prefiram alfabeticamente dependendo da quantidade de informação a ser armazenada. Se for um escritório sem papel, os documentos devem ser armazenados em backup (em dois locais separados) e, em seguida, removidos do servidor.

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Atualizando Documentos

Dependendo do tamanho da organização, as habilidades de escrita podem ser um elemento-chave para o papel de um gerente de documentos. Cartas de apresentação, modelos e tutoriais exigem atualizações constantes para permanecerem relevantes. Além disso, declarações de privacidade, contratos em branco e documentos técnicos recebem pequenos ajustes aproximadamente uma vez por ano. Independentemente de o gerente de documentos fazer ou não essas alterações pessoalmente, será responsabilidade dele garantir que todos estejam usando as versões mais atualizadas. A maneira mais simples de fazer isso é usando um sistema de gerenciamento de documentos.

Registro de Rastreabilidade

Os documentos mudam e cabe ao gerente de documentos saber quem fez as alterações. A rastreabilidade é um recurso padrão na maioria dos softwares de gerenciamento de documentos. No entanto, um gerenciador de documentos pode rastrear a rastreabilidade sem o software, tornando cada documento somente leitura e, em seguida, registrando as alterações solicitadas à medida que são recebidas.

Recuperando Documentos

Haverá momentos em que um gerente de documentos precisará encontrar itens que já estão arquivados. Na maioria das vezes, isso ocorre por causa de auditorias, ações judiciais e desastres naturais - os quais exigem registros meticulosos de eventos passados. Por essa razão, os gerentes de documentos precisam arquivar os materiais da forma mais lógica e precisa possível. Dessa forma, qualquer gerenciador de documentos pode acessar esses registros necessários, independentemente de quem originalmente os armazenou. Quando se trata de preparação para desastres naturais, armazene um backup do servidor do escritório em algum lugar fora do escritório. Se possível, armazene-o em uma região diferente, como um escritório satélite.