Como líder, você quer uma equipe produtiva, por isso só faz sentido reforçar a pontualidade e ajudar os membros da equipe a evitar hábitos de trabalho ruins, como a procrastinação.
A procrastinação corrói a produtividade da pessoa que procrastina. Mais do que isso, acrescenta estresse ao procrastinador, bem como ao resto da equipe, que deve se esforçar para compensar a falta de prazos.
$config[code] not foundTambém leva a emoções negativas que desgastam o trabalho em equipe. O procrastinador carrega uma carga de culpa por não ser oportuna, e os outros membros da equipe sentem ressentimento por ter que compensar alguém que está perdendo a bola.
Sem mencionar, é claro, que isso pode prejudicar o resultado final da sua empresa. A procrastinação pode levar a clientes insatisfeitos, penalidades por atrasos e perda de vendas futuras.
Software fornece uma solução fácil para ajudar sua equipe a quebrar o hábito de procrastinação. Aqui estão 5 maneiras simples de usar o software para romper com a procrastinação e tornar você e sua equipe mais produtivos.
Use calendários para seu maior potencial
Calendários digitais são perfeitos para quebrar o ciclo de procrastinação - se você usá-los da maneira certa. Incentive sua equipe a experimentar essas técnicas de calendário (e usá-las você mesmo para liderar pelo exemplo):
- Bloqueie um determinado período de tempo para realizar um projeto ou uma tarefa importante no seu calendário. Se estiver no seu calendário com uma ou duas horas para isso, você está um passo mais perto do que simplesmente colocar a tarefa em uma lista de tarefas.
- Ao definir o aviso de calendário, adicione links para todos os documentos necessários para a tarefa, diretamente no aviso de calendário. Dessa forma, você não perderá tempo procurando documentos para começar ou se distrair.
- Use calendários compartilhados em suas organizações, para evitar ir e voltar para verificar a disponibilidade. Com calendários compartilhados, você pode ver quem é gratuito. Além disso, aprenda os recursos do seu programa de calendário para encontrar pequenos truques que facilitam o agendamento. Por exemplo, os calendários do Outlook têm algo chamado Assistente de Agendamento, que pode agilizar a configuração da reunião.
Enxaguar e repetir: modelos, modelos, modelos
Nada promove procrastinação como olhar para uma tela em branco perguntando por onde começar para o próximo projeto. Um modelo leva você para fora do bloco mais rapidamente em tarefas como escrever um relatório, criar uma apresentação ou criar uma agenda de reunião.
Existem dois tipos de modelos. Um é um modelo genérico que você pode encontrar on-line ou até mesmo no pacote do Office que você está usando. O Office 365, por exemplo, tem vários modelos gratuitos em vários módulos, como planilhas e apresentações.
Outro tipo de modelo são aqueles especificamente adaptados ao seu negócio. Com o tempo, você criará modelos para apresentações de vendas, relatórios e muito mais. A chave é garantir que todos possam encontrá-los quando precisarem. Crie uma biblioteca central de modelos e incentive todos a usá-la. Com pastas compartilhadas e armazenamento em nuvem, é muito fácil configurar isso.
Tick Tock: Use temporizadores de gerenciamento de tempo
Às vezes, a procrastinação é auxiliada e encorajada por gastar muito tempo em tarefas sem importância. Ajude sua equipe a entender como alocar melhor seu tempo, gastá-lo nas tarefas mais urgentes e mais importantes.
Aqui é onde algo tão simples quanto um cronômetro pode ajudar. Se alguém na sua equipe tiver uma tendência a gastar muito tempo lendo e-mails sem importância ou se as reuniões forem interrompidas, um cronômetro poderá ajudar a economizar minutos em horas ao longo de uma semana.
Eu descobri que estar mais consciente do tempo tem efeitos surpreendentes. Até que comecei a rastrear, não percebi quanto do meu tempo estava sendo desperdiçado em tarefas de baixa importância.
O Windows 10 possui um aplicativo de timer gratuito integrado. Você também pode encontrar aplicativos de timer na Web ou simplesmente usar o timer e o alarme em seu smartphone.
Mudanças instantâneas: colabore com documentos compartilhados
Suponha que você tenha um comunicado de imprensa que você quer que alguns de sua equipe olhem antes que ele saia pela Internet. Tentar levar a todos que precisam dar entrada para revê-lo e responder pode levar tempo - especialmente para os procrastinadores da sua equipe.
Aqui, a nuvem vem para o resgate na forma de documentos compartilhados na nuvem.
Você sabia que pode colaborar no Word usando um recurso que permite coautor em tempo real? Você pode acompanhar o caractere de edições por caractere quando outra pessoa estiver trabalhando no documento. Dessa forma, você pode reunir todos em uma ligação e coletar todas as informações rapidamente em tempo real - evitando a tendência de algumas procrastinarem.
O Microsoft Office 365 também oferece as equipes de plataforma de áudio e vídeo HD multipartes para que seu grupo possa discutir números, campanhas e projetos de diferentes locais. Se você tem um cliente que deseja unir ideias para a campanha mais recente, isso coloca todos na mesma página on-line.
O planejador foi criado especificamente para o Office 365. Ele funciona em todos os seus dispositivos. Você pode adicionar arquivos, tarefas e até falar com a equipe, não importa onde eles estejam. Com as notificações por e-mail, é fácil informar aos membros da equipe quando eles recebem uma nova tarefa. Planner envolve todos e os mantém atualizados em qualquer desenvolvimento.
O Office 365 Video é outra opção para evitar a procrastinação. Carregar e compartilhar conteúdo de vídeo através de sua empresa coloca um rosto e uma ação ao vivo em notas e diretivas escritas.
Use um assistente virtual como Cortana
Aqui está mais um truque para evitar a procrastinação: use um assistente virtual para fazer anotações e fazer pesquisas para o seu próximo projeto. Por exemplo, você pode usar a Cortana para ditar verbalmente algumas notas para esse grande relatório e salvá-las no OneNote. Às vezes, é muito mais fácil começar se você começar com pequenos passos, como ditar algumas notas de coisas para incluir em um relatório.
Você também pode usar o Cortana para fazer pesquisas na web para um projeto. Faz parecer menos trabalhoso e mais como uma discussão simples, se você usa algo como Cortana para procurar as coisas.
Como esses exemplos mostraram, existem muitas maneiras de usar a tecnologia para começar e evitar a procrastinação. Então, o que você está esperando? Comece a usar algumas dessas ferramentas!
No momento da redação deste artigo, Anita Campbell está participando do programa Microsoft Small Business Ambassador.
Homem no Laptop Foto via Shutterstock
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