Com todo o ruído do e-mail, mensagens de texto, correio de voz, reuniões presenciais e outras distrações, não é nada fácil trabalhar com tecnologia.
Os aplicativos baseados na Web prometem tornar mais fácil e mais acessível para os proprietários de pequenas empresas fazerem as coisas. O Smartsheet pode ter decifrado o código sobre como fazer mais com seu serviço de colaboração online.
Você pode estar fazendo a mesma pergunta que eu fiz: O que significa colaboração de projetos on-line, realmente? É tão simples quanto compartilhar um arquivo ou há mais nele e por que eu, como proprietário de uma pequena empresa, gostaria de fazê-lo? Leia.
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Normalmente, começo com uma visão geral do produto, como sugere a captura de tela da página inicial acima, mas, desta vez, gostaria de sugerir que você clique na terceira guia "Depoimentos" para ler o que os clientes pensam do Smartsheet. Francamente, muitas vezes vejo depoimentos com suspeita, mas esses estudos de caso responderam por que e como os outros estão usando o serviço.
Esta seção respondeu rapidamente às minhas perguntas sobre como eu poderia usar o Smartsheet. Eu não encontrei falar de vendas. Os clientes falam sobre como usam o Smartsheet para gerenciar seus projetos e até mesmo as operações da empresa. Os exemplos foram tão bem feitos que me motivaram a clicar para o teste gratuito. Eu particularmente gostei do da Virtual Assistant (VA) Networking Association com seus 10.000 assistentes.
Economize tempo (que se traduz igualmente como economizar dinheiro)
Muitos aplicativos SaaS (software-as-a-service) visam tornar a experiência do usuário simples e elegante. O Smartsheet faz isso, mas eles deram um passo além em meu livro e incluíram essas pequenas caixas de dicas (que você pode desativar) e ponteiros para ajudá-lo a descobrir o que fazer.
Logo após você se inscrever, você é enviado para uma página de amostra com pequenas caixas de ajuda por toda a tela. À primeira vista, essa captura de tela está ocupada, mas depois de levar apenas um segundo para se orientar, você descobrirá rapidamente que a maior parte dela é estática e que as "próximas" etapas ocorrem na caixa "Bem-vindo ao Smartsheet" à direita. A partir dessa tela introdutória, você é capaz de navegar e começar. Eu cliquei em "Ver modelos de exemplo" porque eu queria ver o leque de coisas que eu poderia fazer. Existem 119 templates na galeria e de lá você pode dar kickstart em praticamente qualquer tipo de projeto ou processo.
De uma forma rápida, agradeço quando uma empresa faz o que diz que vai fazer. Na página de inscrição, o Smartsheet promete uma “Inscrição de 60 segundos” que honestamente levou apenas 15 segundos e eu estava em funcionamento.
Junto com isso, não há cartão de crédito necessário para fazer o teste gratuito. A maioria das empresas tenta capturar as informações do seu cartão.
Outra coisa de que gostei: o Smartsheet permite que você, como proprietário / gerente da "planilha", envolva colaboradores sem precisar fazer login no aplicativo. Durante meu teste, meus clientes e amigos não precisaram se inscrever, embora alguns deles possam vê-lo.
Gerenciando tudo
Com o Smartsheet, posso atribuir uma tarefa a alguém da minha equipe e solicitar que ela atualize o status desse item no Smartsheet. Em parte do meu teste, solicitei que um membro da equipe alterasse o “nome da tarefa”. Essa pessoa recebeu um e-mail meu e, quando completou esse item, recebi um e-mail mostrando que ele foi concluído e o que foi inserido (que está destacado em amarelo). Eu posso selecionar para receber todas essas atualizações ou não.
Posso anexar arquivos a uma linha específica na planilha, o que me dá um lugar único para gerenciar meu projeto na Web e também para minha equipe ter acesso a ele. Se você deseja que alguém obtenha esse documento, não envia o arquivo real e aguarda enquanto ele faz alterações. Você envia um link de download para o local do Smartsheet, onde reside a versão mais atualizada. À medida que você altera e atualiza o documento, armazena a versão mais recente, assim como as versões anteriores, nesse único local.
O que poderia fazer melhor
Nenhuma aplicação é perfeita e o Smartsheet não tem algumas coisas. Não há função de busca, mas ouvi dizer que isso está chegando muito em breve. Também seria ideal ver uma maneira de coletar conteúdo da web por meio de um formulário da Web no aplicativo, a partir de uma pesquisa, por exemplo.
O último desafio que vejo é a sobrecarga de função / recurso para o usuário. Isso é uma coisa boa e ruim. O aplicativo é rico em recursos, mas pode ser intimidante, porque você não sabe o que fazer primeiro. Os modelos pré-construídos resolvem um pouco disso, felizmente.
O que você está tentando fazer com um serviço como o Smartsheet é economizar tempo passando informações entre seus funcionários e equipes e mantê-lo em um único lugar. Conceitualmente, isso deve facilitar os negócios. Como gerente, agora posso definir alertas que me notificam quando alguém faz uma alteração ou adiciona novas informações ou realiza o trabalho. Isso pode ter mais informações e e-mails para gerenciar, mas eles são fáceis de usar e posso definir com que frequência e o que desejo ver em um alerta.
Enquanto muitos comparam o Smartsheet a uma planilha, é muito mais do que isso. É um local online centralizado para criar e gerenciar projetos e processos. Saiba mais sobre o Smartsheet.
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