Se você já esteve em uma reunião de equipe onde há muita conversa, mas muito poucas decisões são tomadas, considere-se vítima de um mau planejamento. Uma agenda eficaz pode tirar a dor das reuniões de equipe e remover a ideia de que eles são uma perda de tempo. Prepare sua agenda com antecedência para dar às pessoas tempo para fornecer informações e se preparar, e sua próxima reunião de equipe será rápida, eficaz e relativamente indolor.
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Agendas efetivas têm contribuições das partes interessadas. Quando você envolve outros funcionários na criação da agenda, você terá mais comprometimento. Em vez de fingir estar acordado durante a reunião, as pessoas são mais propensas a participar, porque sabem que desempenharam um papel em um determinado item que estava sendo levado à mesa. Esta abordagem para reuniões de equipe capacita os funcionários, dando-lhes uma voz e um veículo para expressar suas preocupações.
Gestão de tempo
Não faz sentido criar uma agenda se não houver tempo para abordar cada item. Seja realista ao listar itens a serem discutidos na reunião da equipe - uma agenda menor é melhor que uma que seja muito longa. Considere colocar uma colocação de tempo ao lado de cada item. Por exemplo, você pode colocar cinco minutos para apresentar dois novos funcionários e 15 minutos para uma apresentação sobre a etiqueta no local de trabalho.
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Uma maneira certa de desviar uma reunião é fornecer aos funcionários uma lista de itens vagos. Em vez de listar "preocupações de construção", por exemplo, coloque "saídas de emergência e códigos de segurança". Caso contrário, você provavelmente terminará tendo uma longa discussão sobre tudo, desde as configurações do termostato até a cor das paredes. Se as pessoas tiverem preocupações adicionais durante a reunião da equipe, você poderá adicioná-las à agenda da próxima reunião.
Fornecer detalhes
Não presuma que todos se lembrem de que horas é a reunião da equipe ou onde será realizada. Inclua a hora e o local da reunião na agenda, bem como quando a reunião deverá terminar, para que as pessoas possam planejar seus dias de acordo. Se os membros da equipe devem estar familiarizados com o material antes de participar da reunião, forneça uma cópia do relatório, planilha ou artigo que precisam ler, juntamente com a agenda. Se for útil que as pessoas entrem em contato umas com as outras para esclarecer as informações antes da reunião, forneça também endereços de e-mail.
