Escolher um sistema de comunicação empresarial para sua empresa não é tarefa fácil.
Seja você um solopreneur trabalhando em casa ou uma empresa em crescimento com um escritório completo e uma equipe, seu sistema de comunicação empresarial é o que oferece acesso a seus clientes, fornecedores e qualquer pessoa que você precise entrar em contato.
Veja uma lista de dicas para escolher um sistema de comunicação empresarial que ajudará seu negócio a prosperar.
$config[code] not foundEntenda a importância crítica das comunicações
Escolher um sistema de comunicação empresarial não é algo que deva ser considerado de ânimo leve. Por isso, não escolha um provedor porque ele tem um nome reconhecível ou foi a primeira empresa que você encontrou. Faça algumas pesquisas para se certificar de que você está obtendo o melhor valor e os recursos de que sua empresa precisa.
Seja capaz de se comunicar de qualquer lugar
Atualmente, poucos proprietários de pequenas empresas aderem apenas a negócios em um único local. E com um sistema de comunicação em nuvem, oferecido por alguns provedores de VoIP como o Nextiva, você pode acessar seu sistema de comunicação empresarial a partir de uma variedade de dispositivos. Você não precisa ficar no escritório.
Encontre um provedor com bom suporte
O suporte ao cliente é um dos fatores mais importantes que você precisa considerar ao escolher um provedor de comunicação. Portanto, converse com outros proprietários de empresas, leia avaliações e faça algumas pesquisas on-line para descobrir quais provedores têm o melhor suporte para seus sistemas.
Concentre-se em como você quer que o suporte entregue
Mais especificamente, você deve descobrir exatamente como os provedores que você está considerando oferecem suporte e se certificar de que eles estejam alinhados com suas preferências. Yaniv Masjedi, vice-presidente de marketing da Nextiva, disse em entrevista por telefone ao Small Business Trends: “Algumas pessoas gostam de receber suporte por telefone e algumas pessoas preferem se comunicar com você pelo Twitter, Facebook, chat ao vivo ou e-mail. Então, se você preferir se comunicar com uma empresa de uma maneira particular, olhe para ela e pergunte às pessoas da empresa ”, disse ele.
Pergunte onde os representantes de serviço estão baseados
Para aqueles que preferem receber suporte ao cliente pelo telefone, Masjedi diz que a localização dos agentes é muitas vezes um fator importante. Se você quiser garantir que seus representantes de suporte ao cliente estejam baseados nos EUA ou em uma área geográfica específica, pergunte especificamente ao fazer sua pesquisa.
Ligue para o departamento de atendimento ao cliente
Uma das melhores maneiras de obter todas essas informações é apenas ligar diretamente para as empresas. Você pode usar isso para coletar informações, mas também levar em conta sua própria experiência. Masjedi diz: “Ligue para o departamento de atendimento ao cliente e veja como é. Você está esperando por muito tempo ou eles atendem o telefone imediatamente? Esperar em espera por 45 minutos quando você está tendo um problema com o seu sistema de comunicação é a última coisa que você quer experimentar. ”
Busque por uma boa ideia dos serviços disponíveis
O mercado de sistemas de comunicação empresarial expandiu-se nos últimos anos devido à nova tecnologia. Portanto, há muitas opções para escolher. Depois de ligar e perguntar sobre um determinado provedor, faça o mesmo com várias outras empresas e compare-as.
Compare preços, incluindo opções de negócios a preços acessíveis
À medida que o mercado se expande, também há opções de preços. Os serviços de VoIP oferecem opções que geralmente são mais acessíveis para pequenas empresas. E como em qualquer decisão comercial, o preço deve ser parte de sua determinação.
Tome algum tempo para descobrir os custos ocultos
Mas você não deve simplesmente considerar o preço de cada serviço pelo valor de face. Alguns provedores oferecem preços introdutórios ou apenas oferecem determinados preços se você assinar um contrato de longo prazo. Examine esses fatores antes de escolher apenas a opção de preço mais baixo.
Leia comentários e procure por sinais de aviso
As resenhas podem ser uma ótima fonte de informações sobre diferentes empresas. Faça uma pesquisa rápida de suas principais escolhas e procure por sinais de alerta se as pessoas tiverem preocupações sobre suporte ou confiabilidade.
Entenda as necessidades da sua empresa
Com tantos recursos e tipos diferentes de planos, há algo para basicamente qualquer negócio. Isso significa que você precisa escolher um plano que seja mais adequado ao seu tipo de negócio. Se você precisar de opções para celular, escolha um plano que inclua esses recursos. Se você quiser incluir a capacidade de envio de fax, escolha um plano que inclua isso. Pense nos recursos que você deseja e compare esses planos específicos de diferentes provedores.
Encontre um sistema que se adapte ao tamanho do seu negócio
Há também planos que são mais adequados para diferentes tamanhos de negócios. Se você tem alguns funcionários, provavelmente não precisa de um sistema configurado para centenas. Mas se você tem uma equipe de tamanho decente, não se limite ao sistema que tinha quando trabalhava sozinho em casa.
Mas também busque soluções escalonáveis
Mas mesmo que você não queira pagar mais do que o necessário, uma solução que pode crescer com o seu negócio é uma vantagem definitiva. Encontre um que lhe dá a capacidade de adicionar linhas ou membros da equipe. Ou, no mínimo, não se inscreva para um contrato de longo prazo se você pretende superá-lo dentro desse prazo. Masjedi diz: “Muitas empresas começam pequenas e, em poucos anos, têm centenas de funcionários. Então você não quer um sistema telefônico projetado para dez funcionários ou menos. Você quer um provedor que irá apoiá-lo à medida que crescer. ”
Aprenda com que frequência as atualizações são fornecidas
Com tanto crescimento acontecendo no setor, você não quer perder novos recursos que podem ser úteis apenas porque você está preso a um contrato. Antes de se inscrever para qualquer coisa, pergunte sobre os novos recursos em que a empresa está trabalhando e com que frequência eles atualizam sua tecnologia.
Não negligencie pequenos recursos
Mesmo pequenos recursos podem fazer uma grande diferença quando se trata de seu sistema de comunicação empresarial. Por exemplo, Masjedi diz que muitos dos clientes da Nextiva realmente apreciam a capacidade de alterar as mensagens de saída ou de retenção com facilidade. Se você tem um pequeno problema de estimação com o seu sistema atual, ou algo pequeno que você gostaria de fazer com ele, pergunte sobre isso ao procurar fornecedores. Não há detalhes muito pequenos.
Leve seu sistema móvel
Sistemas de comunicação móvel estão se tornando populares agora que muitos deles são baseados em nuvem. Empresas como a Nextiva até oferecem aplicativos móveis que os proprietários de empresas podem usar para receber chamadas em suas linhas de negócios de qualquer lugar.
Procure opções como uma linha de negócios separada
Para certos empreendedores, basta ter um número separado para operações de negócios pode ser uma grande vantagem. Masjedi diz que os advogados, em particular, tendem a apreciar a capacidade de fazer e receber chamadas de negócios em uma linha separada, mesmo que estejam realmente usando seu celular pessoal, porque isso permite que eles evitem dar seu número pessoal.
Explore todos os novos recursos inovadores
Existem inúmeras maneiras de usar diferentes sistemas de comunicação. Então, se há um recurso ou habilidade que você gostaria, provavelmente há um provedor que o oferece. Por exemplo, Masjedi diz que algumas empresas realmente apreciam o recurso vFax da Nextiva, que permite que eles enviem documentos virtuais como fax mesmo se você não tiver um aparelho de fax real.
Saiba mais sobre o Analytics
O Analytics pode ser outro recurso útil. Mesmo que você não os use atualmente, eles podem ajudar sua empresa de diversas maneiras. Então, é um fator que vale a pena investigar.
Recolha os dados para expandir o seu negócio
As informações do Analytics podem fornecer dados que você pode usar para expandir suas operações. Masjedi ofereceu este exemplo:
“Se você é uma lavadora a seco e fecha às 5h todos os dias, mas vê que as chamadas estão chegando por algum motivo aos sábados até as 7h, você saberá que talvez você precise mantê-las abertas por mais duas horas aos sábados, " ele disse.
Use chamadas gravadas para treinar funcionários
Muitos sistemas telefônicos também oferecem a opção de gravar chamadas. Você pode usar esse recurso para avaliar o serviço telefônico e até mesmo usar as chamadas para treinar funcionários e melhorar seu serviço.
Aproveite a tecnologia para otimizar sua equipe
Você também pode usar a gravação e a análise de chamadas para ficar de olho nos hábitos dos funcionários. Você não quer ver membros da equipe passando o dia todo em chamadas desnecessárias. Assim, você pode usar os dados para garantir que todos estejam na tarefa.
Não confie no seu provedor para cada pequena atualização
Outro benefício principal do VoIP e serviços similares é que eles dão aos usuários a capacidade de atualizar partes de seus serviços por conta própria. Isso não significa que você não pode pedir ajuda ou serviço. Mas se você quiser apenas atualizar sua mensagem de saída ou algo pequeno, pode fazê-lo sem ter que ficar em espera ou ligar para um representante da empresa no local. Então, se isso é algo importante para você, encontre um provedor que ofereça a opção de gerenciar partes de sua conta por conta própria.
Mas certifique-se de que eles ajudarão quando você precisar
Mas um bom serviço ainda é essencial para suas operações. Certifique-se de que o seu provedor esteja aberto e disponível para ajudar em qualquer coisa que você precise, não apenas um pequeno conjunto de opções no menu do telefone pré-gravado.
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