Minha empresa, Journyx, existe há dezesseis anos e, durante esse período, enfrentamos uma das maiores recessões econômicas da história, o surgimento da esfera da mídia social simultaneamente empolgante e aterrorizante, e grandes transições na forma como o software é adquirido e entregue. No entanto, nem sempre fomos tão resistentes.
No começo, chegamos perto do fracasso absoluto algumas vezes.Não tinha nada a ver com o nosso produto; os clientes descobriram que ele era entregue em sua funcionalidade prometida e, em seguida, alguns. Também não tem a ver com a nossa equipe ou com qualquer política interna de má qualidade.
A razão pela qual estou contando essa história é porque há uma lição a ser aprendida aqui: não tínhamos uma visão clara do nosso fluxo de caixa e fluxo de caixa. Tivemos dificuldade em prever quanto dinheiro teríamos no banco várias semanas no futuro. Foi um problema sério e, infelizmente, comum. Talvez até um que você tenha experimentado em sua empresa.
É fácil, particularmente para pequenas empresas e startups, focar na emoção do aqui e agora. O futuro é um conceito abstrato para empresas de nível empresarial, até que não seja. Você precisa se concentrar no crescimento desde o começo. O sucesso não é um sonho, mas, paradoxalmente, pode destruí-lo se você não estiver preparado para isso.
Não fomos a primeira empresa a enfrentar períodos de crescimento aos quais não conseguimos lidar e não seremos os últimos. Felizmente, é simples implementar um sistema que permita previsão inteligente.
A seguir, cinco etapas que você pode seguir para garantir que sua empresa não enfrente os mesmos problemas:
1. Acompanhe os projetos individualmente
Acompanhar o tempo gasto pelo funcionário em projetos é ótimo, mas você obterá o máximo benefício ao acompanhar cada projeto separadamente. Isso permite que você visualize cada projeto como um elemento único na lucratividade da empresa. Essa percepção é incrivelmente valiosa ao alocar recursos, porque você conhecerá os parâmetros de cada projeto em relação à disponibilidade atual da empresa.
2. Monitorar as Tarefas dos Funcionários e as Mudanças na Produtividade
Em qualquer organização, os benefícios de saber o que seus funcionários estão fazendo em determinado momento são óbvios: você deseja que eles trabalhem em tarefas realmente benéficas para a empresa. Mas também é importante considerar em quais tarefas eles são mais eficazes. Implementar um sistema que permita aos funcionários acompanhar o tempo em relação a tarefas específicas permitirá que você veja onde eles são mais úteis. As chances são de que eles gostam de fazer melhor. Não é necessário alterar os cargos dos funcionários todos os dias, mas considere uma mudança quando as evidências sugerem que eles aperfeiçoaram habilidades em uma nova área e poderiam ser mais úteis em outros lugares.
3. Construa um banco de dados de projetos anteriores
Ter um backlog de seus projetos será incrivelmente valioso, embora leve algum tempo para ser construído. Com essas informações, você pode determinar quantas pessoas normalmente leva para concluir um projeto; melhorar a precisão de seus orçamentos com base no escopo; e cronogramas perfeitos com base nos parâmetros gerais do projeto. Mesmo os projetos menos eficientes se tornam valiosos porque você pode coletar o máximo de informações deles. Você saberá o que não funcionou, quais fatores fizeram com que você ultrapassasse o orçamento e aprendesse com os erros.
4. Conheça sempre seus recursos disponíveis
Uma parte essencial de qualquer plano de projeto é criar sua equipe. Essa tarefa é mais fácil quando você sabe exatamente quem está disponível (com as habilidades necessárias) e qual será o cronograma deles durante o projeto. Se você tiver um sistema de gerenciamento de projetos automatizado, os cronogramas dos funcionários serão facilmente percebidos e quaisquer solicitações de licença serão anotadas. Você também conhecerá as tarefas nas quais os outros funcionários estão trabalhando, para que você possa evitar o uso de recursos extras ou alocar um indivíduo para tarefas para as quais eles não são adequados.
5. Monitore constantemente o uso de recursos em relação ao orçamento e cronograma
Se você comparar o tempo e os recursos gastos em um projeto versus a porcentagem concluída, poderá ver quais projetos estão absorvendo muitos recursos para permanecer lucrativo. Isso permite redistribuir ativos para projetos conforme necessário ou até mesmo matar projetos que estão longe demais para beneficiar sua empresa. É sempre melhor determinar problemas no início e um sistema de rastreamento dinâmico fornece essa percepção. Às vezes é melhor cortar suas perdas e seguir em frente; os custos podem sair rapidamente do controle, fazendo com que sua situação piore.
Embora seja possível controlar esses sistemas usando programas básicos de negócios (usamos o Excel e o QuickBooks logo no início), os sistemas automatizados e programáveis reduzirão bastante o tempo e os erros de catalogação. Seja qual for o método escolhido, comece o mais rápido possível, se você ainda não o fez. O crescimento deve ser uma causa de excitação, não de preocupação.
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