Os deveres de um administrador variam entre setores; no entanto, alguns deveres são semelhantes em toda a linha. Um papel fundamental de um administrador de escritório é contribuir para a organização geral do escritório. Os administradores dão suporte a seus gerentes em uma função de assistente e cobrem as tarefas do dia a dia, permitindo que se concentrem em tarefas mais importantes da empresa.
Suprimentos
Um administrador garante que o escritório funcione sem problemas, especialmente para o executivo ao qual ele reporta diretamente. Como administrador, você será responsável por algumas tarefas domésticas, como garantir que o material de escritório esteja totalmente abastecido. Coisas como encomendar papel, tinteiros e canetas podem ser parte da sua responsabilidade. Além de suprimentos, você também pode servir como um "go-fer" e ser responsável por recados não relacionados ao seu trabalho. Em algumas indústrias, você pode ser solicitado a fazer recados pessoais e não relacionados ao trabalho para seu chefe.
$config[code] not foundAgendamento
Os executivos muitas vezes são inundados de reuniões para participar. Como administrador, uma das suas tarefas será organizar a programação do seu chefe. Você coordenará as reuniões para o seu chefe e certificar-se de que não haja reuniões duplamente reservadas.Uma vez marcada a reunião, você também será responsável por ligar para a outra parte e confirmar que ela pode se encontrar. Se o seu chefe tiver que viajar para o trabalho, você também pode ser responsável por reservar sua viagem.
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Como os executivos são membros-chave de uma empresa, muitas chamadas recebidas serão direcionadas a eles. Os administradores serão responsáveis pela triagem de ligações telefônicas e pela garantia de que apenas as pessoas que realmente precisam falar com um executivo possam fazê-lo. Além dos deveres do telefone, os administradores podem ser solicitados a ler e responder a alguns dos e-mails gerais que um executivo recebe. Tarefas de comunicação tratadas pelo administrador facilitam a vida do executivo.
Produtividade e Ordem
Um administrador deve sempre pensar em maneiras de tornar o escritório mais eficiente. Isso pode significar o desenvolvimento de uma nova maneira de responder a e-mails, encontrar alternativas mais baratas que diminuam os custos de escritório ou até mesmo criar um gráfico de assentos que limite as distrações dos funcionários. Se houver algum problema que possa limitar a produtividade do escritório, o administrador deve tomar medidas para corrigir o problema. Por exemplo, se uma impressora ou computador estiver com problemas, o administrador ligaria para um técnico para resolver o problema.
