Uma secretária do escritório é muitas vezes a cola que mantém um escritório ou empresa juntos, pois ela fornece suporte a uma variedade de membros e departamentos da equipe. Os secretários de escritório não precisam de educação formal, mas a maioria das empresas examinará a conclusão do curso em habilidades de informática e outras habilidades relacionadas ao escritório como um ativo. De acordo com Payscale.com, a partir de 2010, secretários de escritório fazem uma média entre US $ 20.893 e US $ 30.990 por ano.
$config[code] not foundCumprimentar e fazer check-in
O secretário do escritório cumprimenta os clientes, candidatos a emprego e outros visitantes quando eles chegam ao escritório. Se o visitante tiver um encontro com alguém que trabalhe na empresa, o secretário do escritório verificará o visitante e anunciará sua chegada ao funcionário apropriado.
Como a secretária do escritório costuma ser a primeira impressão que as pessoas têm da empresa, ela deve manter uma aparência e comportamento profissionais em todos os momentos. O uso de etiqueta adequada e uma atitude amigável são uma parte importante do trabalho do secretário do escritório. Um aperto de mão e contato visual na chegada permite que o visitante saiba que sua presença é reconhecida e apreciada. Quando um visitante ou cliente deixa o prédio, a secretária do escritório lhe agradecerá por vir e checá-la, se necessário.
Comunicação e Correspondência
Telefone e comunicação escrita é vital para ajudar a empresa a avançar e construir negócios. A secretária do escritório desempenha um papel importante no processo de comunicação dentro do escritório e da empresa. Ele recebe ligações telefônicas, redireciona o interlocutor para a pessoa apropriada ou recebe uma mensagem, faz ligações telefônicas para os clientes e fornece informações ou instruções para aqueles que solicitam ajuda.
Além da comunicação por telefone, o secretário do escritório também está envolvido em correspondência por escrito e por e-mail. Executivos ou gerentes podem pedir ao secretário do escritório que escreva cartas ou responda a consultas do cliente. Quer a comunicação ou correspondência ocorra no telefone, por meio de uma carta ou por e-mail, o secretário do escritório deve sempre se comunicar de maneira profissional, mantendo a reputação que a empresa trabalhou para construir.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingManutenção de Registros
Um escritório ocupado exigirá constante atualização de registros e dados. Se a empresa estiver envolvida na venda de produtos ou serviços, registros de vendas, inventário e solicitações de clientes precisarão ser atualizados a cada dia. O secretário do escritório entra com pagamentos feitos por clientes e clientes e também pode auxiliar o departamento de contabilidade com registros atualizados de pagamentos enviados aos fornecedores.
Além dos registros relacionados a vendas, o secretário do escritório também mantém registros de reuniões por meio de atas de reuniões. A manutenção de registros fornece à empresa um histórico do que ocorreu e pode ser vital para o progresso da empresa. Muitas horas são gastas, pelo secretário do escritório, atualizando e mantendo registros e registros escritos no computador.
