O aumento da imigração é agora uma característica da administração em Washington. Nos primeiros 100 dias após a inauguração do Trump, a imigração detida pelo Departamento de Imigração e Alfândega dos EUA (ICE) aumentou quase 40% em comparação com 2016. Além disso, o governo está adicionando 10.000 novos agentes ao ICE.
Com uma aplicação mais rigorosa como essa, os empregadores devem se preparar para um surto de auditorias de ICE e de imigração.
$config[code] not foundAgora é um bom momento para verificar as políticas para garantir que sua empresa esteja cumprindo com os requisitos de manutenção de registros da I-9. Também é mais importante do que nunca manter-se atualizado sobre as mudanças na lei trabalhista de imigração.
Se você não fizer isso, o impacto poderá ser grande. Mesmo erros aparentemente mínimos de registro podem ter consequências caras, incluindo multas, interrupção de negócios ou pior.
Aqui estão três coisas que você deve fazer para proteger sua empresa:
1. Use o novo Formulário I-9 a partir de 18 de setembro
Você está ciente de que todos os empregadores são obrigados a ter funcionários completos e assinar formulários I-9 mediante contratação? É a lei há décadas. É uma exigência se os funcionários nasceram nos Estados Unidos.
Veja o que mudou. Em 17 de julho de 2017, um novo formulário I-9 foi emitido. É obrigatório para todos os empregadores use o novo formulário I-9 a partir de 18 de setembro de 2017, ou enfrentar possíveis multas por usar um formulário desatualizado.
Em 18 de setembro, você precisará começar a usar o formulário I-9 com uma data de revisão de 17/07/2017.
Então, como você se atualiza para garantir que está usando os formulários corretos da I-9 em seu processo de integração? Uma maneira fácil é usar o HRdirect I-9 e W-4 Smart App.
2. Faça uma auto-auditoria de conformidade
Apesar das melhores intenções, é muito fácil para as empresas se envolverem com a manutenção de registros I-9 para funcionários atuais e antigos - com consequências dispendiosas.
As multas duplicaram no ano passado. Multas por infrações de registros estão agora em US $ 2.156 por violação. As multas saltam para US $ 4.313 para aqueles que conscientemente contratam trabalhadores sem documentos. No caso de ofensas repetidas, as penalidades podem exceder US $ 20.000 e até incluir prisão.
Ao conduzir uma auto-auditoria I-9, você pode agir com antecedência suficiente para minimizar ou evitar consequências sérias. Uma auto-auditoria I-9 ajuda a sua empresa:
- identificar e corrigir erros,
- eliminar registros que sua empresa não precisa mais manter e
- Certifique-se de que você não esteja empregando inadvertidamente um trabalhador não documentado.
A hora de fazer uma auto-auditoria do I-9 é antes que o ICE esteja na sua porta de entrada, solicitando registros.
O ComplyRight tem um guia útil sobre como conduzir uma auto-auditoria. Obtenha o guia gratuito de auto-auditoria I-9 aqui.
3. Prepare-se antecipadamente para responder às auditorias do ICE
Os investigadores federais do ICE têm o direito de aparecer em um negócio sem aviso prévio com um aviso de inspeção para auditar formulários I-9 para funcionários atuais. Empregadores em cidades-santuário, e aqueles em indústrias como paisagismo, hospitalidade e restaurantes, podem ficar sob escrutínio adicional. Não importa quão pequeno seja o negócio - o seu pode ser escolhido aleatoriamente.
Mesmo que o ICE tenha o direito de realizar uma auditoria, há coisas que os empregadores podem fazer para limitar o escopo de qualquer ação:
- Mantenha a documentação da I-9 em um único local, separada dos registros de outros funcionários.
- Limite os registros que você fornece apenas ao que é necessário.
- Não autorize qualquer pesquisa em áreas não públicas sem um mandado de busca legal.
- Não seja pressionado a renunciar ao seu tempo de aviso permitido. Normalmente, as empresas têm direito a aviso prévio de três dias.
Além disso, designe um funcionário para coordenar a resposta da empresa às auditorias do ICE. Esse funcionário deve ser cuidadosamente treinado com antecedência, inclusive quando procurar aconselhamento jurídico.
Ao seguir as melhores práticas como essas, uma auditoria ICE pode ser mantida em um incômodo comercial menor, em vez de uma grande interrupção com multas e outras penalidades.
No ambiente atual, é mais importante do que nunca tomar as medidas certas, como as três ações acima. A ComplyRight é especializada em ajudar empresas de todos os portes a navegar pelas complexidades da conformidade de emprego na imigração e tem muitos recursos em seu site que podem ajudar.
De Stock: Imigração e aplicação alfandegária
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