As atas de reunião são um registro importante do que aconteceu em uma reunião, incluindo itens que foram discutidos, decisões que foram tomadas, tarefas que foram realizadas e delegadas e cronogramas para conclusão que foram definidos. Idealmente, as atas de reunião são usadas tanto pelos participantes da reunião como pelos que perderam a reunião como referência para ações que precisam ser tomadas. Minutos também são usados no futuro como um recurso se alguém quiser voltar e referenciar um tempo ou projeto específico. As notas das reuniões de financiamento precisam ser especialmente detalhadas e específicas à medida que lidam com números e estatísticas importantes. Se você estiver encarregado de tomar as anotações da reunião do comitê financeiro, certifique-se de que suas anotações sigam o protocolo da empresa e sigam as diretrizes básicas para fazer anotações de reuniões eficazes e eficientes.
$config[code] not foundAnote o nome da empresa, a data e a hora na parte superior do documento. Inclua também outras informações relevantes, como nome específico do departamento ou da equipe ou qualquer motivo específico para o qual a reunião foi convocada.
Grave participantes. Os participantes de uma reunião do comitê financeiro normalmente incluem um presidente do conselho, membros do conselho e funcionários diretamente relacionados às finanças da empresa, como um contador ou gerente financeiro. Se for uma reunião de finanças do governo, o gerente da cidade e até mesmo o prefeito podem estar presentes. Além disso, empresas externas podem ser representadas na reunião, se houver uma discussão sobre um projeto em particular. Certifique-se de anotar os títulos das pessoas. Se você precisar, passe uma folha de presença para ter certeza de obter os nomes corretos dos participantes. Você também pode registrar os nomes dos participantes que não puderam estar presentes, mas podem precisar de uma cópia dos minutos.
Se houver uma agenda, registre suas anotações em cada tópico enquanto o tópico é discutido. Os tópicos em uma reunião do comitê financeiro geralmente incluem orçamento, projetos financeiros específicos, receita ou demonstrações financeiras, alocações futuras ou alterações ou atualizações no calendário orçamentário. Inclua os principais pontos de discussão e sub pontos em prosa ou bullet, dependendo do protocolo da empresa. Observe quem está falando, qualquer nome ou número mencionado, bem como qualquer pessoa para quem uma tarefa é designada e uma data de vencimento para a tarefa.
Grave "Outros Negócios". Depois que os itens da agenda tiverem sido abordados, crie uma nova seção intitulada Outros Negócios. Aqui você anotará todos os novos itens que são trazidos para discussão. Mais uma vez, observe o orador, quaisquer datas ou números discutidos e quaisquer tarefas atribuídas e datas de vencimento.
Revisar e endereço de informações em falta. Antes de enviar as anotações da reunião, verifique se elas estão legíveis e gramaticalmente corretas, se não há erros de digitação e se os nomes foram escritos corretamente. Se houver informações ausentes que você sabe que foram discutidas, tente localizar as informações ausentes. Tente escrever os minutos logo após a reunião, enquanto você ainda pode lembrar o que foi discutido.
