Expandindo sua equipe: o impacto sobre suas obrigações de empregador

NFIB's Tendências Econômicas para Pequenas Empresas para maio de 2016 mostra (PDF) mais empresas planejam aumentar o emprego em comparação com o mês anterior. A contratação de novos funcionários para atender às crescentes necessidades de sua empresa pode ser uma jogada de negócios inteligente, mas há consequências a serem consideradas. Vai custar-lhe mais em salários, impostos sobre os salários e benefícios dos empregados. Você também enfrenta uma série de leis federais com as quais deve cumprir. E você pode perder alguns incentivos fiscais federais.

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Obrigações do empregador ao adicionar mais funcionários

Veja como o número de funcionários afeta você:

Cumprindo as leis trabalhistas federais

Enquanto a maioria dos empregadores sempre tenta agir de forma justa, a lei federal impõe obrigações especiais àqueles com equipes que excedam os limites estabelecidos:

Lei de cuidados acessíveis (ACA). Esta lei exige que você forneça cobertura mínima de saúde essencial para trabalhadores em tempo integral e seus dependentes ou pague uma multa. Aplica-se se você tiver pelo menos 50 funcionários equivalentes em tempo integral e integral.
Lei de Discriminação por Idade no Emprego (ADEA). Esta lei proíbe a discriminação contra trabalhadores e candidatos a emprego com 40 anos ou mais. Aplica-se se você tiver pelo menos 20 funcionários.
Lei dos Americanos com Deficiência (ADA). Esta lei proíbe a discriminação com base em uma deficiência e exige que você faça adaptações razoáveis para funcionários com deficiências. Aplica-se se você tiver pelo menos 15 funcionários.
Lei de Reconciliação do Orçamento Omnibus Consolidado (COBRA). Se você oferecer cobertura de saúde aos funcionários, deverá oferecer aqueles que deixarem a oportunidade de continuar sua cobertura por 18 meses (requisitos adicionais se aplicam a cônjuges e dependentes). Aplica-se se você tiver pelo menos 20 funcionários.
Lei de Família e Licença Médica (FMLA). Esta lei exige que você dê até 12 semanas de licença não remunerada para os funcionários para o nascimento ou adoção de uma criança ou para cuidar de um membro da família com uma doença grave. Aplica-se se você tiver pelo menos 50 funcionários.
Lei de Não Discriminação de Informação Genética (GINA). Esta lei previne a discriminação com base na informação do DNA (por exemplo, não contratar alguém porque ela tem um risco maior de contrair câncer de mama). Aplica-se se você tiver pelo menos 15 funcionários.

Os empregadores são obrigados a permitir às mães que amamentam tempo de intervalo razoável para amamentar ou extrair leite. No entanto, os empregadores com menos de 50 empregados estão isentos deste requisito de tempo de pausa se a conformidade impor uma dificuldade indevida.

Perdendo em quebras de impostos

Alguns incentivos fiscais federais só podem ser usados se você for um pequeno empregador. Você perde a oportunidade de reivindicá-los quando se torna grande demais. Aqui estão os números:

Crédito para iniciar um plano de aposentadoria. Esse é um crédito de 50% das despesas até US $ 1.000 (US $ 500) para iniciar um plano de aposentadoria qualificado, como um 401 (k), para sua equipe; pode ser reivindicado por três anos. Aplica-se apenas se você não tiver mais de 100 funcionários.
Crédito de acesso desativado. Este é um crédito de 50% dos custos acima de US $ 250, mas não acima de US $ 10.250 para tornar suas instalações acessíveis. Aplica-se apenas se você não tiver mais de 30 funcionários.
Crédito de seguro de saúde de pequeno empregador. Este é um crédito de até 50% dos prêmios pagos por seus funcionários. Aplica-se apenas se você não tiver mais do que 25 funcionários equivalentes em tempo integral e em período integral.
Crédito diferencial salarial para reservistas ativados. Você pode ter um crédito fiscal para continuar o salário dos trabalhadores chamados para o serviço ativo.O crédito é de 20% do diferencial até US $ 20.000 (crédito máximo de US $ 4.000). Aplica-se apenas se você tiver menos de 50 funcionários.

Pensamentos Sobre Conformidade

É claro que, mesmo que você não atinja o limite de aplicabilidade, provavelmente se esforçará para cumprir as leis federais. Por exemplo, mesmo que você não tenha 20 funcionários, não quer discriminar os trabalhadores mais velhos porque é a coisa certa a fazer (e você não quer se expor a processos judiciais).

Não assuma que as leis federais são suas únicas obrigações. Os estados podem ter suas próprias regras, impondo obrigações mesmo se você tiver poucos funcionários para acionar a lei federal.

Você pode encontrar uma lista completa das leis trabalhistas federais pelo número de funcionários da Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM). Quando você tiver alguma dúvida sobre essas ou outras obrigações do empregador, fale com um advogado da lei trabalhista. O custo do aconselhamento jurídico geralmente é muito menor do que o custo das penalidades do governo ou litígios trabalhistas. Quando você tiver dúvidas sobre a legislação tributária, fale com seu consultor fiscal.

Imagem: NFIB

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