A maioria das organizações usa políticas e procedimentos para definir os padrões de comportamento aceitável e práticas comerciais. Políticas e procedimentos geralmente andam de mãos dadas por causa da estreita relação entre os dois. Uma política é essencialmente um objetivo ou guia escrito que designa como lidar com vários cenários de local de trabalho, e um procedimento descreve as etapas a serem seguidas para alcançar a política. À medida que os ambientes de trabalho, as leis e a tecnologia mudam, as políticas e os procedimentos exigem manutenção e atualização para permanecerem eficazes.
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Revise regularmente até mesmo as políticas e procedimentos mais bem escritos. Não há tempo específico para o qual as empresas aderem, mas a melhor prática é examinar cada política pelo menos a cada dois ou três anos para relevância e precisão. Mudanças em políticas e procedimentos são inevitáveis para se ajustar às necessidades de uma organização ou a uma lei revisada. A manutenção de rotina garante que as políticas e os procedimentos de uma empresa continuem alinhados com sua missão e metas.
Propor alterações
Elaborar e propor revisões uma vez que a necessidade de uma mudança seja identificada. O processo varia de acordo com a organização; no entanto, cada política e procedimento geralmente é atribuído a um proprietário. Por exemplo, o departamento de tecnologia pode ser encarregado da manutenção de rotina de todas as políticas e procedimentos relacionados a TI, enquanto o departamento de recursos humanos pode ser responsável pela manutenção de padrões de conduta, práticas de recrutamento e leis trabalhistas em geral. Colabore com o indivíduo apropriado para identificar as informações desatualizadas e substitua-as pelo conteúdo correto.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingConfirme a conformidade legal
Quando as revisões apropriadas forem concluídas, execute sua diligência para confirmar se as informações são precisas e estão em conformidade com as leis aplicáveis. Se necessário, solicite uma segunda opinião de um especialista ou advogado interno. A política ou procedimento atualizado já está pronto para ser enviado para aprovação final por meio da cadeia de comando de sua empresa. Isso pode consistir no diretor do departamento, no vice-presidente de recursos humanos ou no cargo de CEO.
Comunicar as alterações
Comunique a política ou procedimento revisado a todos os funcionários da sua empresa. Pequenas mudanças na política podem ser comunicadas via e-mail ou anúncio verbal. Cada funcionário deve enviar uma confirmação assinada da revisão. Mudanças mais complexas, particularmente aquelas relacionadas a procedimentos, podem exigir uma aula de treinamento em grupo ou apresentação para assegurar que as mudanças sejam claramente compreendidas por todos os colegas afetados. Além disso, atualize a política ou o procedimento no manual do funcionário, na intranet e em qualquer outro local que contenha a versão anterior.
