Graças à tecnologia moderna, muitos escritórios estão quase totalmente sem papel. Documentos importantes são criados, assinados e enviados exclusivamente on-line e armazenados para facilitar o acesso de todas as partes. Embora seja conveniente ter toda a documentação da sua empresa em formato digital, talvez você não queira se livrar da sua impressora ainda. Perguntamos a um painel de especialistas do Young Entrepreneur Council o seguinte:
$config[code] not found“Muitos negócios são feitos on-line agora e muitos documentos nunca são impressos. Ainda assim, existem algumas situações em que uma cópia impressa é necessária. Qual é o documento para o qual você deve sempre ter uma cópia física e por quê? ”
Documentos comerciais que você deve sempre imprimir
Veja o que os membros da comunidade YEC tinham a dizer:
1. Valores da sua empresa
“Ter itens impressos em papel sempre os torna um pouco mais reais. A capacidade de tocar e sentir, comentar ou mesmo jogar fora torna tudo mais real. Pessoalmente, gosto de ter valores da sua empresa impressos e colocados em sua mesa ou pendurados em uma parede, para servir como um lembrete constante do que você é (e não é). ”~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Contratos
“O tipo de documento que eu acho que você deve sempre imprimir e armazenar on-line é qualquer contrato. Essas são importantes negociações e documentos legais, e você nunca sabe quando voltar e se referir a ela. ”~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licenças, Licenças e Documentos do Selo Levantado
“Você deve manter cópias em papel de licenças comerciais e autorizações, porque muitas vezes os regulamentos exigem que você faça isso. Além disso, documentos físicos de qualquer coisa com uma assinatura original ou um selo levantado devem ser mantidos e colocados em algum lugar seguro. A reprodução de itens com selos não será exibida corretamente em formato digital e não seria considerada documentos originais por muitas entidades. ”~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Planos de Emergência
“É importante manter uma cópia física de qualquer informação ou procedimento que será necessário se uma emergência tornar o acesso ao computador impossível. Isso pode incluir informações de contato de emergência, procedimentos de segurança contra incêndio, procedimentos de evacuação de escritórios e planos de continuidade de negócios. ”~ Roger Lee, Interesse Humano
5. Seus Objetivos
"Eu não uso mais caneta e papel. Tudo é armazenado no meu computador ou no meu dispositivo móvel. Eu também acredito em ser verde e cortar o papel. Mas se eu fosse imprimir qualquer pedaço de papel, seriam meus objetivos. Eu tenho uma lista de metas trimestrais, anuais, de três anos e de 10 anos que reviso todos os meses para ter certeza de que estou no caminho certo. ”~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Seu currículo
“O único documento em que você deve sempre ter uma cópia física é seu currículo. É sempre bom ter seu currículo com você como referência em uma entrevista. Também mostra que você está preparado e leva a oportunidade a sério. ”~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Senhas
“Mantenha uma cópia física de todas as senhas relevantes que você usa ao longo do dia. Essas informações provavelmente não devem ser armazenadas em nenhum lugar on-line, para evitar a possibilidade de invasão ou roubo de identidade. ”~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Certificados de Ações
“Ao emitir ações para parceiros de negócios ou funcionários, é importante manter uma cópia impressa e uma cópia digital, caso a cópia impressa seja perdida. Normalmente, os funcionários receberão uma cópia impressa assim que tiverem exercido a opção de comprar as ações. ”~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Quaisquer arquivos cruciais para suas operações
“Existem vários tipos de documentos que achamos úteis manter na impressão. Estes incluem contratos de clientes assinados, arquivos de RH da equipe e revisões semestrais, nossos manuais de políticas da empresa (um por funcionário), nossos principais valores (pendurados com orgulho), painéis visuais para vendas, principais progressos trimestrais e as necessidades corporativas exigidas. seguros e lançamentos de RH com mandato estatal. ”~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Recibos de Pagamento
"Embora os recibos digitais sejam ótimos, ainda é bom ter a capacidade de imprimir recibos quando necessário por motivos fiscais ou por outros documentos." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. seu cartão de visita
“Eu sempre mantenho os cartões de visita à mão. Você nunca sabe onde ou quando conhecerá alguém e quem vai querer se conectar com você mais tarde. Eu tenho 10 ou mais em vários locais, como minha bolsa, jaqueta, carro, carteira, porta-passaporte, mesa e casa. Além disso, garanta que suas cartas sejam tão memoráveis quanto você. É fácil perdê-los, então faça o que puder para criar algo que reflita sua singularidade. ”~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
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