O que você acha: todos nós estamos subestimando a importância do email? Talvez porque se perca em spam, ou por causa de canais alternativos no twitter, no LinkedIn e no Facebook? Uma pessoa inteligente me lembrou recentemente que o email é a espinha dorsal das mídias sociais.
E em um post recente sobre etiqueta comercial no American Express OPEN Forum, o especialista em pequenas empresas Steve Strauss escreveu:
“E-mail é agora a forma dominante de comunicação empresarial e deve ser tratado como tal. Algumas políticas uniformes ajudam todos a permanecerem no caminho certo. ”
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Eu digo que mesmo com o "e" na frente dele, ainda é mail. É a sua comunicação empresarial. Não são apenas vendas. E estarmos imersos em comunicações de texto rápidas e descuidadas não significa que não devemos prestar atenção aos nossos próprios e-mails. E se você vai fazer isso - e enfrentá-lo, você é - faça certo. Acho que minha lista aqui não é nada que já não saibamos, mas podemos precisar dos lembretes. Eu espero que isso ajude:
1. Mantenha curto. Estamos todos ocupados. A maioria de nós está vasculhando nossos e-mails, procurando os pontos-chave e tentando entrar e sair deles rapidamente. Eu nunca escrevi nada que não fosse mais útil quando cortado pela metade do comprimento.
2. Faça da linha de assunto um resumo. Este parece óbvio, mas escaneie seus próprios e-mails e você descobrirá que a maioria das linhas de assunto é aleatória na melhor das hipóteses. Temos tópicos que crescem como bolas de neve ligadas ao assunto da primeira mensagem, um assunto que há muito foi alterado. Temos assuntos como manchetes, tentando nos induzir a ler mais. Não soe como um spammer. Descreva sua mensagem em sua linha de assunto.
3. Comece e termine com "você". Esse é um dos fundamentos da escrita de cartas comerciais: considere o interesse próprio do leitor. Comece seu primeiro parágrafo com a palavra "Você" e inclua algo como "você me perguntou …" ou "você queria …" ou "você mencionou" ou "você precisa". Comece seu último parágrafo com "você" novamente e enfatize o O leitor não fará o que quer que esteja pedindo.
4. Apenas um tópico por mensagem. Você descobrirá que seus resultados reais de e-mails aumentam quando você divide seus e-mails em uma única mensagem para cada tópico. Essas mensagens adicionais que você gostaria de incluir têm muito mais chances de se perder. Quebre as mensagens.
5. Use o tom apropriado. Tenha cuidado e esteja correto com o tom. Sarcasmo, paródia e ironia são difíceis de colocar em texto preto e branco. Os tons são muito facilmente mal interpretados. Nunca escreva um email que possa ser mal interpretado e encaminhado para alguém fora do contexto. Nunca escreva um email que seria constrangedor se citado.
6. Não envie cópias extras. É uma mensagem, não um arquivo ou um cofre. Todos nós odiamos essas cópias extras de capa-de-trás em todo o e-mail para qualquer um que possa vagamente um dia acusá-lo de não ter enviado algo, ou lidado com algo, ou acompanhado. Envie seu e-mail para as pessoas para as quais ele é destinado e para mais ninguém.
7. Respeite a ortografia e gramática. Use um verificador ortográfico, pelo menos, mas reconheça que os verificadores ortográficos não detectam muitos erros gritantemente incorretos. Usar “there” para “their”, por exemplo, ou a confusão muito comum entre apóstrofes e plural, como se toda palavra no plural precisasse de um apóstrofo. Experimente esta pesquisa no google ou o meu favorito pessoal, 10 erros ortográficos comuns em oatmeal.com. Esses erros fazem com suas comunicações o que um grande pedaço de espinafre preso em seus dentes faz com seu sorriso.
8. Lembre-se que não é privado. O e-mail da sua empresa pertence à empresa e seu e-mail pessoal pode ser chamado no tribunal. Pessoas que querem e sabem como podem bisbilhotar no email. Nunca escreva no e-mail nada que seja embaraçoso para você ou seu destinatário, inadequado, intolerante, ilegal ou estúpido.
9. E-mail não é para argumentos. Palavras furiosas não são biodegradáveis. Nunca discuta no email. Caminhe pelo corredor ou pegue o telefone. Eu aprendi isso da maneira mais difícil, achando que o meu brilhante uso da língua inglesa poderia, de alguma forma, fazer um ponto melhor do que eu poderia com a conversa antiquada. Isso nunca acontece. E-mail quase nunca ganha um ponto ou pára um argumento. Quase sempre piora as coisas, não melhor.
10. Preste atenção nesses tópicos. A maior parte do nosso software de e-mail cria e-mails longos, como as crianças constroem bolas de neve rolando morro abaixo. Cada novo email é reunido abaixo no tópico. Há alguém lá fora que pelo menos uma vez percebeu, consternado, tarde demais, que você acidentalmente enviou um longo tópico por e-mail que incluía informações demais ou algum comentário embaraçoso sobre alguém ao longo do caminho. Você não odeia quando isso acontece? E, além desse problema, há apenas o excesso de informações inúteis, pois cada novo e-mail no segmento inclui todos os e-mails anteriores. Pense em quanto lodo estamos enviando pelo pipeline. Todo mundo precisa ser lembrado em todos os e-mails sobre tudo o que foi dito em todos os e-mails relacionados?
