A etiqueta correta do telefone é essencial para apresentar uma imagem profissional e manter um escritório funcionando sem problemas. Acertar as nuances é importante, já que uma ligação telefônica geralmente representa o primeiro contato do cliente com a empresa. Essas mesmas regras não escritas também se aplicam aos relacionamentos entre colegas de trabalho, onde uma pessoa grosseira pode facilmente atrapalhar um ambiente harmonioso. Aprender as regras básicas básicas da etiqueta do telefone do escritório agora vai salvá-lo do constrangimento mais tarde.
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Não deixe os chamadores supondo sua identidade ao respondê-los. Responda com o seu nome completo e a saudação formal da empresa, se o seu empregador exigir um. Por exemplo, uma recepcionista do front office pode dizer algo como: "Bom dia, essa é Jane Doe falando, como posso ajudá-lo?" Nunca coma ou mastigue chiclete enquanto estiver ao telefone. Se o chamador estiver deixando uma mensagem, repita os detalhes em voz alta, para que ele saiba que você os entende. Anote a hora e a data de cada chamada antes de entregar o recibo de mensagem.
Curb seu viva-voz
Restringir os viva-voz a configurações privadas, como chamadas em conferência, onde é fácil conter níveis de volume a portas fechadas. Mantenha-os fora de cubículos ou espaços abertos para evitar colegas de trabalho perturbadores. Ao fazer negócios, certifique-se de que todas as partes saibam que você está usando um alto-falante e obtenha o acordo antes de começar. Quando a reunião terminar, verifique se você realmente desconectou o viva-voz para evitar que os participantes ouvissem comentários casuais feitos por você ou por outras pessoas.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingDeixe os fones de ouvido
Mantenha fones de ouvido ou fones de ouvido Bluetooth na sua mesa quando você os deixar por qualquer período de tempo, como usar o banheiro ou fazer uma pausa em uma área comum. Caso contrário, os colegas de trabalho terão dificuldade em chamar sua atenção, já que não terão ideia se você está recebendo uma ligação.Usar fones de ouvido ou fones de ouvido quando você não estiver usando-os também é rude, já que isso sugere que você não está disposto a se envolver com outras pessoas.
Abaixe o volume
Nunca perca a noção do seu entorno enquanto estiver no telefone. Fale em voz baixa, em tom conversacional o tempo todo, mas baixe a voz se os colegas de trabalho mostrarem olhares irritados, aconselha Barbara Pachter, uma coach de carreira entrevistada no artigo de outubro de 2013 da Business Insider "Oito regras de etiqueta telefônica que todo profissional deve saber". Siga regras semelhantes para dispositivos como telefones celulares. Deixe-os vibrar para evitar interromper as funções de trabalho e escolha toques normais. Os colegas de trabalho podem não compartilhar seu amor pelo hip-hop abrasivo ou speed metal, por exemplo.
Mente suas mensagens de voz
Indique seu nome, título e instruções para os chamadores nas saudações do correio de voz. Siga as diretrizes do usuário do seu empregador. Por exemplo, a Universidade do Pacífico exige que os funcionários atualizem regularmente suas saudações - para que os chamadores não se perguntem se um funcionário ainda está de férias. Seja sucinto em suas mensagens de voz, pois o destinatário pode não ter tempo para ouvir mais do que os detalhes básicos. Diga o seu número de telefone lentamente, no entanto, para que o chamador não acabe repetindo sua mensagem repetidamente.
