Um dos maiores desafios que uma organização pode enfrentar é conseguir que os funcionários concluam as planilhas de horas e acompanhem seu tempo.
Em uma era de cautela do “Big Brother” e um foco maior na privacidade, alguns funcionários podem reclamar da ideia de contabilizar seu tempo, enquanto outros podem ter dificuldades em submeter suas planilhas de horas inteiramente.
Seja qual for o motivo para implementar esse processo, seja para cumprir com o governo ou para entender melhor seus custos, o resultado final é o mesmo: seus funcionários devem acompanhar e acompanhar seu tempo.
$config[code] not foundVamos analisar etapas que podem ajudar muito os funcionários a preencher os quadros de horários.
Explique como se faz com recompensas
Um dos principais passos para motivar seus funcionários é explicar a eles por que isso é importante. Isso pode ser feito através de um sistema de recompensas ou de um sistema de afirmação positivo / negativo.
Uma empresa sediada no Brasil chegou ao ponto de instalar uma máquina de cerveja que só abria quando todos apresentavam suas planilhas de horas corretamente e no prazo.
Mas se você não está seguindo o caminho infundido com álcool, uma razão simples, mas eficaz, para seus funcionários completarem suas planilhas de horas é o enorme benefício que eles trazem para eles pessoalmente. Estima-se que todos os dias a economia dos EUA perca 50 milhões de horas faturáveis, ou seja, US $ 7,4 bilhões.
O que explica a perda? De acordo com AffinityLive, uma empresa de automação de serviços profissionais, a perda é o resultado de métodos de rastreamento de tempo insuficiente. A empresa diz:
“Devido à falta de avanço tecnológico e aos maus hábitos de rastreamento de tempo, o AffinityLive descobriu que 51% dos entrevistados raramente ou nunca monitoram o tempo gasto lendo e respondendo e-mails, e 28% disseram o mesmo para as reuniões.”
A solução? O Affinity Live adiciona:
"Mudar de atualizações semanais para o quadro de horários … recuperaria US $ 52.000 por profissional, por ano em tempo faturável".
Como resultado, o passo mais importante para ajudar seus funcionários a completarem seus quadros de horários é ajudá-los a perceber que quanto melhor eles rastrearem seu tempo, mais horas faturáveis sua empresa terá.
Por sua vez, essas horas extras faturáveis equivalem a mais receita recebida e melhor remuneração dos funcionários em geral. Seja qual for o caso, seus funcionários se beneficiam diretamente.
Tornar mais fácil
Este pode ser tão simples quanto manter seus funcionários focados e na tarefa. Você pode seguir os passos da Iris, uma empresa que implementou um programa em que sites como o Facebook e o Google estavam totalmente bloqueados até que seus funcionários enviassem quadros de horários preenchidos.
Embora esses métodos possam parecer duros, eles são absolutamente eficazes para definir um padrão de ouro para a alocação de acompanhamento simples e fácil dos funcionários.
Outro passo importante é facilitar que seus funcionários concluam suas planilhas de horas com software automatizado atualizado, incluindo interfaces de usuário simples e limpas. Muitas empresas dependem de software antiquado ou, pior ainda, de métodos não informatizados para rastreá-las. Ainda assim, outras empresas usam sistemas que são tão específicos e detalhados que um funcionário precisa de uma lenda para entender como categorizar seu tempo.
Para evitar esses problemas, tente automatizar o processo o máximo possível. O software de rastreamento de tempo moderno pode ser um recurso inestimável para ajudar os funcionários e gerentes a otimizar e automatizar o processo.
O ideal é que o preenchimento de quadros de horários não leve mais do que alguns minutos por dia.
Ligar folhas de horas ao pagamento
Pode parecer uma solução simples, mas às vezes as soluções simples funcionam melhor. Quando tudo mais falhar, deixe claro que o pagamento depende dos quadros de horários preenchidos.
Como a profissional de RH Suzanne Lucas destaca, há uma necessidade de cautela ao usar este método:
“É ilegal não pagar alguém pelo tempo trabalhado, e em alguns estados você pode ter um grande problema por atrasar um salário, mas (verifique com um advogado em seu estado) por que não apenas definir um prazo e se eles o perdem, eles não é pago por essa semana até a próxima rodada de contracheques? Pense no que você está tentando motivá-los a fazer: preencha os cartões de tempo para que eles possam ser pagos. ”
No entanto, se os funcionários continuarem a lutar para completar seus quadros de horários, Lucas afirma que o comportamento “pode sugerir que o problema não está nos empregados desmotivados, mas sim em um processo de cronograma que desanima”.
Ao explicar o porquê, definindo o exemplo, facilitando e vinculando planilhas de horas a pagamentos, as organizações podem percorrer um longo caminho para conseguir que os funcionários concluam quadros de horários e, esperamos, ajudá-los a avaliar os benefícios de fazê-lo.
Relógio de tempo Foto via Shutterstock
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