A fraude de reembolso de despesas pode ser muito cara para as pequenas empresas. Um estudo recente da Chrome River Technologies informa que há um potencial para custar às empresas americanas até US $ 1,9 bilhão por ano no total.
São aproximadamente US $ 35.000 por empresa. A Small Business Trends conversou com Anne Becknell, vice-presidente sênior de sucesso do cliente na Chrome River Technologies, sobre o que as pequenas empresas precisam saber.
$config[code] not foundComo o nome sugere, a fraude de reembolso de despesas é um crime que ocorre quando um funcionário envia uma reclamação para receber o pagamento de despesas comerciais falsas.
Como Evitar a Fraude no Reembolso de Despesas
Use a tecnologia atualizada
Gerenciar e auditar o relatório de despesas precisa usar a tecnologia moderna para ser eficaz. A utilização de relatórios de despesas manuais foi a questão número um da pesquisa.
"É incrível como muitas empresas de pequeno e médio porte ainda usam o método candlelight and crayon", diz Becknell. "Eles ainda estão fazendo isso em papel ou com planilhas do Excel e enviando por e-mail para a empresa."
O problema desses sistemas antiquados é a incapacidade de rastrear e ver as tendências que devem desencadear os alarmes. A tecnologia que incorpora ferramentas como a análise automatizada ajuda você a identificar os pontos de acesso como o mesmo recibo que foi enviado várias vezes.
Becknell diz que a automação reduz pela metade a fraude de reembolso de despesas.
Entenda os homens trapacear mais
A fraude de reembolso de despesas não é uma área em que haja igualdade entre os sexos. De fato, o relatório afirma que os homens têm duas vezes mais probabilidade de cometer o crime do que suas contrapartes femininas. Não só isso, eles tinham quatro vezes mais chances de adicionar pelo menos US $ 1000 às suas despesas.
Saiba que os funcionários mais jovens cometem mais desses crimes
De fato, quase 83% das fraudes de reembolso de despesas foram cometidas por funcionários entre 25 e 44 anos.
Implementar uma política formalmente escrita
Não apenas uma política escrita é importante, como as pequenas empresas devem ter um procedimento a seguir que informe aos funcionários da gerência que processaram o que precisam saber. Becknell sugere que os funcionários assinem o documento para ajudá-los a se apropriarem da política.
"Quando você assina algo, há um apego emocional", diz ela.
Incorporar Regras de Alto Nível
A política não precisa ser muito detalhada, mas precisa definir os limites para os gastos. Por exemplo, embora não precise definir o valor exato que você pode gastar em uma corrida de táxi, ele deve informar seus funcionários se a classe de negócios ou de ônibus é aceitável.
A simplicidade deve ser um dos benchmarks que você usa aqui.
Não complique o processo
Os contabilistas vêem frequentemente a oportunidade de aprofundar as despesas de uma empresa quando automatizam o processo. O resultado é um relatório de despesas que é complicado e tende a receber um carimbo de borracha sem ser devidamente examinado.
Portanto, é importante observar quantas vezes e por que os relatórios de despesas passam de pessoa para pessoa. Pequenas empresas devem procurar otimizar essa parte do processo.
Preste atenção às despesas pessoais
Uma das maiores reclamações sobre fraude de despesas é substituir despesas pessoais por despesas comerciais. Um dos brindes aqui é as reclamações para refeições de final de semana quando o funcionário não está programado para viajar.
Cuidado com as despesas extravagantes
Mais de um terço dos que admitiram fazer batota na tecnologia do Rio Chrome relataram valores que variam de US $ 100 a US $ 499. Quantidades que parecem alteradas são bandeiras vermelhas que você deve procurar. Por exemplo, um recibo que parece ter usado dois tipos diferentes de tinta é geralmente uma oferta inoperante.
Aprovar os aprovadores
"Você vai querer tornar a aprovação desses recibos significativa e treinar os aprovadores", diz Becknell. Ela acrescenta que é importante que eles entendam o que procurar e que sejam responsabilizados pela captura de reivindicações fraudulentas.
Use os cartões de crédito da empresa como etapa proativa
Sempre que possível, o uso de cartões de crédito da empresa desestimula reivindicações fraudulentas. Essa é uma excelente maneira de bloquear informações importantes, como a data e o valor de qualquer transação.
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