O gerenciamento de farmácia exige uma combinação de habilidades, incluindo gerenciamento de contas, gerenciamento de pessoal, gerenciamento de marketing, vendas e estoque e uma grande dose de atendimento ao cliente. Os gerentes de farmácia de varejo são responsáveis por todo o espaço de varejo, com exceção do departamento de prescrição, que fica sob a alçada do farmacêutico. Apesar da dupla administração do espaço da farmácia, o gerente é responsável pela maioria das questões fora do dispensário.
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Os gerentes de farmácia são responsáveis por gerenciar contas que vão desde pagamentos de fornecedores a seguros de terceiros e quaisquer periféricos que possam entrar em jogo. Todas as receitas obtidas pela farmácia devem ser calculadas diariamente e comparadas com as despesas, para que o dinheiro que entra nunca fique aquém do dinheiro que sai. Uma vez que muitas das contas tratadas têm datas de vencimento diferentes, é essencial manter o controle de todas as finanças em todos os momentos. A maioria das farmácias é paga principalmente por empresas de seguros terceirizadas pelo medicamento que elas prescrevem. Os pagamentos chegam mensalmente e é preciso verificar a precisão e as deficiências do registro de prescrição do mês. Se houver discrepâncias, o gerente deve entrar em contato com a companhia de seguros e culpar a diferença.
Funcionários
A gestão de pessoas é uma parte importante de qualquer cargo de gerente de loja de varejo. A equipe de farmácias varia de registro em part-time e ajuda de estoque a farmacêuticos licenciados e técnicos de farmácia. Os gerentes de farmácia são cobrados com a criação de um cronograma de trabalho para todos os membros da equipe. Um farmacêutico licenciado deve estar presente em todos os momentos ou a loja não pode abrir legalmente. Isso significa que o gerente deve garantir que um farmacêutico esteja sempre no horário e no local, e que haja um preenchimento pronto no caso de doença ou outra ausência. Há casos em que um departamento de farmácia é equipado com portões suspensos separados que podem ser bloqueados mesmo enquanto o restante da loja está aberto. Em tais casos, a loja pode operar mesmo se não houver farmacêutico nas instalações.
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Medicamentos prescritos e outros itens controlados, como perfurocortantes ou insulina, devem ser pedidos regularmente para que estejam em estoque quando necessário. A maioria das empresas de fornecimento de medicamentos tem duas entregas por dia, de modo que, mesmo quando o suprimento está baixo ou completamente fora, as substituições podem ser dispensadas no final do dia após o recebimento de uma segunda entrega. Normalmente, empresas de suprimentos farmacêuticos também estocam itens de balcão (OTC) que desempenham um papel enorme na solvência financeira da loja. Na maioria dos casos, as farmácias ganham mais com as vendas no mercado de balcão do que com o dispensário de medicamentos. Daí o crescente número e variedade de produtos transportados por grandes cadeias de farmácias em todo o país que ganham mais lucro com o balcão da frente do que com as costas.
Periféricos
O gerenciamento de farmácias vem com uma lista de deveres periféricos que estão fora da área médica e da OTC. Muitas farmácias vendem itens como bilhetes de loteria, cerveja e vinho, ou mantimentos. Esses itens tendem a ter suas próprias contas para gerenciar, seus próprios problemas de armazenamento (uma loja segura para itens de loteria, um estojo refrigerado para alguns mantimentos) e seus próprios atacadistas para lidar com eles. Os varejistas de bilhetes de loteria são obrigados a pagar vencedores até uma certa quantia, conforme determinado pelo governo do estado, e isso pode causar confusão na contabilidade. As compras têm datas de vencimento que devem ser monitoradas constantemente para que a mercadoria antiga não acabe na cozinha do cliente.
Marketing
Embora as grandes cadeias tendam a ditar os períodos promocionais e as diretrizes de um escritório corporativo central, os gerentes de farmácia independentes geralmente são responsáveis pela criação de promoções e outras campanhas de marketing por conta própria. Como o gerente sabe o custo de atacado de cada item, o que vende melhor e menos e como os consumidores compram a loja, ela é mais adequada para o gerenciamento promocional. As promoções podem incluir preços especiais, criação de panfletos, distribuição e anúncios gerais para a loja. As promoções devem ser mantidas durante todo o ano e, muitas vezes, exigem ajustes, à medida que as estações e os hábitos de compra dos consumidores mudam. A despesa de cada campanha deve ser incluída no orçamento e contabilizada nos cálculos mensais de lucros e perdas.
