Você acha que gerencia seu fluxo de trabalho da melhor maneira possível? Muitas equipes confiam em lembretes, pilhas de e-mails ou coisa pior: a memória deles. Ser pego por erros humanos cria equipes desorientadas, lentas e confusas de grupos que têm o potencial de serem incríveis.
Essas dicas de pequenas empresas ajudarão você a se familiarizar com o uso de ferramentas de produtividade e integração de aplicativos para turbinar seu fluxo de trabalho.
$config[code] not foundO primeiro problema vem do fato de que todo pequeno empresário é um empreendedor e um técnico, mas a maioria não é gerente. A maioria das pessoas começa um pequeno negócio depois de ter trabalhado em uma empresa maior em um trabalho que envolve "fazer". Programação, design gráfico, SEO, o nome dele - os proprietários de pequenas empresas geralmente têm a ideia quando percebem que poderiam estar fazendo a mesma coisa que estão fazendo agora e se livrar de seu chefe.
Motivado pelo mítico impulso empreendedor e pelos verdadeiros especialistas técnicos em seu campo, os fundadores não percebem que não podem simplesmente se livrar do chefe - eles precisam estar o chefe.
Ser o patrão envolve a gestão do tempo, das pessoas e do dinheiro. Embora isso possa ser possível se for sua única responsabilidade, além de tudo o mais que encontrei, não havia horas suficientes no dia.
Esta ideia, do "E-Myth" de Michael E. Gerber é fundamental para entender por que as pequenas empresas enfrentam os problemas que enfrentam, especialmente quando estão crescendo rapidamente. Infelizmente, ao iniciar um pequeno negócio, de repente você tem um chefe novamente - seus clientes, receita e o relógio. É aí que entram as ferramentas de produtividade.
A comunicação simples com sua equipe é inestimável, porque você não precisa contar a todos individualmente sempre que algo é feito. O Trello é ótimo para coisas como essa junto com o Slack, um aplicativo de bate-papo que pode servir de base para notificações de outras ferramentas.
Estes têm elementos comuns - comunicação de equipe inteira.
Trabalhando em voz alta
A mesma coisa que é importante para todos os relacionamentos é a chave para um negócio de sucesso. É comunicação Os seres humanos são notoriamente pobres em comunicar tudo o que está acontecendo. Com que frequência você pensou acidentalmente em algo que queria dizer em voz alta?
Manter todos em dia com o progresso de uma tarefa é essencial, assim como a colaboração. Acredito que as pequenas empresas que têm uma ótima idéia e um mercado focado podem se tornar grandes, desde que se coordenem. Mesmo os cirurgiões, aqueles cujo trabalho é pensar de pé e reagir a cada nova situação à velocidade da luz, precisam de listas de verificação para reduzir os erros que cometem.
Como é possível coordenar a construção de um arranha-céu com uma grande equipe de funcionários terceirizados e internos? Uma lista de verificação colaborativa e comunicação da equipe são tudo o que é preciso. Depois disso, aqueles que são os empreendedores, os técnicos e os gerentes são todos livres para continuar com seus trabalhos e fazer o que fazem melhor - contanto que eles falem sobre isso.
Dicas para pequenas empresas para eficiência de equipe
Você pode usar processos colaborativos para todos os aspectos do seu esforço relacionado aos negócios.
A promoção de conteúdo, a contratação de um estagiário e a publicação de conteúdo visual podem ser rastreados com a equipe, facilitando a divisão da tarefa em partes menores e distribuí-las entre as pessoas com a capacidade certa. Isso fará com que a tarefa seja executada mais rapidamente e o progresso estará bem ali para você ver.
Para gerenciamento de projetos, o Trello é incrível. É uma placa virtual de notas adesivas de conteúdo rico que você usa para criar tarefas de grande formato, adicionando cartões a cada uma, detalhando os processos menores.
Um dos aspectos mais úteis é sua integração com o Slack. Quando configurado para fazer isso, ele informará sua equipe sobre o Slack quando você fizer uma alteração no Trello, tornando-o uma ferramenta poderosa para acompanhar o progresso.
O Zapier, uma ferramenta compatível com o Slack e o Trello, é um aplicativo de automação que permite que seus aplicativos da Web se comuniquem entre si, enviando notificações e automatizando processos para que você não precise.
Talvez você possa ver um padrão emergindo?
Nos últimos dois anos, os aplicativos da Web passaram de versões baseadas em navegador de aplicativos comuns a uma solução única baseada em nuvem. Tudo em um só lugar, todos ligados juntos, conversando e notificando, simplificando as coisas.
Comunicação Produtiva
A menos que sintamos que gostaríamos de tornar nosso trabalho mais difícil para nós mesmos, porque não é um desafio o suficiente, devemos usar essas novas máquinas (termo moderno) a nosso favor. Alguém já fez o trabalho duro e muitas dessas ferramentas estão disponíveis gratuitamente.
De acordo com Pratik Dholakiya, um colaborador do Small Business Trends, a falta de comunicação é um dos grandes assassinos de produtividade. A falta de uma direção clara é causada por uma equipe que trabalha em silêncio e, de acordo com Pratik, poderia significar mais de uma pessoa fazendo o mesmo trabalho, sem saber, que é um dos grandes assassinos da produtividade. Às vezes, tarefas desnecessárias são feitas. Em outros momentos, muito tempo é alocado para tarefas insignificantes. Cada um desses cenários são assassinos de produtividade e representam um enorme dreno nos recursos de uma organização.
Às vezes, é difícil coordenar seu próprio fluxo de trabalho. Quando você está agendando as necessidades dos outros, isso pode ser impossível sem um planejamento adequado.
Aprendendo com Listas
Quando eu escrevo uma postagem no blog, eu corro uma lista de verificação para ter certeza de que está tudo certo. O mesmo vale para promoção e inúmeras outras coisas que faço ao longo do dia.
Não preciso me lembrar de todas as etapas enquanto faço isso, só uso depois para detectar erros. Ao fazê-lo, também funciona como uma ferramenta de ensino. Eu aprendo os passos e encontro meu cérebro automatizando-o para mim enquanto eu passo.
Todos nós poderíamos ficar melhores em nosso trabalho, não importa qual fosse o método. Listas de verificação, como famosamente usadas por alguns pilotos, tornam tudo possível.
Eles fazem você capaz de trabalhar como uma máquina enquanto permanece humano.
Se você tem dicas de pequenas empresas para compartilhar, adoraria ouvir sobre elas.
Nota do editor: este artigo foi revisado para refletir o nome correto do autor para o E-Myth.
Lista de verificação foto via Shutterstock
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