Um planejador de reunião em uma grande propriedade de hospedagem de conferência é responsável pelo evento de um cliente desde o contato inicial até que o grupo deixe o hotel. O planejador lida com tudo, desde a reserva de reuniões e quartos de hotel até a configuração de alimentos e equipamentos. Em uma grande instalação, pode haver vários planejadores de reuniões que têm diferentes áreas de especialização e trabalham juntos em eventos de grupo. Exemplos dessas diferentes áreas incluem reservas, alimentos e bebidas e relações públicas.
$config[code] not foundRelações Públicas e Marketing
Nesta função, o planejador de reuniões serve como um representante da instalação de hospedagem e conferência para o público. O trabalho do planejador é garantir que a instalação tenha uma reputação positiva e ajudar a trazer as reservas dos clientes. Os planejadores de reuniões criam folhetos descrevendo os serviços da instalação, respondem a perguntas por e-mail ou por telefone sobre serviços de planejamento de eventos e fornecem informações sobre as instalações e serviços da reunião atual para uso no site do hotel. Nessa função, o planejador cria conteúdo para anúncios multimídia para o departamento de planejamento de eventos da instalação. O planejador também precisa entrar em contato com empresas e convenções para incentivar negócios novos e contínuos.
Reservas e Registro
Ao trabalhar principalmente em reservas e registro, o planejador de reuniões ajuda os clientes a fazer reservas de hotel e salão de festas para os participantes. Dependendo do tamanho do grupo e de quais atividades devem ser realizadas no local, o planejador da reunião sugere quais salas de reunião no centro de conferências atenderiam melhor às necessidades do cliente. O planejador também registra grupos de quartos de hotel para os participantes do cliente e ajuda com qualquer acomodação de transbordamento necessária. Parte desse papel do planejador de reuniões inclui negociar uma taxa de desconto de grupo e, possivelmente, ajudar na organização de viagens. Os planejadores de reuniões também auxiliam no registro no local para os participantes.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingAlimentos e Bebidas
Toda convenção precisa de serviços de alimentos e bebidas. Felizmente para os clientes, os planejadores de reuniões no local cuidam facilmente desse assunto para eles. O planejador de reuniões ajuda o cliente a descobrir quanto alimento é necessário para a quantidade projetada de participantes. Parte disso é ajudar a determinar se as refeições devem ser servidas em um jantar ou buffet e quais bebidas devem ser oferecidas. O organizador de reuniões discute o menu de cada refeição com o cliente e ajuda a desenvolver um orçamento ou pacote para o cliente.
Deveres Técnicos
Há muitos aspectos técnicos diferentes do trabalho de um planejador de reunião em uma grande propriedade de hospedagem de conferência. Um dos aspectos financeiros técnicos da função é ajudar o cliente a elaborar um orçamento e determinar como todos os serviços da instalação devem ser pagos. O organizador da reunião organiza todo o evento do cliente, certificando-se de que o cliente saiba quais salas de conferência estão disponíveis a que horas e desenvolve uma programação de eventos. Os planejadores também são responsáveis por localizar, alugar e configurar qualquer equipamento audiovisual ou outro equipamento especializado que o cliente precise. Um planejador de reunião também pode localizar e organizar entretenimento a pedido do cliente.
