Mais e mais fornecedores estão lançando plataformas de nuvem e ofertas de software como serviço (SaaS) para unir as pessoas on-line.
Não permita que termos do setor como "plataformas na nuvem" e SaaS confundam você, no entanto. Tudo isso significa que as pessoas estão usando aplicativos de software baseados na Web para trabalharem juntos.
O objetivo desses sistemas de software colaborativo é imitar o ambiente de trabalho que temos desde o primeiro escritório organizado.
$config[code] not foundPense no ambiente de trabalho que as pessoas vêm usando desde que o escritório organizado se tornou comum. Vemos melhor em filmes antigos agora (ou em episódios de Mad Men) - cada departamento em um andar diferente, filas de secretárias sentadas em máquinas de escrever IBM Selectric, executivos juniores em cubículos, seniores em escritórios.
Nos meus primeiros dias na AT & T, estávamos constantemente reorganizando as pessoas para que todos os membros das equipes de contas nacionais se sentassem lado a lado. Nós até penduramos sinais de equipe do teto. As reuniões foram realizadas a qualquer momento e, para compartilhar um documento, acabei de colocar uma pasta de arquivo na mesa de um colega.
Hoje, o ambiente de trabalho mudou drasticamente. Mais pessoas trabalham remotamente de casa. Temos equipes virtuais, mais consultores e equipes terceirizadas. O aumento dos preços do gás e as situações econômicas tornarão o escritório virtual ainda mais necessário.
Todo mundo tem uma descrição diferente do escritório virtual. Eu tenho administrado empresas virtuais desde os anos 80. Lembro-me de ter gostado de ter uma conta de e-mail da MCI e percebi que não precisava lidar com o correio de voz para me comunicar com as pessoas.
Desde então, tenho muita experiência com o que funciona e o que não funciona. Deixe-me compartilhar os requisitos que eu acho que os aplicativos de software devem ter para ajudar as pessoas a trabalharem juntas no "escritório virtual" de hoje:
Simplicidade e familiaridade
As pessoas naturalmente resistem (alguns dizem que odeiam) mudam. A interface de um aplicativo de software precisa se assemelhar ao que as pessoas estão familiarizadas. Também deve ser o mais intuitivo possível.
Isso pode parecer básico, mas se você olhar para os jogadores no espaço de colaboração agora, apenas alguns fizeram isso muito bem. Algumas aplicações de software são tão funcionalmente estrangeiras e difíceis de usar que você rapidamente desiste depois de algumas tentativas de descobrir apenas o básico. Para atravessar o abismo e se tornar dominante no mercado, a experiência do usuário precisa ser familiar e simples.
Presença / Chat
Eu sinto que a “presença” e a capacidade de se comunicar imediata e diretamente é o aspecto mais importante. Conhecer o status de todos com quem você está trabalhando é a base de um sistema bem-sucedido.
No modelo de escritório convencional mais antigo, podíamos olhar para o outro lado da sala ou nos debruçarmos sobre a parede do cubículo para conversar sobre o clima ou um novo lançamento do produto. A alternativa hoje é o bate-papo instantâneo ou a conferência telefônica. Serviços como o VOIP ou serviços gratuitos de teleconferência tornaram as conferências ad hoc rápidas e fáceis de configurar.
Controle / Compartilhamento de Arquivos e Colaboração em Tempo Real
No coração dos negócios estão os documentos e arquivos. Ambos são um produto de trabalho e um processo de trabalho. Com o aumento exponencial de consultores, terceirização e comunidades parceiras, a capacidade de aplicar níveis significativos de autoridade de documentos é um dos imperativos cruciais de hoje.
Antigamente, era possível controlar isso copiando apenas certas páginas para determinados destinatários ou limitá-la. Hoje, em um bom aplicativo de software de colaboração, você pode atribuir diferentes níveis de autoridade com alguns toques de tecla.
Adicione uma trilha de auditoria detalhada para segurança, controle, conveniência e análise forense e você terá os ingredientes de um sistema viável de gerenciamento de documentos e arquivos. A colaboração em tempo real e a tecnologia push automatizam a maioria dessas tarefas de gerenciamento. Em conjunto, essas ferramentas de gerenciamento tornam obsoletas - e eliminam - a necessidade de anexos de email.
Logo no início, mencionei a resistência das pessoas à mudança. Existem muitas soluções potencialmente poderosas no mercado para controle de documentos, backup de arquivos e colaboração. O desafio que todos enfrentam é (1) ser fácil de usar e (2) minimizar a necessidade de mudança de comportamento. Para adoção em massa, você deve imitar a maneira como as pessoas trabalham hoje e automatizar tantas funções quanto possível - não tentar alterar radicalmente seus padrões de trabalho.
Conferência
A conferência é uma categoria ampla - eu costumo pensar nisso em baldes.
- Mostrar e contar eventos são sessões agendadas que têm um apresentador designado e uma audiência de grupo. Há uma série de produtos no mercado que lidam com isso muito bem com diferentes modelos de preços e níveis de funcionalidade / funcionalidade, por exemplo, Webex.
- eu acredito compartilhamento ad hoc é um dos recursos mais úteis no mundo da colaboração. A capacidade de compartilhar instantaneamente uma tela ou um produto de trabalho sem nenhuma configuração é tão próxima quanto chegaremos a “inclinar-se sobre a parede cúbica”. Há duas maneiras de fazer isso: (1) produtos que permitem o compartilhamento instantâneo de tela em uma base individual) ou (2) produtos que fornecem compartilhamento e atualização de documentos em tempo real entre vários usuários. Eu uso ambos extensivamente e os acho inestimáveis no “Escritório Virtual”
mudança
Toda geração que entra no local de trabalho traz diferentes conjuntos de habilidades e vieses. A primeira empresa de software real para a qual eu trabalhei tinha um sistema de e-mail de mainframe feito em casa. O diretor financeiro teria seu assistente administrativo imprimindo cópias de seus e-mails. Ele entregaria as respostas, e ela deveria ser a única a digitar sua mensagem e enviar o e-mail de resposta.
Por mais ridículo que isso pareça agora, em cerca de uma década, a ideia de que mantivemos aplicativos de software e arquivos em nosso PC local soa igualmente ridícula.
Enquanto isso, precisamos de uma solução híbrida para acomodar nossos hábitos de trabalho. Acelere o uso da nuvem para aplicativos e dados, mas ofereça às pessoas a opção de trabalhar em seus desktops.
Ao tornar o trabalho on-line mais fácil e conveniente, o desktop tradicional se tornará tão funcional quanto suas amígdalas - ainda está lá, mas não é necessário.
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Sobre o autor: George Langan é o CEO da eXpresso Corporation, um serviço de software colaborativo. George traz para a mesa uma vasta experiência na execução de empresas de software. Seu blog pode ser encontrado em:
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