Para ser o secretário de um conselho de administração, você deve ser eleito para o cargo ou indicado pelo conselho ou pela associação geral da organização. O secretário é uma posição que assegura que todas as regras e estatutos da organização sejam cumpridos pelo conselho durante as reuniões e a implementação das decisões do conselho. O secretário também é responsável por todos os registros e documentação da organização.
$config[code] not foundMinutos e Registros
Um dos aspectos mais importantes da posição de um secretário do conselho é registrar as atas de cada reunião do conselho. O secretário registra tudo o que acontece durante a reunião, incluindo o que foi discutido, quais ações foram votadas e quais ações estão sendo tomadas como resultado. Um secretário do conselho também mantém registros completos e detalhados de todas as relações comerciais da empresa ou organização sem fins lucrativos. Durante todo o ano, o secretário é obrigado a distribuir a documentação ao conselho e aos membros, bem como preencher todos os documentos legais em nome da organização a tempo. O secretário também garante que todos os registros sejam armazenados de forma correta e segura.
Tarefas administrativas
Um secretário do conselho muitas vezes assume tarefas administrativas, além de participar e registrar as reuniões do conselho. Nessa função, o secretário completa a correspondência em nome do conselho e da organização, atende e devolve chamadas telefônicas e fornece apoio administrativo pessoal aos membros do conselho quando necessário. O secretário também pode ser autorizado a receber avisos legais em nome da organização. Pode-se esperar que o secretário de uma organização sem fins lucrativos aceite doações de caridade e redija cartas de dedução fiscal para os contribuintes.
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O papel do secretário em um conselho de administração é uma posição de voto. A secretária tem as mesmas habilidades de voto que outros membros do conselho, embora seja responsável por coordenar a reunião e manter registros. Caso o presidente ou vice-presidente do conselho não possa comparecer a uma reunião do conselho, o secretário pode entrar temporariamente em seu lugar. Quando isso acontece, o secretário pode convocar a reunião e presidir a função até que outro membro do conselho seja temporariamente designado para o cargo.
Prestação de contas
Outra parte do papel do secretário é manter a responsabilidade. O secretário garante que as ações do conselho estejam de acordo com os requisitos legais e com o estatuto da organização. A secretária também deve se responsabilizar por todos os deveres de sua posição. Ela pode ser obrigada a relatar seu progresso em relação à prestação de contas ao conselho ou aos membros que a indicaram. No caso de algumas das funções do secretário serem repassadas para outro membro do conselho, o secretário ainda será responsável pela conclusão das tarefas.
