Os assistentes administrativos executivos apóiam profissionais de nível executivo, como diretores executivos, diretores financeiros, vice-presidentes e diretores. Juntamente com funções administrativas básicas, como planejamento de reuniões e organização de viagens, um assistente administrativo executivo também pode conduzir pesquisas, preparar demonstrações financeiras e analisar relatórios. Um assistente administrativo executivo deve ser capaz de pensar estrategicamente e oferecer soluções, em vez de simplesmente realizar solicitações.
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O assistente administrativo executivo fornece suporte administrativo básico, como atender e direcionar chamadas telefônicas, saudar os visitantes, abrir e distribuir correspondências, planejar reuniões, arquivar e solicitar materiais de escritório. Deveres de nível mais alto incluem contabilidade, redação e distribuição de memorandos e criação de materiais de marketing, como apresentações.
O assistente administrativo executivo também pode ser chamado para concluir as tarefas de acordo com os deveres de gestão inferiores. Essas tarefas incluem ler, analisar e redigir relatórios, conduzir pesquisas de mercado, comprar ou alugar equipamentos de escritório e gerenciar suprimentos. Ele também pode ser responsável pelo treinamento e supervisão de funcionários administrativos de nível inferior.
Habilidades
A multitarefa e o gerenciamento do tempo são habilidades essenciais para um assistente administrativo executivo, já que ela pode ser chamada para executar várias tarefas no mesmo período de tempo. Um assistente administrativo executivo deve ter experiência de escritório e conhecimento de procedimentos administrativos, como gestão de recursos humanos e coordenação de recursos. Outras habilidades incluem atendimento ao cliente, compreensão efetiva e comunicação em leitura e escrita e resolução de problemas.
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Conhecimentos de informática são essenciais para um assistente administrativo executivo. Ele deve estar confortável com a plataforma de computador necessária para o trabalho. Se ele é habilidoso no PC, mas a posição requer trabalho em um Macintosh, ele deve considerar o treinamento. Ele deve ter uma gama de conhecimento de software de aplicativo. Aplicações utilizadas por assistentes administrativos executivos incluem planilha, apresentação, processamento de texto, e-mail, contabilidade e software de banco de dados. Ele também pode ser obrigado a usar um scanner e realizar manutenção básica em impressoras e copiadoras.
Educação e Experiência
Assistente administrativo executivo não é uma posição de nível de entrada, e um certo nível de educação e experiência de trabalho é geralmente necessário. Um ensino médio é necessário e alguma faculdade pode ser preferida. Um grau de associado poderia ser desejável. Alguns empregadores podem preferir um diploma de bacharel. Os empregadores também podem preferir um histórico educacional e experiência anterior na indústria de sua empresa.
