Como escrever minutos corporativos

Os minutos corporativos servem como o documento oficial da reunião de uma empresa. Minutas adequadamente mantidas oferecem um resumo objetivo dos procedimentos do comitê e do comitê, enquanto servem como prova do cumprimento das obrigações regulatórias e fiduciárias.

Preencha os detalhes básicos primeiro

Registrar fatos essenciais no primeiro parágrafo. Observe quando e onde a reunião ocorreu e quanto tempo durou, bem como a presença ou ausência de um quórum. Identifique todos os participantes, começando pelos membros do conselho e diretores. Indique se algum está ausente. Anote os nomes dos membros da equipe ou convidados em uma linha separada. Além disso, indique se o evento foi uma reunião regular ou especial.

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Identificar Ações Chave

Dedique um parágrafo para cada moção, começando com a aprovação da ata da última reunião. Identifique quem fez a moção e o resultado, mas não se preocupe em nomear aqueles que apoiaram a moção. Se a votação for uma chamada, declare o nome de cada pessoa. Certifique-se de registrar movimentos palavra por palavra.

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Se você não tiver certeza de quem fez o movimento, não tenha medo de perguntar. No entanto, se você não entender um ponto específico, destaque-o em seu bloco de anotações - ou notas aproximadas em seu laptop - para que você possa perguntar ao presidente sobre isso mais tarde.

Resumir Pontos Essenciais

Condensar longas discussões. Como os membros do conselho decidem que uma questão é mais relevante do que os métodos usados para chegar a um consenso sobre ela. Se as obrigações regulatórias ou fiduciárias exigirem que você registre determinadas informações, registre apenas os fatores que afetaram uma votação específica, como o debate sobre os prós e contras de uma proposta.

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Use palavras-chave, sempre que possível, para ajudá-lo a registrar notas. Escreva palavras-chave no lado esquerdo do seu steno pad, se você estiver usando um. Faça anotações sobre cada palavra-chave no lado direito.

Registrar discórdias e abstenções

Identifique eventos como discordâncias ou abstenções quando os membros do conselho ou diretores desejam que essas visões sejam registradas, ou as regras procedimentais exigem isso. Por exemplo, um membro pode não ser capaz de votar em um problema devido a conflitos de interesse reais ou percebidos. Nesse caso, você escreverá: "O Conselheiro X foi dispensado de discutir ou votar na Moção Y."

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Evite anotações detalhadas para sessões executivas, se a diretoria chamar uma. Basta anotar os participantes, bem como a data, hora, local e duração.

Revise seu trabalho

Revise e corrija seus minutos de rascunho, de preferência após a reunião, e depois enviá-los para o presidente rever. Não incentive a edição principal porque isso pode comprometer a precisão do seu trabalho. Assine e date seus minutos após o conselho aprová-los. Anexá-los a todas as cópias assinadas originais dos relatórios do comitê, correspondências e relatórios escritos. Digite a cópia oficial no livro de atas da organização.