Você provavelmente já está usando "a nuvem" (ou seja, indo online) para operar alguns aspectos do seu negócio.
Mas, como Thomas Hansen, vice-presidente da Microsoft Worldwide SMB, explica, mesmo que você seja vendido com os benefícios da nuvem, pode parecer difícil começar - ou fazer mais.
Ele defende a adoção de etapas incrementais. Comece pequeno. Então faça mais com o tempo.
$config[code] not foundEntão, pensei em aproveitar essa ideia, delineando dez coisas que você pode fazer - começando hoje - para pular na nuvem ou aumentar o uso de aplicativos na nuvem. Escolha algumas dessas etapas táticas e você pode economizar tempo, operar sua empresa com mais eficiência e, com frequência, reduzir custos:
1) Defina seu local padrão de salvamento de arquivos para a nuvem
Uma coisa é falar sobre o armazenamento central de arquivos on-line. Mas outra coisa é que você e sua equipe precisam tomar medidas adicionais para transferir arquivos para sua plataforma de armazenamento on-line on-line o tempo todo.
Pense nisso. Se você e sua equipe estiverem salvando em um disco rígido ou dispositivo local primeiro, será necessário dobrar o esforço para recuperar e salvar esses arquivos no armazenamento de arquivos em nuvem mais tarde.
Mas você pode "definir e esquecer" para não precisar fazer mais etapas. E seus arquivos importantes da empresa serão automaticamente salvos no processo.
Basta configurar seus computadores para que o local padrão de cada membro da equipe para salvar arquivos seja a solução de armazenamento on-line da empresa escolhida.
Por exemplo, se você usar o Microsoft OneDrive como sua solução de armazenamento em nuvem, será fácil configurá-lo no Windows 8. Clique em "Configurações do PC" e você verá um item de menu para o OneDrive. A partir daí, você pode clicar no botão liga / desliga para tornar o OneDrive seu local padrão para armazenamento de arquivos.
Ou faça uma pesquisa on-line para obter instruções sobre como alterá-la para a plataforma escolhida em seu dispositivo específico. É possível definir o armazenamento em nuvem como o local de salvamento padrão para muitos dispositivos.
2) Vá para frutas com pendências baixas: e-mail e documentos baseados em nuvem
Outro ponto lógico para começar é adotar uma plataforma de e-mail e documento baseada em nuvem, como o Office 365. Se você ainda não fez isso, deixe-me dizer, os benefícios para a empresa são bastante atraentes.
Primeiro, ajuda na produtividade pessoal de você e de sua equipe. Se você usa vários dispositivos (como eu!), Pode ter acesso a todos os documentos e e-mails do tipo de escritório, independentemente do dispositivo que estiver usando. Indo para uma conferência e levando seu laptop ou tablet com você? Com uma plataforma de produtividade na nuvem, como o Office 365, você tem tudo de que precisa apenas fazendo login. Você nunca mais precisará transferir arquivos de pen drives ou sincronizar dispositivos posteriormente.
Em segundo lugar, ajuda na colaboração da equipe. Na minha empresa, a maioria dos membros da equipe trabalha remotamente em suas casas. No entanto, todos nós ainda podemos ter acesso a arquivos e às mesmas ferramentas, apenas conectando-nos a um navegador ou aplicativo móvel.
Por exemplo, usamos calendários compartilhados extensivamente. Dessa forma, podemos acompanhar os prazos das empresas que afetam ou envolvem várias pessoas e departamentos, centralizar os lembretes e ver a disponibilidade do cronograma em um piscar de olhos.
Também usamos colaboração de documentos compartilhados - literalmente diariamente. O que fazemos é realizar reuniões por meio de conferência telefônica ou videoconferência e, em seguida, a equipe examina e edita um único documento enquanto participamos da conferência. Ou tomamos notas de reunião em um documento compartilhado central. Isto economiza muito tempo. Não há necessidade de rotear as anotações da reunião mais tarde. Não precisamos nos preocupar com qual versão do documento é a mais recente, pois estamos todos lá criando e editando o mesmo documento.
Além disso, você pode distribuir o custo mensalmente. Não há grande taxa de licença inicial - é muito mais fácil de orçamentar e pagar.
3) Crie um sistema de arquivamento online central
Depois de salvar todos na nuvem, você precisa de uma maneira simples para sua equipe descobrir o que há para arquivos comuns.
Para fazer isso, crie um sistema de arquivamento on-line. Organize o crescente número de documentos e arquivos que sua empresa está criando diariamente.
Use uma série de pastas claramente identificadas. Você organiza seu trabalho por projetos? Por clientes? Por departamentos? Crie um sistema que faça sentido para o seu negócio.
Com um sistema de arquivamento em toda a empresa, sua equipe economizará muitas horas que, de outra forma, gastaria procurando itens ou duplicando esforços porque não conseguiria encontrar algo.
4) Incentive os clientes e contratados a compartilhar pela nuvem
Quantas vezes você se encontra enviando arquivos por e-mail? Então você tem que caçar através de e-mails mais tarde para encontrar um arquivo que você precisa.
Você economizará tempo compartilhando arquivos diretamente pela nuvem.
Você pode não ser capaz de “forçar” terceiros a usar sua plataforma de compartilhamento de nuvem, por que não perguntar? Afirme rapidamente os benefícios, como “Gostamos de compartilhar e editar arquivos no OneDrive ou Dropbox ou outra plataforma porque economiza tempo na busca por e-mails. Eu poderia compartilhar isso com você lá?
Alguns não se sentirão à vontade para compartilhar arquivos dessa maneira. Mas você pode se surpreender se mencionar isso como uma opção.
5) Use aplicativos de assinatura eletrônica
Você envia ou recebe muitos documentos que precisam de assinaturas? Nesse caso, você e sua equipe provavelmente gastam muito tempo enviando e-mails, imprimindo, assinando, digitalizando, enviando faxes - você sabe o que fazer.
Veja uma dica: confira aplicativos de assinatura eletrônica baseados na nuvem. Think, Hello Sign ou DocuSign. Há muitas outras opções de assinatura eletrônica por aí também.
Eles economizam muito tempo. Além disso, os aplicativos de assinatura eletrônica eliminam parte do fator de procrastinação, pois você pode assinar um documento imediatamente, mesmo quando está em trânsito, em vez de esperar até chegar perto da impressora ou do aparelho de fax.
Eles também tiram muito do trabalho de circulação de documentos para assinatura. Eles encaminham documentos para todas as partes para assinaturas e até enviam lembretes.
6) Criar bibliotecas de ativos digitais na nuvem
Deixe-me fazer uma pergunta: quanto tempo você gasta procurando ou encaminhando ativos digitais da empresa?
Estou falando sobre o seu logotipo, o folheto que você levou para a feira há alguns anos, o modelo de apresentação do conselho usado no ano passado, seu formulário de avaliação de desempenho em branco, fotos oficiais da empresa, biografias de executivos, kits de imprensa e outros ativos.
Se a sua empresa é como a minha costumava ser, você gasta muito tempo cavando esse tipo de material.
Crie uma biblioteca de ativos digitais. Configure uma pasta compartilhada central ou pastas na sua plataforma de armazenamento em nuvem. Agora, esses recursos estarão disponíveis para qualquer pessoa da sua equipe que precise deles, em qualquer lugar, a qualquer momento. Eles não terão que caçá-los ou incomodar alguém para encontrá-los.
7) Converter um sistema de negócios importante para a nuvem
Você não precisa lidar com todos os seus sistemas de negócios e migrar tudo para a nuvem de uma só vez. Comece examinando seus três principais sistemas mais importantes. Isso pode ser o QuickBooks, seu banco de dados de contatos e seu sistema de gerenciamento de inventário.
Se você ainda usa versões locais ou baseadas em desktop desses sistemas, comece a avaliar os benefícios das versões baseadas na nuvem (on-line). Com as versões em nuvem, você ganhará muito em termos de capacidade de toda a equipe ter acesso a informações e colaborar melhor. E os sistemas em nuvem facilitam a transferência de dados de um sistema para outro, eliminando a entrada de dados duplicados e o efeito de silos das informações sendo abandonadas em um sistema.
Qual aplicativo fornecerá o maior impacto ao mudar para a nuvem? Essa é a pergunta a ser feita.
8) Insista na Proteção contra Malware Atualizada em Nuvem para Todos os Trabalhadores
Isso é especialmente importante para os funcionários remotos.
As grandes empresas normalmente possuem um departamento de TI da empresa que configura uma rede corporativa com salvaguardas como proteção contra malware.
Mas as pequenas empresas podem não ter uma rede.
Ou uma equipe de pequenas empresas geralmente trabalha com pessoas que não estão em sua rede. Os trabalhadores remotos podem se conectar de seus próprios dispositivos em casa, usando a nuvem pública. Eles estão simplesmente fazendo logon pela Internet.
Portanto, é importante que todos que acessam seus sistemas ou dados, ou compartilhem arquivos, tenham a proteção contra malware atualizada regularmente com novas assinaturas de malware por meio da nuvem.
A Microsoft oferece um produto interno do Windows Defender para desktops e dispositivos baseados no Windows - e é gratuito. Certifique-se de que esteja ativado. Ou tenha outra opção de proteção contra malware no lugar.
Além disso, quando o Windows 10 for lançado ainda este ano, ele terá adicionado recursos de segurança incorporados pelo Windows Update. O Windows 10 também oferecerá uma opção chamada Windows Update for Business. Isso fornecerá acesso mais rápido a atualizações de segurança, correções críticas e controle sobre a implantação de atualizações, para administradores de TI. Por exemplo, se você tiver um departamento de TI, ele poderá fornecer patches para sites remotos, usando largura de banda limitada.
9) Instalar um sistema de telefonia baseado na nuvem
Considere um serviço telefônico de voz sobre IP (VOIP), ou um sistema de central telefônica virtual e correio de voz baseado em software.
Com os sistemas telefônicos baseados em nuvem, você tem a capacidade de os funcionários remotos terem acesso a um sistema telefônico central - a um custo muito baixo. Para pequenas empresas com trabalhadores remotos ou aqueles que trabalham em casa, isso é especialmente importante. Mesmo que os membros da equipe usem seus próprios dispositivos móveis, você ainda pode conectar todos a extensões centrais e caixas de correio de voz da empresa.
Você também ganha uma impressão profissional na forma de uma saudação por voz automatizada.
Mensagens de correio de voz podem ser roteadas como arquivos de áudio via e-mail, para que possam ser encaminhadas para outros membros da equipe.
Você também recebe estatísticas de uso para ajudá-lo a ver como sua equipe está usando o telefone - perfeito para gerenciar uma função de suporte ao cliente, por exemplo.
10) Use reuniões de vídeo
Por último, mas certamente não menos importante, faça amplo uso de reuniões virtuais via vídeo. Se você já os usa, fantástico - faça mais deles.
O vídeo oferece o impacto da interação pessoal aos clientes e às perspectivas de vendas, sem a despesa de viagens em pessoa.
As videoconferências também são ótimas para a equipe. As pessoas que trabalham em casa ou estão localizadas em diferentes escritórios podem se sentir isoladas. Isso pode ser desmotivador. E-mail e mensagens instantâneas são úteis, mas não são substitutos para ouvir a inflexão da voz de um membro da equipe ou para ver o chefe sorrir. Vídeo faz com que as pessoas se sintam incluídas. Ele suaviza a maneira de trabalhar em conjunto.
Muitas pequenas empresas usam o Skype porque são gratuitas e muitas pessoas o usam para fins pessoais que já conhecem. Seja qual for a solução de conferência escolhida, basta fazê-lo.
Espero que essas 10 ideias estimulem você a fazer mais com a nuvem ou confirme que sua empresa está em boa forma quando se trata da nuvem.
Não ataque imediatamente tudo isso. Basta escolher um ou dois - e começar.
No momento da redação deste artigo, Anita Campbell está participando do Microsoft Small Business Ambassador Program.
Foto de frutas de baixa suspensão via Shutterstock
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