Quando um cliente entra em um escritório, a recepcionista é a primeira pessoa que ele encontrará. Os recepcionistas são o elo entre o público e as empresas para as quais trabalham e, por essa razão, devem ter conhecimento de todas as políticas e procedimentos do escritório. Eles podem não ser capazes de responder a todas as perguntas que um cliente tenha, mas devem sempre ser capazes de direcionar o cliente para alguém que possa.
Cumprimentar os visitantes
O principal dever de uma recepcionista é receber os visitantes e encaminhá-los para os escritórios ou administradores apropriados. A recepcionista é o rosto público de qualquer empresa e deve ser amigável, prestativa e conhecedora de todos os procedimentos e políticas do escritório. Estes podem variar de um escritório para outro. Por exemplo, um recepcionista médico precisará saber como obter informações de seguro de cada paciente e como coletar os co-pagamentos, se necessário. Embora eles não precisem responder a perguntas médicas, eles devem saber para quem direcionar os pacientes se tiverem algum problema. Uma recepcionista em um escritório de advocacia não deve oferecer aconselhamento jurídico, mas ela precisa saber quem, em seu escritório, tem o conhecimento necessário para trabalhar com um cliente e prontamente direcioná-lo para essa pessoa.
$config[code] not foundImpor políticas do Office
Em alguns casos, os recepcionistas são responsáveis por fazer cumprir as políticas e procedimentos do escritório. As políticas específicas do escritório variam de um escritório para outro, mas geralmente são projetadas para proteger a segurança e o bem-estar dos funcionários e clientes no escritório. As políticas do escritório podem incluir a proibição de fumar, beber bebidas alcoólicas e praticar assédio sexual ou verbal no escritório ou na área de recepção. Muitos escritórios também têm um código de vestimenta básico e exigem que todos entrem no escritório para usar sapatos e roupas apropriadas. Outras políticas básicas de escritório cobrem o horário de funcionamento, o faturamento e como informar os clientes de quaisquer alterações nos serviços ou taxas. Como todos os funcionários, a recepcionista deve estar ciente das políticas do escritório e ter um manual do funcionário disponível em todos os momentos.
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Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingQuestões de Privacidade e Confidencialidade
Em muitos escritórios, os recepcionistas são responsáveis por arquivar grandes quantidades de informações. Estes podem incluir registros de emprego, histórico médico ou legal, endereço e informações de contato ou informações financeiras do cliente. Embora o empregador de uma recepcionista possa ter acesso completo a essa informação, a recepcionista não deve compartilhá-lo com ninguém fora do escritório ou com pessoal não autorizado no escritório ou no local de trabalho. As políticas do Office fornecem regras rígidas sobre o direito dos clientes à privacidade e geralmente incluem penalidades para liberar informações não autorizadas. Como os recepcionistas recebem uma informação altamente pessoal, eles devem estar cientes dessas políticas e aderir a elas em todos os momentos. Os recepcionistas também devem informar os clientes sobre seus direitos de privacidade e responder a quaisquer perguntas que possam ter sobre esses problemas.
