Neste dia do escritório eletrônico, é possível tomar o conceito de documentos de arquivamento para concedido. O desenvolvimento de políticas eficientes de arquivamento de escritórios pode ajudar a manter documentos importantes disponíveis e documentos ativos fáceis de encontrar. Independentemente de quanta documentação é feita em computadores, sempre haverá uma certa quantidade que precisa ser impressa e arquivada manualmente. Acompanhe o arquivamento do escritório e você poderá administrar um escritório mais eficiente.
$config[code] not foundResponsabilidade
Independentemente de quão detalhada possa ser uma política de arquivamento de escritório, alguém precisa ser responsável pela implementação da política diariamente para que seja eficaz. A autoridade de arquivamento de delegação pode variar dependendo do volume de informações a serem arquivadas, da complexidade do sistema de arquivamento e da frequência com que as informações são recuperadas e precisam ser arquivadas novamente.
Com uma boa política de arquivamento, o arquivamento deve ser feito apenas pela pessoa responsável. Se alguém remover um documento, deve haver uma regra de que o documento é colocado em uma cesta "in" para ser arquivado pela parte responsável. Se houver várias pessoas responsáveis pelo arquivamento, você deve criar um sistema em cada pasta onde a última pessoa que fez o pedido deve assinar suas iniciais. Para manter um bom sistema de arquivamento, as pessoas responsáveis devem ser responsabilizadas.
Codificação de cores
De acordo com o PowerHomeBiz.com, uma das maneiras de manter seus arquivos organizados é codificá-los por cores. Você pode colorir arquivos de código usando adesivos coloridos ou comprar pastas de arquivo de várias cores para usar em seus gabinetes.
Quando você separa por cor, pode ser mais eficiente usar o sistema de codificação de cores para os títulos mais abrangentes e, em seguida, um sistema diferente para os subtítulos. Por exemplo, todos os documentos financeiros podem ser colocados em arquivos verdes, mas os documentos relativos a informações fiscais teriam seu próprio sistema em vigor. Experimente a codificação por cores do seu sistema de codificação de cores. Pastas verdes podem ser usadas para documentos financeiros, mas adesivos vermelhos podem ser colocados nas informações relacionadas a impostos.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingAtivo e arquivamento
Seus arquivos mais usados serão os que devem ser considerados ativos, e os que não forem consultados regularmente poderão ser arquivados. Um sistema de arquivos ativo é dinâmico e deixa espaço para expansão e adição. Uma vez que um documento tenha sido considerado além de sua fase ativa, ele é movido para arquivamento. Mantenha seus arquivos ativos disponíveis para aqueles que precisarão deles e mantenha-se organizado para organizar seus arquivos ativos todos os dias.
