Todo dia é uma batalha pela produtividade quando você é proprietário ou consultor de uma pequena empresa. E, se estivermos sendo honestos, a produtividade pode ser especialmente difícil de manter durante esses meses quentes de verão, quando churrascos e devaneios na praia causam estragos em nossos dias.
Se você já sentou e ficou imaginando o que aconteceu entre 9 e 5, uma nova pesquisa dos criadores do OfficeTime pode interessá-lo. Aqui, o site de rastreamento de tempo entrevistou os entrevistados para responder à pergunta “para onde vai nosso tempo” e identificou alguns dos maiores culpados pela produtividade no local de trabalho.
No início deste ano, o OfficeTime anunciou os 5 principais assassinos do tempo e formalizou e-mails (47%), procrastinação (42%), redes sociais (36%), reuniões (34%) e surfe na Internet (30%) como os principais vícios. roubando horas do nosso dia. Desta vez, o OfficeTime voltou para ver exatamente quanto tempo gastávamos nessas cinco áreas que consumiam tempo.
Atenção, os resultados podem assustar você:
- 64% gastam até 1 hora em sites de redes sociais todos os dias
- 59 por cento gastam até 1 hora por dia navegando na Internet
- 49 por cento gastam até 1 hora por dia em reuniões
- 40% gastam uma média de 1 a 3 horas lidando com e-mail
- 34 por cento passam de 30 minutos a 1 hora “procrastinando”
Some os números mais altos desses números e é muito fácil entender por que alguns de nós saímos do escritório imaginando o que exatamente conseguimos, em primeiro lugar.
Se você sentir que não está alongando seus dias o máximo que pode, abaixo estão algumas dicas rápidas de produtividade para ajudar a evitar algumas das armadilhas de tempo listadas acima.
1. Crie um plano
Todos os domingos, eu sento em meu computador, descubro o que é preciso fazer na próxima semana, e crio um mapa para os próximos 5-6 dias sobre como / quando cada tarefa será cumprida. Claro, é inevitável que outras coisas apareçam e que eu tenha que mudar meu plano, mas entrar na semana com uma estrutura definida me ajuda a focar no trabalho que é realmente importante. Caso contrário, é fácil deixar a semana da mesma maneira que você entrou - com uma pilha de trabalho ainda na mesa, porque você tem "side-tracked" em outras áreas. Saiba o que você precisa fazer no seu dia e na sua semana e mantenha-se responsável por isso.
2. agendar e-mail
Não é de surpreender que o e-mail seja, de tempos em tempos, listado como o maior culpado da produtividade. Na pesquisa mencionada acima, 40% dos entrevistados disseram que gastam de 1 a 3 horas um dia respondendo ao e-mail, e aposto que você teve dias em que passou muito mais do que isso. Tente agendar horários definidos em que você responde ao e-mail para não passar o dia inteiro entrando e saindo. Talvez você lida com e-mail por uma hora da manhã e, em seguida, check-in por 20 minutos antes do almoço e antes de sair para a noite. Escolha o que funciona para você, mas chegue ao ponto em que você gerencia seu e-mail, e não o contrário. E, se possível, evite responder ao e-mail assim que chegar ao escritório. Você descobrirá que ser capaz de derrubar algumas coisas do seu prato primeiro ajudará a definir o momento pelo resto do dia.
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3. Encontre ferramentas de responsabilidade
Eu não sei sobre você, mas meu maior obstáculo à produtividade é me manter responsável. Quando você trabalha para si mesmo, você não tem mais ninguém para quebrar o chicote e mantê-lo na tarefa. Talvez você seja disciplinado e não precise ou talvez seja como eu e conte com ferramentas para mantê-lo o mais responsável e produtivo possível.
As ferramentas de rastreamento de tempo on-line, como Harvest, Toggl e OfficeTime (criadores da pesquisa) podem ser incrivelmente úteis para um indivíduo ou uma equipe ajudarem a acompanhar com precisão o tempo e analisar como ele é gasto. Se você cobrar por hora, essas ferramentas também podem ajudar a acompanhar os orçamentos dos clientes e mostrar como você gasta o dinheiro deles.
Se você não é fã de rastreadores de ferramentas de linha, talvez um temporizador de ovos antigo e confiável seja sua maneira preferida de permanecer no caminho certo. Eu mantenho um temporizador na minha mesa e uso religiosamente quando escrevo conteúdo. Qualquer ferramenta que você use não precisa ser chamativa, apenas algo pelo qual você será responsável.
4. Distrações de Identidade e Limite
Algumas distrações das quais estamos bem cientes - é a luz que pisca no smartphone, é o Twitter ou nosso blog favorito que não tem nada a ver com trabalho. Tendo sido identificado, é bastante fácil restringir isso quando queremos. Mate sua Internet se não precisar, no momento, jogue seu telefone em uma gaveta onde você não possa ver, etc.
Mas há outras distrações que surgem em nossos dias que podemos não perceber.
Como seu sistema de mensagens do Office (Skype, talvez), que é preenchido com mais conversas sobre opções de almoço do que trabalho, ou aquela pessoa que gosta de ligar para reuniões quando um e-mail teria sido mais eficiente. Uma das vantagens de usar uma ferramenta de controle de tempo on-line é que ele pode ajudá-lo a detectar o tempo que você pode não ter percebido. Se você não usou um antes, experimente por algumas semanas para ajudá-lo a analisar como você gasta o seu dia. Talvez você descubra que está passando um terço do seu dia em reuniões ou que tem um amigo que envia mensagens de texto a cada hora. Depois de saber, corte o barulho. Você ficaria surpreso com a facilidade com que as correções podem adicionar horas de volta ao seu dia.
Quais são alguns dos seus maiores culpados pela produtividade no local de trabalho? Eles estão na lista ou você tem outros vícios secretos?
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