Um dos momentos mais estressantes para a maioria dos proprietários de pequenas empresas é quando o fluxo de caixa torna-se reduzido porque os pagamentos não são recebidos dos clientes. Não necessariamente que sua empresa não esteja se movendo bem, mas porque seus clientes não estão pagando em tempo hábil.
Neste guia de faturamento e pagamento, queremos compartilhar com você algumas práticas recomendadas para faturar seus clientes. Além disso, queremos compartilhar maneiras de garantir que você seja pago no prazo (ou o mais próximo possível) para que você não tenha que se preocupar com o fluxo de caixa.
$config[code] not foundUse o software de faturamento
Usar software de faturamento como o Hiveage tem vários benefícios para o seu negócio. Para começar, mostra aos seus clientes que o seu processo de contabilidade é profissional e organizado. Eles também saberão que não conseguirão escapar das falhas e perder um pagamento.
Do seu lado, você poderá acompanhar facilmente as promoções especiais oferecidas a clientes específicos, com que rapidez ou lentidão os clientes tendem a pagar, quais faturas vencem e muito mais.
Você também poderá gerar relatórios detalhados que ajudarão você quando os clientes estiverem interessados no histórico de faturamento versus pagamento. Você também pode executar esses relatórios quando os clientes protestarem contra a quantidade de produtos ou serviços recebidos em relação aos valores que foram faturados.
Discutir detalhes do faturamento no início
Quando você começa a trabalhar com um novo cliente, é bom confirmar os detalhes do faturamento o mais cedo possível. Alguns clientes ficarão parados em um pagamento de fatura simplesmente porque uma coisa, como um número de pedido, está faltando. Veja o que você precisa estabelecer desde o início para garantir um futuro bem-sucedido de faturamento.
O seu cliente precisa do seu W-9 no início do trabalho em conjunto? Seu cliente deseja um nome de projeto ou número de pedido específico em cada fatura? Seu cliente tem vários endereços comerciais e precisa de um em particular no faturamento para o roteamento adequado? Descubra essas coisas para que elas não tenham uma desculpa legítima para atrasar pagamentos.
A maioria dos clientes não tem problemas em receber faturas on-line por e-mail. Mas alguns ainda querem que a cópia impressa chegue pelo correio. Não se esqueça de enviar sua fatura de acordo.
Diferentes clientes têm regras diferentes quando se trata de faturamento. Algumas faturas devem ir para o proprietário da empresa para aprovação e, em seguida, passarão para a contabilidade. Outros devem ir para a contabilidade com um CC para o gerente de projeto que você está trabalhando para que eles possam enviar seu OK para a contabilidade.
Ocasionalmente, você terá um cliente em que a fatura deve ser enviada como PDF para uma pessoa para aprovação. Então deve ser enviado para outra pessoa para aprovação. Finalmente, ele deve ser enviado para um departamento de contabilidade externo eletronicamente.
Descubra o que o processo é para o seu cliente e siga-o de acordo.
Defina claramente seus termos
Surpreendentemente, algumas pessoas não especificam as condições de pagamento. Eles apenas deixam o padrão após o recebimento da fatura. Se as suas condições de pagamento não forem devidas após o recebimento, você deverá alterá-las na sua fatura de acordo. Caso contrário, as pessoas presumirão que você não alterou as condições de pagamento da configuração padrão e criou suas próprias condições de pagamento.
Falando de condições de pagamento, uma maneira de garantir que você seja pago antes de fazer o trabalho ou enviar o produto é oferecer um desconto para pagamento antecipado. Seus clientes vão adorar a chance de economizar um pouco, e você vai adorar o fato de que não precisa se preocupar em ficar com problemas.
Definir claramente quando esperar faturamento
Informe aos seus clientes com antecedência que você normalmente fatura no final do mês, primeiro do mês, meio do mês, semanal, quinzenal ou quando um projeto é concluído. Dessa forma, eles sabem quando podem esperar receber sua fatura e esperamos estar atentos a ela.
Ofereça mais de uma maneira de pagar
Só porque 90% dos seus clientes usam o PayPal ou pagam on-line não significa que os outros 10% o farão. Ao permitir que seus clientes paguem com cartão de crédito ou cheque, você poderá remover a maioria das barreiras de pagamentos para a maioria de seus clientes.
Para garantir que seus clientes possam pagar da maneira que desejarem, inclua seu endereço de correspondência na fatura e ative opções adicionais de pagamento para que eles paguem on-line fora do PayPal.
Boas alternativas de processamento de cartão de crédito ao PayPal incluem Stripe, Braintree e Authorize. Todos os três têm preços semelhantes em 2,9% + 0,30 dólares por transação. Taxas adicionais incluem o seguinte.
- A Braintree não cobra taxas de transação nos primeiros 50k processados através delas. Eles cobram um adicional de 1% para transações com moedas internacionais.
- Braintree e Stripe cobram uma taxa de estorno de US $ 15,00.
- Stripe cobra um adicional de 2% para transações em moeda internacional.
- Autorizar cobra uma taxa de instalação de $ 49, taxa de gateway mensal de $ 25, taxa de avaliação de 1,5% para transações internacionais e taxa de estorno de $ 25.
Então, como você escolhe? Aqui estão algumas perguntas a fazer sobre sua empresa.
- Deseja aceitar pagamentos por telefone ou em seu dispositivo móvel pessoalmente?
- Você só deseja aceitar pagamentos com cartão de crédito padrão (Visa, Mastercard, Discover, AMEX etc.) ou também deseja aceitar métodos de pagamento mais recentes, como o Apple Pay, Bitcoin ou Venmo?
- Você precisa de faturamento por assinatura? Opções de pagamento dividido?
- Você tem clientes em todo o mundo e em países que não podem usar o PayPal?
Depois de obter as respostas para essas perguntas, você poderá combinar os recursos dos processadores de pagamento com as suas necessidades para determinar qual deles é o ideal para sua empresa.
Além disso, observe que, se você tiver clientes que não pagam pelo PayPal porque têm algo contra o PayPal, eles podem não gostar do Braintree, já que o Braintree foi adquirido pelo PayPal.
Confirme que você enviou a fatura
Você sabe que pode depender do seu software de faturamento. Então você não está necessariamente fazendo isso porque você não acredita em seu software, mas sim para obter o primeiro lembrete de que sim, você enviou sua fatura.
Depois de enviar uma fatura a um cliente pela primeira vez, envie um e-mail para a pessoa que deve receber a fatura e para qualquer pessoa que precise ser copiada e que você acabou de enviar na fatura. Pode ser incluído como uma menção casual que acompanha as atualizações do seu projeto.
Normalmente, você só precisa fazer isso com clientes iniciantes ou clientes que estão rotineiramente atrasados nos pagamentos. Com os clientes iniciantes, ele permite que você verifique se os detalhes da fatura estão corretos.
Envie Lembretes Suaves
Nem todos pagam 100% a tempo. Algumas pessoas estarão legitimamente tão ocupadas que, sem querer, esquecerão sua fatura. No começo, você quer assumir que sua fatura foi esquecida por engano e enquadrar seus lembretes de acordo.
Ao reenviar uma fatura, algumas ótimas maneiras de abordar um lembrete de fatura incluem o seguinte, incluindo algumas redações para situações especiais.
- Percebi que você ainda não viu minha fatura. Apenas no caso de não ter passado corretamente, estou reenviando. Também anexarei uma cópia via PDF em um e-mail separado. Você nunca sabe com filtros de spam de e-mail nos dias de hoje.
- Eu sei que você esteve ocupado com o lançamento do novo projeto recentemente. Apenas no caso de ter sido enterrado em sua caixa de entrada, aqui está minha fatura para o trabalho do mês passado.
- Espero que você tenha feito uma boa viagem! Eu sei que você provavelmente tem muito o que fazer, então eu queria ter certeza de que isso estava no topo da lista, já que faz 30 dias.
- Este é apenas um lembrete amigável da minha fatura do mês passado. O tempo voa, mas desde faz 30 dias, pensei em avisar você.
Na maior parte, isso deve resolver o problema e você deve receber uma resposta - e pagamento. Se você não está recebendo uma resposta de uma pessoa, você pode sempre enviar um lembrete gentil para outra pessoa. Deixe essa pessoa saber que você não ouviu falar sobre sua fatura e que deseja ter certeza de que ela foi enviada para ela.
Se você não tem lembretes personalizados, tudo bem também. Você pode optar por enviar lembretes automáticos em vez disso!
Coloque seu pé para baixo
Se os lembretes acima passarem despercebidos, você pode ter que ficar um pouco mais agressivo. Isso é especialmente importante se a fatura estiver muito atrasada. Há algumas coisas a considerar antes de tomar este caminho.
- Você quer que esta empresa permaneça como cliente? Se você fizer isso, ser solidário com um pagamento lento pode ganhar sua fidelidade futura.
- Você pode interromper a entrega ou os serviços devido a falta de pagamento? Mais uma vez, essa escolha pode se resumir se você deseja que essa empresa permaneça como cliente.
Com essas respostas em mente, aja de acordo. Comece por reenviar a sua fatura, tanto digitalmente como por correio. Ligue para o seu cliente e diga a ele que você entende que as coisas podem ser difíceis, mas você concluiu os serviços acordados ou enviou as entregas do produto. Assim, o pagamento atual é devido imediatamente.
Sim, isso pode ser desconfortável. Mas também é negócio. Provavelmente você não é o único fornecedor com o qual seu cliente se atrasa para fazer pagamentos, portanto, você não será o único a cumprir o problema. Mas se você é o único que coloca pressão sobre eles, você provavelmente será pago primeiro. Ou pelo menos primeiro, depois que utilidades essenciais, aluguel e outras contas forem pagas.
Persistir na questão pode ser frustrante para você e para o seu cliente, mas pode ser essencial para receber o pagamento. Alguns proprietários de pequenas empresas relataram ter pago até dois anos após o vencimento da fatura. Enquanto o final nunca é bom, é melhor que nunca.
Imagem de fatura via Shutterstock
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