Trabalhando sob gerentes de compras, os assistentes de compras coordenam as atividades de compras, garantindo a aquisição eficiente de mercadorias a preços justos.Eles aconselham os gerentes sobre os produtos a comprar, mantêm a comunicação com os fornecedores, acompanham os pedidos e mantêm registros precisos de compras. Os assistentes de compras, que normalmente precisam de um diploma do ensino médio e alguma experiência de apoio administrativo ou administrativo para serem contratados, podem trabalhar para empresas, autoridades locais, agências governamentais e organizações sem fins lucrativos. De acordo com a Simply Hired, um site de recursos ocupacionais, os assistentes de compras obtiveram um salário médio anual de US $ 42.000 em fevereiro de 2014.
$config[code] not foundFornecendo conselhos
Para garantir que uma organização compre produtos de qualidade, os assistentes de compras fornecem informações sobre as várias marcas de produtos disponíveis no mercado. Em uma universidade, por exemplo, o assistente pode usar seu conhecimento de produtos de papelaria para aconselhar os membros do corpo docente sobre os melhores produtos a serem usados. Quando os departamentos da instituição fazem as requisições de compra, ele os analisa quanto à integridade e precisão. Se uma requisição for imprecisa - talvez um departamento solicite um número anormalmente alto de papel para copiadoras - é o trabalho do assistente investigar o problema antes de entrar em contato com os fornecedores.
Organizando Contratos
Depois de receber ordens de compra, o assistente de compras coordena a compra e a entrega subsequente das mercadorias. Se a organização quiser firmar um contrato com um fornecedor, o assistente solicita que os fornecedores façam propostas, com listas de preços de produtos encomendados. Ela pode então colaborar com o gerente de compras para revisar as ofertas e escolher um fornecedor confiável com os melhores preços. O assistente entra em contato com o fornecedor selecionado e agenda uma reunião na qual ele pode negociar os termos de fornecimento e assinar o contrato de compra.
Vídeo do dia
Trazido a você por Sapling Trazido a você por SaplingMonitorando o desempenho do contratado
Os assistentes de compras monitoram o desempenho dos fornecedores contratados. Por exemplo, quando um fornecedor entrega papel de carta para a universidade, o assistente inspeciona a qualidade do papel da copiadora, arquivos de mola, implementos de escrita e outros itens para garantir que eles atendam às especificações da instituição. Se alguns produtos não tiverem a qualidade exigida, o assistente instrui o fornecedor a fornecer substituições. Os assistentes de compras mantêm os gerentes atualizados sobre o desempenho de vários fornecedores, geralmente recomendando ações apropriadas - como rescisões contratuais - contra fornecedores de baixo desempenho.
Manutenção de registros de compra
O trabalho de compra de assistentes é manter registros atualizados de documentos de compras, como ordens de compra, propostas de cotação e revisões de fornecedores. Para fazer isso, eles devem desenvolver e implementar um sistema de arquivamento adequado. Se esses assistentes escolherem um arquivo de aço em oposição a um sistema de arquivamento eletrônico, por exemplo, poderão colocar documentos similares ou usados regularmente na mesma gaveta, de modo que se os gerentes de compras exigirem propostas de propostas apresentadas por certos fornecedores, os assistentes recupere-os facilmente.
Usando as Habilidades Relevantes
Para ser eficaz, os assistentes de compras devem ser indivíduos organizados com um olho aguçado para pequenos detalhes e fortes habilidades em matemática. Por exemplo, eles usam habilidades organizacionais para trabalhar eficientemente com vários documentos de compra e habilidades matemáticas para fazer cálculos precisos dos custos totais de itens de pedidos. Habilidades de comunicação verbal também são importantes, pois os assistentes estão frequentemente em comunicação frequente com fornecedores e vendedores.
