Escrever um memorando formal é uma maneira eficaz de se comunicar dentro de uma empresa. Escreva o memorando com uma voz autoritária que pretende informar ao invés de intimidar o leitor. As informações suplementares incluídas no memorando são conhecidas como anexo e as caixas normalmente são incluídas nas cartas. Um memorando formal inclui seções específicas e inclui as iniciais do escritor e do assistente no final. Embora a maioria dos memos seja de uma página ou menos, lembre-se de incluir um parágrafo de resumo no final do memorando se ele tiver mais de uma página.
$config[code] not foundCrie o cabeçalho do memorando, que inclui as seções "Para", "De" e "Assunto". Decida quem precisa receber uma cópia do memorando. Se você estiver incluindo anexos, decida quem precisa obter os anexos e quem precisa apenas de uma cópia do memorando para que eles estejam cientes das informações e que os anexos tenham sido distribuídos (por exemplo, um gerente pode ter criado o anexo e não necessariamente precisará de uma cópia). Inclua os nomes de todos para obter o memorando na seção "Para" do cabeçalho. As pessoas que você deseja copiar estão na parte "cc" do memorando no final do memorando. Também pode haver pessoas a quem você deseja informar em particular o memorando. Esses destinatários serão "copiados com ocultação". Eles receberão uma cópia do memorando, mas não publicamente listados nas seções "Para" ou "cc".
Escreva o corpo do memorando de forma clara e concisa. Use linguagem direta e formal, mas evite que o memorando pareça intimidante ou depreciativo. Mensagens mais longas devem incluir títulos de parágrafos para facilitar a leitura.
Termine o memorando. Na conclusão do corpo do memorando, as iniciais do autor devem aparecer, com as iniciais do assistente depois de uma barra "XX / aa". As iniciais do autor são capitalizadas; os assistentes estão em letras minúsculas. Abaixo disso, dois espaços abaixo, deve ser a palavra "Anexos (x)" com o número de anexos incluídos entre parênteses, se houver mais de um. Em seguida, liste as pessoas que você deseja copiar em carbono ou "cc". Deve estar em um formato de lista. As pessoas que são cegas copiadas devem ser escritas à mão em suas cópias. Não se esqueça de incluir o "bcc" para que eles saibam que foram copiados anonimamente. O autor do memorando deve inicializar por seu nome na seção "De" do cabeçalho antes que o memorando seja distribuído.
Gorjeta
Mantenha uma cópia extra ou duas do memorando em um arquivo com os anexos, caso alguém precise ser adicionado à lista de distribuição.
Revise o memorando para erros tipográficos que os corretores ortográficos perdem (formulário / de).
A maioria dos softwares de processamento de texto inclui um modelo de memorando, caso sua empresa não tenha especificado um para usar.
Aviso
Certifique-se de incluir todos os destinatários na seção "Para" do memorando.
Os memorandos só devem ser usados para comunicações internas da empresa. A comunicação com fornecedores ou clientes deve ser escrita em formato de carta.
