Eventos memoráveis não acontecem. Organizar e realizar um evento requer planejamento. Seja uma conferência, um seminário ou um dia de apreciação do cliente, e se você tem três semanas para planejar ou um ano inteiro, o sucesso do seu evento está nos detalhes. Coletamos 42 dicas de planejamento de eventos para pequenas empresas com especialistas, incluindo alguns dos organizadores do prêmio anual Small Business Influencer Awards.
$config[code] not foundPlanejamento de eventos para pequenas empresas: o que fazer primeiro
1. Decida seu público-alvo antes de qualquer outra coisa. O primeiro passo - antes de você fazer qualquer outra coisa - deve ser definir claramente quem é seu público-alvo. A partir disso, todas as outras decisões serão tomadas em termos de formato, conteúdo, preços, localização, etc. Essa abordagem estruturada também ajudará você a manter o foco em atingir metas específicas e não permitir que o escopo se torne amplo demais ou diluído.
2. Faça uma lista de detalhes - tudo, incluindo iluminação e transporte público, para conteúdo e refrescos. Quando você decide ter um evento, tudo é importante. Do conteúdo do programa e iluminação ao transporte e estacionamento - tudo conta. E seu público vai atribuir tudo para você e sua marca. Fazer uma lista garante que você não ignore as coisas.
3. Ter um objetivo comercial claro para realizar o evento. Antes de poder começar a planejar um evento de sucesso, tenha claro por que você está fazendo isso em primeiro lugar, porque cada decisão depois disso deve apoiar seu objetivo principal. É geração de leads? É para criar consciência da sua empresa ou de um produto em particular? O que é para desenvolver a lealdade do cliente? Ou você simplesmente quer ganhar dinheiro (o que é bom também)? E certifique-se de que a equipe esteja ciente do objetivo, para que você não tenha "escorregamento de escopo".
4. Atente para outros eventos do setor ao agendar. Verifique o calendário. Certifique-se de que não agende o seu evento nem está perto de férias ou de férias populares. É igualmente importante verificar outros eventos para os quais seus participantes-alvo possam participar.
5. Seja flexível com mudanças no tamanho, localização e outros detalhes. Ao entrar no processo de planejamento de eventos, você pode descobrir que seu evento muda de tamanho, localização e muitas outras maneiras que você imaginou originalmente. Isso é natural e perfeitamente bem, desde que você não perca de vista o motivo pelo qual você está fazendo todo esse trabalho em primeiro lugar. Alguma flexibilidade é necessária.
6. Conheça suas limitações. Nós todos sabemos que o objetivo é lançar um grande evento ao vivo. Para esse fim, também temos que estar conscientes do que podemos ou não realisticamente fazer - seja orçamento … ou tempo-sábio. Se você decidir lançar um evento ao vivo dentro de uma semana, planeje um assunto mais íntimo. Se for um grande evento, prepare-se com vários meses de antecedência. Se o orçamento é pequeno, você pode ter que contrabalançar com a criatividade e muito trabalho do tipo "faça você mesmo".
7. Crie metas SMART. Sempre comece com estratégia. Assim como construir qualquer negócio, os grandes eventos começam com uma estratégia forte, ponderada e mensurável. Os eventos ao vivo são uma maneira incrível de compartilhar sua marca, conectar-se com seu mercado-alvo, obter feedback sobre seu produto (e muito mais!), Mas você precisa saber o que está tentando alcançar. Fique por dentro dos objetivos SMART e descreva o que você está procurando. Em seguida, certifique-se de seguir em frente para atingir essas metas.
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Orçamento: Como pagar pelo seu evento
8. Desenvolva um “plano de financiamento” para o seu evento e estime os números. Saiba como você vai pagar pelo evento. A maioria dos eventos é financiada por patrocínios, vendas de ingressos, orçamentos de marketing interno - ou uma combinação dos três. Ao criar seu orçamento para o evento, você precisa estimar quanto dinheiro pode ser arrecadado de forma realista em cada área. Antes de reservar seu local ou assinar contratos, é uma boa ideia começar a assinar os patrocinadores primeiro ou vender os ingressos antecipados para garantir que haja interesse suficiente em sua ideia para financiá-los.
9. Crie um orçamento de despesas - e economize dinheiro através de doações de patrocinadores “em espécie”. Os eventos tendem a custar mais do que a média do pequeno empresário pensa - principalmente no que diz respeito ao local e comida e bebida. Lembre-se de precificar todas as licenças e licenças necessárias. (É aqui que um planejador de eventos pode ajudá-lo a evitar dores de cabeça.) Faça uma lista abrangente de todas as despesas e, em seguida, destaque as áreas onde você acha que os patrocinadores podem oferecer algo em espécie. Quanto mais você trabalha com outras marcas e parceiros para hospedar seus eventos, mais você pode economizar.
10. Considere o crowdfunding como uma nova opção para arrecadar dinheiro para um evento. Se esta for sua primeira vez em execução, use plataformas de crowdfunding para diminuir o risco. Ao publicar seus eventos nessas plataformas, os participantes precisarão se comprometer com os ingressos para o evento. Se o número mínimo de participantes necessários não for atendido, o evento não ocorrerá.
Marketing: Levando as pessoas a participar
11. Você precisará de um plano de marketing detalhado. Crie um plano de marketing para o evento. Quanto mais organizado você for, mais profissional será o seu evento.
12. Seja incansável em seus esforços ou seu evento falhará. Se você não quer estar em seu evento sozinho … então, mercado, mercado, mercado, mercado … e comercializar um pouco mais.
13. Defina bons motivos para as pessoas aparecerem. Qual é o atrativo para os participantes? Você precisa definir o que você está fazendo no evento que trará os participantes-alvo para a porta. Para um produto de consumo, pode ser uma festa com demonstrações e brindes de entretenimento e produtos. Para um público de negócios, pode ser um conteúdo educacional ou um palestrante experiente e bem conhecido. Seja o que for, não perca a conexão com o motivo pelo qual você deseja que esse público em particular clame para entrar.
14. Exponha por escrito por que seu mercado-alvo deve comparecer - não presuma que os benefícios sejam óbvios. Ao promover um evento, não se esqueça de dizer ao seu mercado-alvo o que eles vão aprender, quem eles vão conhecer e por que eles devem estar lá. Não presuma que seus amigos falem para os amigos deles. Se você estiver usando alto-falantes, forneça uma cópia de publicidade para que eles possam promover o evento para o público deles.
15. Aprenda a falar com a mídia. Os jornalistas estão muito ocupados e sempre no prazo final … eles não têm tempo para ouvir um discurso de vendas. Deixe-os saber que a informação existe e - para histórias futuras - que você é um especialista nesse campo. Inclua essa informação quando você chegar.
16. Use hashtags do Twitter. Twitter é ótimo para promover eventos e para criar um senso de comunidade online em torno de um evento. Configure uma hashtag exclusiva no início. Pesquise no Twitter primeiro para verificar se ele ainda não está em uso. Coloque a hashtag no site do evento, e se você usar o botão Tweet para compartilhar no site, trabalhe a hashtag diretamente no palavreado pré-criado. Quando as pessoas twittam, elas promovem o evento automaticamente no Twitter.
$config[code] not found17. Use pré-eventos sociais on-line para promover o evento principal. Para aumentar o interesse em seu evento, tente realizar um Hangout do Google ou um bate-papo do Twitter algumas semanas antes do evento principal. Convide alguns dos seus palestrantes para participar do evento social on-line. Dê uma prévia do que está por vir no evento principal, fazendo uma discussão sobre o que os palestrantes irão cobrir ou realce as atividades. Isso gera antecipação.
18. Compre publicidade em redes de mídia social. Comprar publicidade em redes sociais é frequentemente ignorado por pequenos eventos. As plataformas de publicidade social (Facebook, LinkedIn e Twitter acima de tudo) oferecem opções de segmentação em profundidade que podem ajudar significativamente a alcançar nosso público-alvo em nossa localização geográfica. A boa notícia é que não são necessários grandes orçamentos e as vendas de ingressos podem ser facilmente mensuradas.
19. Use o YouTube para promover seu evento. O YouTube é o segundo mecanismo de busca mundial depois do Google. O upload de vídeos de nossos eventos anteriores ou entrevistas com nossos palestrantes / intérpretes é uma ótima maneira de convencer os possíveis participantes a clicarem em comprar. O vídeo fornece dicas visuais significativas, impactando fortemente no nosso processo de tomada de decisão. Com os eventos sempre sentimos o risco de não saber o que vai acontecer, o vídeo facilita essa tensão.
20. Crie um vídeo promocional incrível de baixo orçamento. Um pouco de criatividade com algum cartaz, um clipe de música livre de royalties e uma boa câmera de vídeo para smartphone criarão um vídeo divertido para ajudar a divulgar o que está por vir. Aqui está um bom exemplo de vídeo, que fez exatamente isso com um orçamento apertado, para promover um evento de pequena empresa.
21. Envolva os blogueiros locais. Seja esperto com os blogueiros. Envolver os blogueiros locais para participar do evento geralmente é uma ótima estratégia para ganhar audiência antes, durante e depois do evento. Os blogueiros geralmente contam com um amplo alcance e geralmente não seguem as regras tradicionais da mídia.
22. Aproveite as plataformas de registro de eventos, como o Meetup. Use plataformas existentes. Se esta é sua primeira tentativa de realizar um evento e você não tem as habilidades para promovê-lo, dê uma olhada no Meetup.com. Além de oferecer uma suíte para gerenciar eventos on-line, o Meetup é um ótimo referenciador para o público relevante em sua área. Ele também possui recursos de registro e gerenciamento RSVP que são particularmente úteis se você é inexperiente.
23. Use o registro online. A maneira mais fácil de assustar as pessoas é ter registro analógico (faxes, cheque bancário ou somente na porta). Ofereça inscrições on-line para garantir o maior número possível de participantes, o que ajudará a prever números e liberar o orçamento em breve.
24. Seja listado em sites que atendem ao seu grupo. Uma vez que você sabe quem você quer participar, o próximo passo é se colocar na frente deles. Existem sites especializados em listar eventos em nível nacional (por exemplo, Meetup, Lanyrd) e localmente, portanto, comece por aí e pesquise quais são os mais apropriados para se listar.
25. Oferecer incentivos aos parceiros locais para promovê-lo. Os comunicados de imprensa enviados para os meios de comunicação relevantes ajudarão a gerar notícias e você poderá ver a mídia (on-line e off-line) envolvida como parceira. Eles ficam expostos ao seu evento em troca de divulgá-lo. Se eles não quiserem se envolver nesse nível, aproxime-se deles com a ideia de realizar uma competição para os leitores ganharem ingressos.
26. Facilite a divulgação dos alto-falantes para seus seguidores. Se você tiver algum especialista / palestrante participando, incentive-o a divulgar sua participação aos seus seguidores de mídia social / assinantes de e-mail.
27. Dê incentivos precoces para as aves. Os bilhetes para os madrugadores a uma taxa mais barata são uma ótima maneira de obter inscrições antecipadas, dando às pessoas um incentivo para agirem agora, em vez de esperar e esquecer.
Equipe: quem vai ajudar?
28. Delegar responsabilidades. Não importa o tamanho do seu negócio, sempre tente delegar responsabilidades. Ter uma pessoa responsável por cada detalhe normalmente não funciona bem. Sempre que possível, permita que as pessoas controlem as áreas de que mais gostam. Por exemplo, deixe o foodie da sua empresa cuidar dos detalhes da restauração. Quanto mais alguém desfruta de suas responsabilidades, maior a probabilidade de realizá-las com sucesso.
29. Acompanhamento - e acompanhamento novamente. Check in cedo e muitas vezes. Embora ninguém queira ser microgerenciado, certifique-se de que os funcionários e fornecedores estejam em dia com seus deveres do evento. Desde que as pessoas saibam que você espera atualizações de tempos em tempos, é menos provável que elas se sintam frustradas quando você liga ou envia e-mails para um.
30. Os patrocinadores são realeza - certifique-se de que eles se sintam bem. Se você tem patrocinadores - trate-os como reis. Eles financiam seu evento e permitem que você o faça (se esse for seu modelo de negócios). Seja muito claro antes do evento o que eles receberão como patrocinadores.
31. Sempre subestime a participação, para os patrocinadores. Se você acha que pode conseguir 100 participantes, baseie seu discurso de patrocínio em uma estimativa mais baixa - especialmente se este for seu primeiro evento. É melhor dar aos patrocinadores uma surpresa agradável do que decepcionante.
32. Pergunte às pessoas o que elas pensam e esteja pronto para um feedback bom ou ruim. Peça por críticas. Se você tiver feito um trabalho decente, receberá muitos elogios. Diga obrigado, mas peça a CRITIQUE e esteja pronto para isso.
33. Tenha uma equipe de mídia social qualificada para cobrir seu evento. Não se esqueça de uma equipe de mídia social. Embora não seja imperativo para cada evento ou indústria, mais e mais eventos estão se concentrando em aproveitar o poder viral de seu público. Se o seu público está twittando, Facebooking e tirando fotos no Instagram - você deve fazer o mesmo e precisará de uma equipe treinada para executar.
34. Procure fornecedores que atendam ao seu nicho e estejam dispostos a se envolver. Os melhores fornecedores com os quais você pode trabalhar são aqueles que estão familiarizados com a cultura de pequenas empresas. Procure fornecedores que trabalhem com pequenas empresas com frequência ou que se envolvam em um nível maior do que o papel deles.
Dia do evento: retirando
35. Estabeleça cuidadosamente as expectativas - depois entregue. Assegure-se de que o público tenha uma EXCELENTE (não boa) experiência; e que você lhes dê o que eles esperavam de participar.
36. A atitude é contagiante. Seus convidados em grande parte vão jogar fora sua atitude e dinâmica durante o evento. Lidere pelo exemplo e tenha um bom tempo.
37. Deixe a reação da multidão ser o seu barômetro. Leia o público durante o evento. Pergunte às pessoas como elas estão indo. Se as coisas estão indo bem, e se não estiverem, você saberá.
38. Sempre se pergunte: como isso é relevante para os participantes? Verifique se você está oferecendo conteúdo relevante para mais de 80% do público. O público deve se afastar com táticas tangíveis para melhorar seus negócios e sua carreira … e eles devem sentir a energia do interlocutor. Falar sobre seus negócios e o que você faz - sem oferecer ao público o que eles precisam - é um desperdício de tempo e dinheiro para todos.
39. Como o mestre de cerimônias ou um orador - prática. Você conhece o seu negócio, mas não pense que você sabe como fazer uma apresentação. Pratique a sua apresentação, respondendo a perguntas e lidando com membros difíceis e confrontantes do público. Quanto mais preparado você for, melhor.
$config[code] not found40. Olhe o seu melhor. Olhe a parte… seja confortável mas a moda para a frente. Mesmo se você for um contador ou advogado, escolha seu terno ou gravata mais distinta. As pessoas lembram como você está confortável em sua própria pele.
Plano de contingência: o que fazer quando as coisas dão errado
41. Imagine o evento, passo a passo, e faça uma lista de duas colunas: o que poderia dar errado em uma coluna e seu plano de contingência na segunda. Esteja preparado para o inesperado. Talvez o sistema de som falhe. Talvez o seu apresentador principal prenda. Você pode lidar e seguir em frente?
42. Esteja pronto para dar uma mão para preencher quaisquer lacunas. Embora o planejamento futuro seja uma ótima fórmula para o sucesso, nunca é suficiente. Algo inesperado sempre surge. Assim, vale a pena colocar um pouco de graxa de cotovelo extra para circunstâncias extenuantes. Isso se aplica a serviços de catering, requisitos de impressão, acomodações para hóspedes, previsões do tempo, entretenimento e muito mais.
Um grande obrigado aos especialistas que contribuem para as dicas de planejamento de eventos para pequenas empresas acima:
- Matt Telfer, gerente de marketing da Heart Internet e blogueiro da Marketing Nerd Dicas 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, diretora administrativa da Doubet Consulting Dicas 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, organizadora de eventos e proprietária, L2 Event Production Dicas 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Gerente de Marketing na Internet e Programa de Afiliados, Impressão Dia 2 Dicas 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Especialista Chefe de Eventos, Liz King Events Dicas 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, palestrante do setor de eventos e editor do Event Manager Blog Dicas 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, evangelista de tecnologia e editor da Small Biz Technology Dicas 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, fundadora e CEO da Small Business Trends Dicas 16, 17, 20
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