Para empresas que procuram clientes de longo prazo e uma renda recorrente mais estável, a conformidade com a DCAA (Agência de Auditoria de Contratos de Defesa) pode ser um benefício real.
Originalmente criado em 1965 para eliminar a sobreposição de auditorias entre os vários ramos das forças armadas, o DCAA é agora a porta de entrada para praticamente todos os contratos de serviço e trabalho do governo dos EUA. Seu papel é principalmente ajudar a manter os contratados honestos e garantir que os contribuintes não sejam levados para um passeio.
$config[code] not foundInfelizmente, para muitos empreiteiros, as regras de contratação em conformidade com o DCAA mudaram imensamente na última década. Isso tornou mais difícil manter o status de conformidade com o DCAA.
Como as regras mudaram
Em tempos passados, o sistema de classificação do DCAA permitia graus de não conformidade e até sugeria como um contratado poderia melhorar sua nota, melhorando suas deficiências de conformidade.
Sob as novas regras, o DCAA alterou o sistema de classificação para um sistema de aprovação / reprovação. Empreiteiros não podem mais ter graus de não conformidade e ainda serem aprovados pela DCAA.
De acordo com o DCAA,
“O DCAA deixará de relatar opiniões inadequadas em parte. Além disso, o relatório de auditoria identificará as partes do sistema afetadas pelas deficiências e recomendará que o diretor contratante desaprove o sistema (se aplicável) e persiga a suspensão de uma porcentagem dos pagamentos do progresso ou do reembolso dos custos … Além disso, sugestões para melhorar o sistema O sistema não será mais informado nos relatórios de auditoria de controle interno. ”
O custo de perder a conformidade com o DCAA
Além da perda óbvia de possíveis negócios, perder a conformidade com o DCAA pode ter consequências graves.
Escrevendo para a Sociedade de Contadores Públicos Certificados da Virgínia, Tom Marcinko e Bill Foote, CPA destacam alguns dos custos: “Entrar no mercado do governo sem entender a contabilidade e outros requisitos únicos expõe a empresa à possibilidade de não ganhar negócios, perder dinheiro e civis ou (em casos extremos) sanções criminais ”.
Como permanecer em conformidade com a DCAA
Existem três tipos de contrato que você deve estar ciente de que o DCAA avalia em suas auditorias:
- Preço fixo
- Custo reembolsável
- Tempo e Materiais (que inclui custos indiretos, como despesas registradas).
A melhor maneira de evitar problemas com as novas regulamentações é estar preparado e garantir a conformidade total com o DCAA antes de uma auditoria do DCAA.
David Goldstein, presidente da InLine Financials LLC, escreve:
“A maneira mais eficaz de se preparar para uma auditoria da DCAA é padronizar os procedimentos contábeis da empresa e empregar um sistema abrangente para acompanhar e registrar o tempo dos funcionários muito antes de o processo de auditoria ser iniciado.
“O software de contabilidade e controle de tempo é crucial para aprovar até mesmo a pesquisa pré-prêmio da auditoria do DCAA. As empresas capazes de demonstrar um histórico abrangente de práticas contábeis e de gerenciamento do tempo frequentemente experimentam uma supervisão minimizada durante todo o processo de auditoria. Contrariamente, empreiteiros com práticas menos estabelecidas para registro de custos, rastreamento e alocação de materiais, faturamento e acompanhamento de mão de obra passam por uma experiência de auditoria mais cansativa. Se o software de contabilidade de uma empresa for incapaz de lidar com o rigor exigido pelo DCAA, será necessária uma revisão abrangente do sistema manual da empresa. ”
Isso ressalta a necessidade de as empresas usarem práticas recomendadas quando se trata de rastreamento de tempo, especialmente porque o rastreamento de tempo representa quase 75% do que está envolvido na conformidade com o DCAA.
Perder a conformidade com o DCAA pode ser uma perda devastadora para a sua organização, bem como para o bem-estar de seus clientes. Sendo pró-ativo e lidando com possíveis problemas antes de uma auditoria, você pode garantir que sua empresa permaneça em conformidade apesar dos regulamentos mais rígidos.
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