A evolução tecnológica aumentou o número de opções para convocar um grupo de pessoas. Em vez de se reunir em um local físico, os participantes podem se encontrar em um local virtual, economizando tempo e dinheiro. Um relatório de 2010 descobriu que, em 80% das empresas pesquisadas, o uso de reuniões virtuais cresceu. No entanto, as reuniões presenciais têm suas vantagens também.
Custo
Reuniões presenciais e conferências podem custar muito, devido a despesas de viagem, acomodações, aluguel de locais, e a embalagem e envio de displays. De acordo com a Bloomberg Businessweek, uma reunião virtual ou teleconferência pode economizar de 50% a 80% dos custos de uma reunião cara a cara.
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As reuniões presenciais exigem que os indivíduos estejam no mesmo lugar ao mesmo tempo, enquanto as reuniões virtuais ultrapassam as fronteiras geográficas e até mesmo os locais mais remotos.
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Reuniões virtuais podem reduzir os custos e eliminar as distâncias geográficas entre os participantes, mas não podem alcançar a eficácia da comunicação humana face a face. Muitas reuniões virtuais não têm as pistas que usamos pessoalmente, como tom de voz, linguagem corporal, expressão facial e outros sinais não-verbais que podem indicar confusão, desconforto ou discordância que podem levar a falhas de comunicação.
União
Os blogueiros da Leading Virtually reportam que suas reuniões presenciais fortalecem o vínculo entre os membros da equipe; crie uma experiência semelhante que crie conforto entre colegas de trabalho virtuais; e reforçar “a importância dos papéis relacionados ao trabalho e suas implicações em pessoas 'reais' e outros membros da equipe.” No blog qworky, Jenise Fryatt disse que “experiências compartilhadas, conversas espontâneas, a experiência de nuances de personalidade são muito mais difíceis venha, virtualmente. Há também algo sobre o imediatismo e a intimidade do momento face a face que não pode ser recriado. ”
Multitarefa
As pessoas que participam de uma reunião virtual são mais propensas a realizar multitarefas do que as reuniões presenciais, de acordo com o New York Times.
Meio Ambiente
A pegada de carbono de uma reunião presencial é maior do que a de uma reunião virtual devido à energia adicional e ao combustível usado para transporte, folhetos, crachás, comida e desperdício.
