Contratar um funcionário é uma das coisas mais importantes que um pequeno empresário fará, mas poucos têm experiência em fazê-lo.
Abaixo está uma lista para ajudá-lo consistentemente a obter melhores resultados. Se você é novo na contratação de funcionários ou se tem funcionários da família, comece por aqui:
Obter um número de identificação federal
Antes de contratar um funcionário, você pode pedir a um CPA ou advogado para se registrar no IRS para você. Mas fazer isso sozinho é bem direto. O IRS permite uma aplicação online (clique aqui para obter uma candidatura online ao IRS). É uma das coisas mais fáceis que o IRS configurou. Você precisará saber as informações sobre sua corporação, LLC ou parceria, incluindo o mês e o estado em que foi formado.
$config[code] not foundAlém disso, pelo menos um indivíduo deve inserir seu número de seguro social como uma parte responsável.
Por fim, você precisará saber como sua entidade é tributada (por exemplo, S-Corp.). Se você não tiver certeza, verifique com seu preparador de impostos. Você receberá um EIN (Número de Identificação do Empregador) em forma de carta imediatamente on-line após a conclusão da inscrição. Um aplicativo em papel também está disponível se você preferir (Formulário SS-4).
Considere uma conta corrente separada
Há duas razões principais para você querer fazer isso antes de contratar um funcionário. Uma é a proteção contra fraudes. Invariavelmente, seus funcionários obterão esse número e limitar o valor da conta limita o possível dano. Fraude bancária, fraude eletrônica e de cheques, está crescendo. O custo de uma conta separada é seguro barato.
A segunda razão é separar seus impostos sobre a folha de pagamento. Manter seus impostos sobre a folha de pagamento atualizados é a primeira coisa que você pode fazer para aumentar suas chances de sucesso nos negócios. O IRS e o estado não jogam bem quando cobram esses impostos. Suas penalidades são confiscatórias e eles tentarão coletá-las pessoalmente. É mais fácil separar os impostos da folha de pagamento com cada folha de pagamento em uma conta separada.
Conheça seus requisitos de arquivamento de folha de pagamento
Você pode ver os requisitos do IRS detalhadamente aqui, mas a maioria dos proprietários de negócios se enquadra na categoria de pagamento trimestral de pagamento mensal. O IRS também recolhe o Imposto Federal de Desemprego (FUTA), que geralmente é devido trimestralmente, e relatado anualmente.
Por fim, os formulários W2 devem ser entregues aos funcionários até 31 de janeiro do ano subseqüente e arquivados na Administração da Previdência Social até o final de fevereiro. É uma boa idéia conciliar as informações que você enviou ao IRS ao longo do ano com os W2s enviados para o SSA, porque o IRS o fará. Eles geralmente não conseguem fazer isso por um ano, então salve a surpresa desagradável.
Todos os pagamentos federais devem ser feitos de acordo com o EFTPS (Sistema Federal de Pagamento de Impostos), e você precisa se registrar, portanto, não espere até que o pagamento seja devido. Os estados geralmente têm sua própria retenção de imposto de renda, bem como o imposto de desemprego. Além disso, algumas cidades cobram imposto de renda. Certifique-se de verificar todos os seus requisitos estaduais e locais. Aqui é um bom lugar para começar.
Tudo isso soa um pouco esmagador? Concordo. É por isso que aproximadamente 60% dos proprietários de pequenas empresas terceirizam o processamento da folha de pagamento. É muito mais barato do que pagar multas por atraso.
Compensação do trabalhador
Isso varia de acordo com o estado, mas é seguro assumir que, se você tiver funcionários existentes (incluindo membros da família) ou contratar um funcionário, precisará da remuneração do funcionário. Os sistemas de compensação dos trabalhadores são configurados para pagar despesas médicas e danos aos funcionários feridos no trabalho. Novamente, isso varia de acordo com o estado, mas se você não tiver a remuneração do trabalhador, estará sujeito a uma multa do estado, mesmo que ninguém tenha sido ferido. Aqui está uma lista do site de cada estado para compensação do trabalhador.
Criar um novo pacote de contratação
Embora você possa contratar apenas um ou dois funcionários por ano, ter os documentos em um só lugar garantirá que você não perderá nada quando fizer isso.
Para cada funcionário, você deve ter um formulário de IRS W-4 e um formulário de UCIS I-9. Os itens opcionais que variam de acordo com o empregador incluem: Solicitação de Emprego (veja abaixo), Carta de Oferta (veja abaixo), Liberação de Antecedentes (veja abaixo), Liberação de Testes de Drogas (veja abaixo), Reconhecimento de Empregados, Formulários de Inscrição de Benefícios 401k), formulário de autorização de depósito direto, contrato de equipamento da empresa.
Sua empresa já possui funcionários? Então você vai querer conferir estas dicas úteis:
Quando contratar
A maioria dos proprietários de pequenas empresas com quem lidei não está contratando um funcionário com um plano.
Assim como você tem um plano de marketing ou um plano financeiro, o proprietário de uma empresa deve ter pelo menos um plano básico de contratação ou de pessoal. Comece com um organograma básico para sua equipe existente (mesmo que seja apenas quatro pessoas). Identifique onde você precisará adicionar pessoas nos próximos dois anos com base no seu plano geral de negócios e adicione-as ao seu organograma como "pendentes". Vincule essas contratações pendentes a um acionador, como número de clientes ou dólares de receita. Isso torna a decisão racional, em oposição a apenas reacionária a eventos temporários.
A quem contratar
Sou um grande defensor do livro "Who" de Geoff Smart e Randy Street. Antes de considerar a contratação de um funcionário, você deve decidir quem é o que precisa.
Smart e Street sugerem escrever um Scorecard para o cargo, que detalha a missão do funcionário, seus resultados e as habilidades necessárias para alcançá-lo. Este é um passo crítico que não deve ser ignorado. Contratar a pessoa errada é pior do que não contratar. Smart e Street também descrevem um excelente processo de entrevista que lhe dará consistentemente melhores resultados.
Aplicação de Emprego
Use um aplicativo para todos. Isso inclui os funcionários atuais que também podem se inscrever. Documentação consistente irá mantê-lo longe de problemas com casos de discriminação.
O ideal é que o aplicativo incorpore lançamentos para fazer pesquisas em segundo plano, mas as empresas terceirizadas de verificação de antecedentes geralmente exigem seus próprios formulários. Há algumas perguntas que você não pode fazer, por isso é melhor usar um formulário que foi analisado por alguém com experiência em RH em seu estado. Clique aqui para exemplos de formulários. Se a sua indústria ou situação for incomum, complicada ou se você quiser uma garantia extra, entre em contato com um advogado local.
Verificação em segundo plano
As pequenas empresas geralmente não fazem verificações de antecedentes de seus funcionários, a menos que precisem, como uma empresa de transporte. Verificações de antecedentes são seguros baratos, no entanto.
Nós tivemos um criminoso condenado e aceitamos um trabalho pendente. Ela desistiu antes que os resultados voltassem. Eu não tinha ideia do que estava passando pela cabeça dela, mas isso nos poupou muita dor.
Não é uma má ideia fazer com que a sua política faça verificações de antecedentes periodicamente, como anualmente para todos os funcionários.
Referências
Se você pedir por eles na solicitação ao contratar um funcionário, verifique-os. Muitos proprietários presumem que um candidato não colocou uma referência ruim e, geralmente, eles estão certos. Mas às vezes eles fazem isso, e isso permite que você confirme se eles têm as habilidades que você identificou no desenvolvimento do Scorecard.
Referências também podem revelar coisas que não foram percebidas na entrevista do candidato.
Teste de drogas
Muitos proprietários têm uma política de teste de drogas para candidatos e funcionários atuais por razões de segurança. Mas não é uma política ruim ter, em geral.
Novamente, a chave é aplicar consistentemente a política. Geralmente, é melhor incluir todos para evitar as reivindicações de discriminação. Embora possa parecer óbvio, você deve seguir sua política. Sem exceções!
Alguns proprietários de empresas não gostam de ter políticas, afirmando que "essa é uma pequena empresa e as políticas não são necessárias". Com o tempo, você se colocará em uma situação ruim. Ter uma política torna a decisão simples.
Teste de habilidades
Você identificou as habilidades necessárias por meio do Scorecard. Você entrevistou o candidato e suas referências. Parece que o candidato tem as coisas certas.
Tire o trabalho de adivinhação da equação: teste as habilidades que você pode. Existem muitas fontes on-line para avaliar de forma barata as habilidades de um candidato, de software a habilidades de telefone e atendimento ao cliente. Se for uma habilidade técnica, considere uma certificação de terceiros. Muitas organizações oferecem suas certificações de membros (Escrituração, Assistente Administrativo) ou conferem com sua escola vocacional local.
Se você for candidato a um candidato, mas não tiver a certificação, contrate-o por um período probatório para que ele tenha tempo de obtê-lo.
Carta de Oferta
Geralmente isso é uma coisa simples, mas pode poupar dores de cabeça no caminho. Uma carta de oferta adequada deve fazer referência ou incluir a descrição do trabalho, data de início, taxa de pagamento, benefícios e seu status de emprego. Inclua se um funcionário é considerado “à vontade” se essas leis se aplicarem em seu estado.
Não é necessário listar todos os benefícios dos funcionários, em vez disso, consulte o manual do funcionário (e certifique-se de que eles assinaram uma declaração separada que receberam e leram). Geralmente, a maioria dos proprietários de pequenas empresas tem funcionários “à vontade” e não tem um prazo garantido de contratação.
Exigir que o funcionário assine a carta de oferta aceitando positivamente os termos da carta. Por fim, se você não tiver certeza sobre algo que deseja incluir na carta de oferta, consulte um advogado local com experiência em questões trabalhistas.
Cultura
Muitas vezes negligenciado pelos pequenos empresários é se um candidato se encaixa com a cultura da sua empresa.
Eu já vi muitos funcionários que corresponderam a todas as habilidades e experiências necessárias em um Scorecard que não funcionaram porque não funcionavam com a equipe existente. Uma das melhores ferramentas que encontrei é o índice Kolbe. Isso mede o Pensamento Conativo de uma pessoa (ou seja, sua reação instintiva).
Pessoalmente, achei inestimável determinar se alguém é adequado para um cargo e ajudar todo mundo a se comunicar e colaborar melhor. Faça a avaliação você mesmo e veja se ela não revela algo interessante.
Novo Relatório de Contratação
Todos os empregadores são obrigados a relatar novas contratações ao seu estado, no máximo 20 dias após a contratação de um funcionário.
O relatório opcional inclui a validação do número da Previdência Social com a Administração da Previdência Social. Geralmente, se o SSA não puder corresponder ao número do CPF ao nome, ele enviará uma carta solicitando a confirmação. Não há penalidade para o empregador por isso. É apenas um aborrecimento.
Outro programa opcional é verificar as informações coletadas no formulário I-9 eletronicamente com os clientes e imigração dos EUA. Este programa, chamado e-Verify, é voluntário a partir de 2015.
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